Portaria nº 168/2021
Disciplina a concessão, utilização e prestação de contas de Suprimento de Fundos.
PORTARIA Nº 168, DE 30 DE AGOSTO DE 2021.
(Revogada pela Portaria nº 19 /2024)
Disciplina a concessão, utilização e prestação de contas de Suprimento de Fundos.
O Presidente do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Espírito Santo - CREA/ES, no uso de suas atribuições legais conferidas pelo artigo 34, alínea "k", da Lei 5.194 /66;
Considerando a necessidade de estabelecer normas e procedimentos para concessão e aplicação de Suprimento de Fundos Especial, para atender às especificidades decorrentes deste Conselho;
Considerando o disposto no artigo 68 da Lei nº 4.320 /64;
Considerando o disposto nos artigos 45 e 46 do decreto nº 93.872 /86;
Considerando que na Administração Pública, nos termos da Legislação e normas vigentes, as execuções orçamentárias e financeiras devem submeter-se a procedimentos que possibilitem o controle contábil;
Considerando a natureza honorífica do cargo de Presidente que, desta forma, não pode dar expediente integral no órgão;
Considerando a existência de despesas miúdas de pronto pagamento, sob pena de incidência de juros pelo vencimento dos prazos, e ainda, do emperramento da dinâmica do CREA/ES;
Considerando a faculdade de concessão de Suprimento de Fundos para o atendimento destas despesas;
Considerando, finalmente, a necessidade de agilizar o fluxo no atendimento do CREA/ES, bem como nas suas diversas Inspetorias/Posto de Atendimento, RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer normas disciplinares de concessão, aplicação e prestação de contas de Suprimento de Fundo no âmbito do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Estado do Espírito Santo-CREA/ES, obedecendo os critérios desta Portaria.
Art. 2º O Suprimento de Fundos poderá ser concedido a:
I - empregado pertencente ao quadro permanente de pessoal ou de livre provimento:
§ 1º O agente suprido não poderá alegar desconhecimento das normas gerais que regem o Suprimento de Fundos.
§ 2º Eventuais dúvidas sobre concessão, aplicação e prestação de contas de Suprimento de Fundos serão dirimidas pela Unidade Financeira.
§ 3º A concessão, aplicação e comprovação de Suprimento de Fundos, no âmbito do CREA/ES, reger-se-ão pelo disposto nesta Portaria. Os Suprimentos de Fundos serão concedidos a critério da Unidade Financeira do CREA/ES, sendo certo que esta responderá objetivamente por eventuais erros de concessão do benefício, inclusive pela eventual concessão acima dos limites estabelecidos nesta Portaria.
Parágrafo único. Em casos excepcionais, de comprovada necessidade e devidamente justificados, poderão ser nomeados empregados ocupantes exclusivamente de cargos em comissão, ficando estes obrigados, quando exonerados, a apresentar a prestação de contas dos recursos em seu poder, no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis a contar da data de exoneração, independentemente do prazo normal estabelecido nesta Portaria. O tomador de Suprimento de Fundos que assim não proceder, responderá administrativa, civil e penalmente.
Art. 3º Fica a Unidade Financeira autorizada a liberar ao beneficiário e dentro das finalidades previstas por esta Portaria, suprimento de fundos obedecendo aos limites a seguir:
I - 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso I do art. 23, da Lei nº 8.666 /93, para execução de obras e serviços de engenharia;
II - 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso II do artigo 23, da Lei nº 8.666 /93, para outros serviços e compras;
III - 0,25% (vinte e cinto centésimos por cento) do valor constante na alínea "a" do inciso I do art. 23 da Lei 8.666 /93 como despesa máxima no caso de execução de obras e serviços de engenharia;
IV - 0,25% (vinte e cinto centésimos por cento) do valor constante na alínea "a" do inciso II do artigo 23, da Lei nº 8.666 /93, para outros serviços e compras.
V - Excepcionalmente e a critério do Presidente do CREA/ES, desde que caracterizada a necessidade mediante despacho fundamentado, poderá ser realizada despesa de valor superior ao previsto neste artigo, observando o limite de 5% do valor estabelecido na alínea "a" dos incisos I e II do art. 23 da Lei 8.666 /93.
§ 1º Os limites aos quais se referem este artigo são de valor de concessão de suprimento de fundos e de cada despesa, respectivamente, sendo vedado seu fracionamento.
§ 2º Nas hipóteses dos incisos III e V deste artigo, bem como quando a concessão para aquisição de material de consumo fica condicionada à:
a) inexistência temporária ou eventual no almoxarifado, depósito do material a adquirir;
b) impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material.
§ 3º Fica facultada, a critério do ordenador de despesa, a concessão de 5 (cinco) adiantamentos anuais com valores individuais de até 1% (um por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso II do art. 23 da Lei nº 8.666 , de 21 de junho de 1993, destinados para cada Inspetorias ou de Agências, e demais setores deste Conselho independente de requisição, desde que do interesse da Administração.
Art. 4º Para fins desta Portaria caracterizam-se como despesas:
I - Extraordinárias:
a) Nos casos de urgência, emergência ou situações que possam causar prejuízos ao Crea/ES ou prejudicar o atendimento dos serviços desde que, mediante justificativa do agente suprido, seja caracterizada a inviabilidade de sua realização pelo processo normal de aquisição;
b) Materiais de limpeza e higiene, de consumo em geral, de gás liquefeito de petróleo, de aquisição avulsa, no interesse público, de combustível em locais não abrangidos pelo contrato de fornecimento regular, de peças e acessórios para reparos e rápidas manutenções de veículos e máquinas, de artigos farmacêuticos e de segurança ou de laboratório;
c) Serviços especiais que exijam pronto pagamento em espécie como: despesas judiciais e cartorárias, reprodução de documentos, encadernações avulsas, pequenos carretos e consertos, passagens de curto percurso em táxi, ônibus, trem e pedágio, observada a recorrência destas solicitações.
II - Em viagem:
a) Combustíveis, lubrificantes, peças de reposição, pedágios, consertos de pneus e do próprio veículo, quando houver deslocamentos a serviço, fora da sede do servidor, em veículo oficial;
Parágrafo único. O suprimento de fundos para viagens não poderá conter notas e recibos da localidade onde foi concedido.
III - Eventuais e/ou sigilosas:
a) Despesas especiais realizadas para atendimento de auditorias extraordinárias e outras investigações imprescindíveis à instrução de processo administrativo, disciplinar ou geral, sindicâncias ou inquéritos;
Parágrafo único. Quando a aquisição englobar material de consumo e serviços, simultaneamente, a dotação poderá ser classificada em qualquer destes elementos e o valor do suprimento poderá ser aplicado em ambas, conforme a necessidade.
Art. 5º A concessão de Suprimento de Fundos fica limitada a 5% (um por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso II do art. 23 da Lei nº 8.666 , de 21 de junho de 1993.
Art. 6º É vedada a concessão de Suprimento de Fundos para aquisição de material permanente ou outra mutação patrimonial, classificada como despesa de capital.
Parágrafo único. Em casos excepcionais e devidamente justificados pelo ordenador de despesas em processo específico, o Presidente do CREA/ES poderá autorizar a aquisição, por Suprimento de Fundos, de material permanente de pequeno vulto.
Art. 7º Não poderá ser concedido Suprimento de Fundos a servidor:
I - responsável por dois suprimentos em alcance, ou seja, sem a devida prestação contas;
II - em atraso na prestação de contas de suprimento;
III - que não esteja em efetivo exercício;
IV - ordenador de despesas;
V - gestor financeiro; e
VI - que esteja respondendo a inquérito administrativo ou declarado em alcance.
Art. 8º Nenhum Suprimento de Fundos poderá ser concedido para aplicação em período superior a 50 (cinquenta) dias, após o recebimento do numerário.
§ 1º Em casos excepcionais e devidamente justificados pelo ordenador de despesas, o suprimento de fundos de que trata o inciso I do art. 4º desta Portaria, poderá ser concedido com prazo superior ao referido neste artigo.
§ 2º A prestação de contas do suprimento deverá ser apresentada nos 10 (dez) dias subsequentes ao término do período de aplicação.
Art. 9º O Suprimento de Fundos terá vigência somente dentro do exercício, não podendo, portanto, constituir-se em "restos a pagar".
Art. 10. Do ato de concessão de Suprimento de Fundos deverão constar:
I - a data da concessão;
II - a finalidade do suprimento;
III - o nome completo, cargo ou função do suprido;
IV - o valor do suprimento, em algarismos e por extenso, em moeda corrente;
V - o período de aplicação; e
VI - o prazo de comprovação.
Parágrafo único. É necessária a abertura de processo administrativo para a concessão e autorização do suprimento de fundos. Deverá ser motivado utilizando-se o modelo Formulário 1 - Solicitação de Suprimento de Fundos desta portaria, devidamente preenchido.
Art. 11. O suprimento de fundos não poderá exceder nem ter aplicação diversa da especificada no ato de concessão e na nota de empenho.
§ 1º Por se tratar de autorização para atender despesas de pequeno vulto, não é permitido o fracionamento, quer pela natureza, semelhança ou afinidade das aquisições ou do documento comprobatório, para adequação ao valor mencionado no art. 4º desta Portaria.
§ 2º Entende-se por fracionamento de despesa, a apresentação de notas diversas no mesmo suprimento de fundos, de um mesmo tipo de despesa com intervalo inferior a 30 (trinta) dias.
Art. 12. A designação de Tomador de Suprimento de Fundos deverá observar o disposto no art. 7º dessa portaria, com aprovação da Presidência.
Parágrafo único. No caso de adiantamento de Suprimento de Fundos, de acordo com o art. 4º,
§ 2º desta Portaria, a Presidência do CREA/ES expedirá portaria designando os tomadores de Suprimento de Fundos, denominados "supridos", por período de um exercício financeiro e encaminhará ofício para abertura de contas bancárias individuais por suprido.
Art. 13. A entrega do numerário em favor do suprido será feita mediante:
I - ordem bancária de pagamento; ou
II - ordem bancária de crédito, em conta corrente, em nome do suprido, aberta especificamente para esse fim, com autorização expressa do ordenador de despesas.
Parágrafo único. É vedado o depósito em conta bancária que não a especificada no inciso II deste artigo.
Art. 14. Os comprovantes da despesa realizada não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia, CNPJ 27.055.235/0001-37, em que constem, necessariamente:
I - discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido, não se admitindo a generalização ou abreviaturas que impossibilitem o conhecimento das despesas efetivamente realizadas;
II - atestado de que os serviços foram prestados ou de que o material foi recebido por servidor que não o suprido ou o ordenador de despesas; e
III - data da emissão.
§ 1º O atestado mencionado no inciso II, deste artigo, deverá conter data e assinatura, seguidas de nome legível e cargo ou função do empregado.
§ 2º Exigir-se-á documentação fiscal dos pagamentos com Suprimento de Fundos, quando a operação estiver sujeita a tributação.
Art. 15. Ao suprido é reconhecida a condição de preposto da autoridade que conceder o suprimento, não podendo transferir a outrem a sua responsabilidade pela aplicação e comprovação do quantitativo recebido, devendo prestar contas no prazo estabelecido no ato concessório.
Art. 16. O valor do Suprimento de Fundos a ser comprovado não poderá ultrapassar o quantitativo recebido.
Art. 17. As restituições por falta de aplicação, parcial ou total, ou por aplicação indevida, serão feitas à conta do CREA/ES na CEF, Agência 0167, Operação 003, Conta 3074.4 ou mediante depósito bancário identificado, constituindo-se em anulação de despesa, ou receita orçamentária, se recolhidas após o encerramento do exercício.
Parágrafo único. As restituições de que trata este artigo deverão ser efetuadas pelo suprido até o prazo limite de comprovação.
Art. 18. As despesas realizadas através de Suprimento serão comprovadas com a 1º Via da documentação, passada em nome do órgão, não sendo admitidas emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza e a veracidade do documento. Serão admitidos os seguintes comprovantes de despesa:
I - recibo, no caso de fornecimentos e serviços prestados por pessoas físicas, contendo: data, nome, assinatura do credor, número do R. G. ou equivalente e endereço. Quando o credor, por qualquer motivo, estiver impossibilitado de assinar, o recibo deverá conter a impressão digital do polegar direito;
II - documento fiscal, acompanhado de recibo, no caso de fornecimentos ou serviços prestados por pessoa jurídica. Será dispensado o recibo, se o mesmo e o documento fiscal forem emitidos em nome do órgão e tiverem indicação expressa de que o pagamento foi efetuado;
III - extrato da conta bancária, quando se tratar de ordem bancária de crédito;
§ 1º Os comprovantes de despesas especificados nos incisos I a III deste artigo só serão aceitos se emitidos em data igual ou posterior à de entrega do numerário, e estiverem dentro do prazo de aplicação definido na nota de empenho.
§ 2º A retenção de impostos e contribuições referentes à prestação de serviços por pessoa física será demonstrada pelo suprido na forma de Nota Fiscal de Serviços e recibo avulso, devendo seu recolhimento ser efetuado pela Unidade contratante, segundo os prazos e procedimentos definidos em norma regulamentar.
§ 3º O processo de comprovação deverá ser autuado e ter as folhas devidamente numeradas e rubricadas pelo suprido.
§ 4º Caso o documento fiscal não detalhe a despesa realizada, deverá constar no recibo a discriminação do material fornecido ou do serviço prestado.
§ 5º Não será admitido comprovante de despesa emitido pelo próprio tomador do Suprimento, salvo em casos devidamente autorizados pelo ordenador de despesas.
Art. 19. Nos documentos comprobatórios de despesas deverá constar o atestado de que o fornecimento foi realizado ou o serviço prestado, passado por servidor que não seja o responsável pelo suprimento, cuja atestação só terá validade se identificar o servidor com clareza, através de carimbo, com: nome, cargo/função e/ou matrícula.
Art. 20. Os Suprimentos de Fundos concedidos serão considerados despesas efetivas, registrando-se a responsabilidade ao empregado suprido, cuja baixa será procedida após a aprovação das contas prestadas.
Art. 21. O controle dos prazos para prestação de contas pelos supridos, para efeito de baixa na responsabilidade, será feito pelo próprio suprido.
Art. 22. O ordenador de despesas deverá, expressamente, aprovar ou impugnar as contas prestadas pelo suprido, no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da data da comprovação e encaminhamento pela Auditoria de Controle Interno.
§ 1º Competirá à Auditoria de Controle Interno a fiscalização do cumprimento das disposições contidas nesta Portaria, devendo instaurar tomada de contas especial se não forem cumpridos, as condições e prazos de que trata o caput deste artigo.
§ 2º Caso ocorra a apresentação da prestação de contas pelo suprido ou recolhimento do débito pelo responsável, com os devidos acréscimos pecuniários, durante a formalização ou tramitação do processo de tomada de contas especial, será providenciada pela Auditoria de Controle Interno a respectiva baixa contábil e, quando cabível, comunicado o fato ao CREA/ES.
Art. 23. Aprovada a prestação de contas, a baixa da responsabilidade do detentor do Suprimento de Fundos deverá ser efetivada, no prazo de 10 (dez) dias, na Sede, pela Equipe de Finanças do CREA/ES.
Art. 24. É vedada a concessão de Suprimento de Fundos a colaboradores sem vínculo empregatício com o CREA/ES.
Art. 25. No caso do agente responsável por Suprimento de Fundos não prestar contas de sua aplicação no prazo fixado ou se o ordenador de despesas impugnar as contas prestadas, deverá este representar ao Presidente do CREA/ES para as medidas cabíveis.
Art. 26. Os casos omissos e as dúvidas serão decididos pelo Ordenador de Despesas.
Art. 27. Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, retroagindo seus efeitos a data de 01 de abril de 2021.
Vitória, 30 de agosto de 2021.
ENG. AGRÔNOMO JORGE LUIZ E SILVA
Presidente do Crea-ES
FORMULÁRIO 1 - SOLICITAÇÃO DO SUPRIMENTO DE FUNDOS
Memorando nº OXX/201X - XXX
Vitória-ES, XX de XXX de 202X
Para: Presidência.
Ref.:
Assunto: Concessão de Suprimento de Fundos.
Nos termos da Portaria AD nº OXX/201X, deste Conselho Regional de Engenharia e Agronomia, solicito a Vossa Senhoria, providências no sentido de conceder a empregada XXX, CPF: XXX, cargo/função, matricula nº XXX, Suprimento de Fundos na quantia de R$ XXX (valor por extenso), para atender despesas miúdas e de pronto pagamento que não possam aguardar o processamento normal, no período de XXX a XXX, na conta 2.1.3.1.01 - Fornecedores, desde que o referido empregado preencha os requisitos constantes no Art. W da referida portaria.
Fecho, Nome do solicitante
Unidade
Cargo/Função
FORMULÁRIO II - ATO DE CONCESSÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
Processo nº :
Interessado: CREA/ES (nome do suprido).
Assunto: Suprimento de Fundos - período XXX a XXX.
ATO DE CONCESSÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
Visando dar prosseguimento as atividades administrativas do Conselho, é peticionado por meio do presente processo a concessão de Suprimento de Fundos ao empregado XXX para que possa dar continuidade aos serviços sob sua competência.
Tal Suprimento é utilizado na Administração Pública para cobertura de despesas de pequeno vulto, sendo considerado pela Portaria AD nº OXX/201X que o "Suprimento de Fundos, conforme estabelece a legislação em vigor, é um adiantamento de numerário colocado à disposição de empregado, com o fim de realizar despesas miúdas e de pronto pagamento que não possam aguardar o processamento normal".
O Conselho utiliza como parâmetro para as despesas de pequeno vulto o limite estabelecido no art. 23, inciso (I) ou (II), alínea "a", da lei 8.666 /93, no percentual de 5% (cinco por cento).
Considerando que a solicitação se enquadra na norma que rege o assunto - Portaria AD n.º OXX/202X, AUTORIZO a concessão do Suprimento de Fundos, cabendo ao DAF, por meio das unidades competentes, a emissão do empenho e entrega de folhas de cheque devidamente assinadas ou depósito em conta, quando for o caso, ao empregado designado agente suprido do Suprimento de Fundos, no valor de R$ XXX (valor por extenso), devendo a mesma observar as disposições vigentes.
Vitória/ES, XX de XXX de 202X.
ENG. AGRÔNOMO JORGE LUIZ E SILVA
Presidente do Crea-ES
FORMULÁRIO VI - APROVAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Ao
DAF
Ref.:
Processo nº Senhor Chefe, Encaminhamos anexo relatório da prestação de contas do III Suprimento de Fundos solicitado à Presidência no valor de R$ XXX (valor por extenso), conforme processo nº XXX;
Informamos, ainda, que constam discriminadas no Formulário III, das folhas XX a XX, todas as quantias bem como suas discriminações das despesas. Consta à folha XX o comprovante de restituição ao Conselho do saldo de suprimento no valor de R$ XXX (valor por extenso);
Encaminhamos o presente processo para aprovação da prestação de contas do Suprimento de Fundos, conforme estabelece o art. 15 da Portaria AD nº XXX/201X.
Vitória/ES, XX de XXX de 202X.
Atenciosamente, Nome do colaborador
Unidade
Cargo/Função
Ao
DAF/DCO, Aprovo a prestação de contas apresentada pelo (a) Gestor(a), ressaltando que a presente prestação de contas atende (resguardadas as devidas ressalvas) ao disposto na Portaria AD n.º XXX/202X. Encaminhamos o processo em questão para os devidos registros e baixa da responsabilidade, conforme o disposto no artigo 16 da Portaria AD nº XXX de 201X.
Vitória/ES, XX de XXX de 202X.
Atenciosamente,
Nome
Chefe da Unidade Financeira
Ao (À)
Gestor(a), Informo a baixa de responsabilidade do agente suprido, realizada pela Divisão de Contabilidade e Orçamento, conforme art. 16 da Portaria AD nº 20XX/2022.
Vitória/ES, XX de XXX de 202X.
Atenciosamente
Nome
Divisão de Contabilidade e Orçamento
Chefe
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:
Portaria nº 19/2024 de 12/01/2024 - Norma em vigor
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:
Nenhum Ato.