Portaria nº 15/2020

PORTARIA Nº 15, DE 27 DE FEVEREIRO DE 2020.

Institui regras e procedimentos para gestão, avaliação, classificação, conservação, guarda permanente ou eventual eliminação de documentos, no âmbito do CREA - ES e dá outras providências.

A Presidente do CONSELHO REGIONAL DE ENGENHARIA E AGRONOMIA DO ESPÍRITO SANTO - CREA-ES, no uso das atribuições legais, em especial o disposto nos incisos I e III do

Art. 86 do seu Regimento Interno; e;

Considerando o disposto na Lei nº 8.159 , de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

Considerando o Decreto nº 4.073 , de 03 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159 /1991;

Considerando a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 04, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública - Atividades/Meio, que vem sendo adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR);

Considerando a Resolução nº 1.077, de 05 de julho de 2016, do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (CONFEA) que institui regras para gestão documental no âmbito do Sistema CONFEA/CREA;

Considerando a Portaria nº 048 , de 13 de dezembro de 2016, que institui o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), no âmbito do CREA-ES;

Considerando a Portaria nº 398, de 25 de novembro de 2019, do CONARQ, que instituiu, pelo prazo de vinte e quatro meses, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional, ficando a cargo de cada órgão/entidade dar publicidade aos referidos instrumentos de gestão de documentos;

Considerando o Ofício nº 4392/2019 do CONFEA, que dá conhecimento aos CREA`s que deverão atender as exigências estabelecidas pela Portaria nº 398/2019 do CONARQ em prazo de 24 meses, a contar de 25/11/2019, enviando relatórios próprios, que subsidiará a confecção de relatório completo no âmbito do Sistema CONFEA/CREA.

Considerando ainda o Decreto nº 10.148 , de 12 de dezembro de 2019, que dá nova redação aos Decretos nº 4.915 /2003 e 4.073 /2002 e Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, RESOLVE:

Art. 1º Instituir regras e procedimentos para gestão, avaliação, classificação, conservação, guarda permanente e eliminação de documentos destituídos de valor, no âmbito do Crea-ES.

§ 1º As atividades de gestão de documentos no âmbito do CREA-ES, fica organizada sob a forma de sistema denominado Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA).

Art. 2º O Crea-ES aplicará o Código de Classificação (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD) relativos às atividades meio e fim, devidamente aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001 e Portaria nº 398, de 25 de novembro de 2019, ambas do CONARQ.

Art. 3º Instituir por meio de Portaria a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), nos termos do art. 4º da Resolução CONFEA nº 1.077 de 2016, Resolução nº 14 de 2001 e Portaria nº 398 de 2019 do CONARQ, e do art. 18 do Decreto nº 4.073 , de 2002, no âmbito do CREA-ES. com objetivo de executar operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento do acervo documental do CREA-ES, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, em conformidade ao Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CONFEA/CREA (Área Meio e Área Fim).

Art. 4º É responsabilidade da CPAD:

I - Orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos, independente do suporte, para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;

II - Elaborar relatório circunstanciado, no prazo de 24 (vinte quatro) meses, apresentando sugestões de alteração ao Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos dos Conselhos profissionais subsidiando a confecção de relatório completo no âmbito do Sistema CONFEA/CREA;

§ 1º O relatório circunstanciado referido no inciso II deverá ser encaminhado ao CONFEA, dentro do prazo estabelecido, para subsidiar os trabalhos de sua respectiva Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), nos termos da Portaria nº 398, de 25 de novembro de 2019 do CONARQ.

III - Detectar e tratar quaisquer desvios ou inconformidades que possam ocorrer no processo de análise, avaliação e seleção da documentação.

Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) será composta por funcionários das unidades organizacionais às quais se referem os conjuntos de documentos a serem avaliados e destinados para guarda permanente ou eliminação do CREA-ES e sua composição terá membros titulares e suplentes, para substituições em casos de ausências e impedimentos dos titulares.

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 6º Os procedimentos para eliminação de documentos deverão obedecer às Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

Art. 7º A CPAD reunirá, no mínimo, uma vez ao mês, impreterivelmente, conforme convocação da Presidente da Comissão, para implementação do disposto nesta Portaria.

Art. 8º O Crea-ES envidará os recursos físicos, financeiros, cursos de capacitação e toda infraestrutura necessária para o cumprimento do disposto nesta Portaria, em conformidade com a legislação Federal e CONARQ, incluindo a política de gestão documental no Planejamento Estratégico institucional, por meio de apresentação, pela CPAD, de Plano de Ação com metas e resultados, bem como prazos a serem observados.

§ 1º Compete à presidência da CPAD solicitar a Presidência do Crea-ES todos os recursos materiais, humanos e financeiros necessários à implementação das ações para execução dos objetivos desta Portaria.

Art. 9º O Crea-ES, por meio de CPAD, promoverá, periodicamente, treinamentos sobre a correta aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos, com representantes dos setores envolvidos.

Art. 10. Os trabalhos da CPAD deverão ser executados em consonância aos trabalhos estabelecidos nos artigos 28 e 29 da Portaria nº 48 /2016.

Art. 11. Revoga-se a Portaria nº 037 /2017.

Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.

Vitória-ES, 27 de fevereiro de 2020.

Eng. Civil LÚCIA HELENA VILARINHO RAMOS

Presidente do Crea/ES

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Portaria nº 16/2020 de 27/02/2020 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 143191 AND idambito = 4 LIMIT 1

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Portaria nº 37/2017 de 03/10/2017 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 142390 AND idambito = 4 LIMIT 1