Portaria nº 48/2016

PORTARIA Nº 48, DE 13 DE DEZEMBRO DE 2016

Institui o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como sistema de processamento de informações e parâmetros para sua implementação e funcionamento, no âmbito do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Espírito Santo.

O Presidente do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Espírito Santo - CREA-ES, no uso de suas atribuições legais;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar a implantação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) no Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Espírito Santo, de modo a conferir-lhe uniformidade;

CONSIDERANDO os benefícios advindos da substituição da tramitação de processos e protocolos em meio físico pelo meio eletrônico, como instrumento de celeridade e qualidade nas atividades da Administração Pública, bem como, a ampliação da sustentabilidade ambiental com o uso das tecnologias da informação e comunicação;

CONSIDERANDO a necessidade de criar melhores condições para o tratamento, a recuperação e o cruzamento de dados e informações relacionadas às atividades do Crea-ES;

CONSIDERANDO o limitado controle sobre os processos e protocolos tramitados por meio digital e o encaminhamento destes processos em meio físico entre as equipes internas do Conselho Regional de Engenharia do Espírito Santo;

CONSIDERANDO a necessidade de auditagem na implementação e operacionalização dos processos e procedimentos digitalizados, em face das mudanças significativas necessárias à rotina da instituição.

CONSIDERANDO os atuais prazos para prestação de serviços e o baixo índice de eficiência e eficácia na efetivação das solicitações, conferidos nos indicadores da qualidade dos exercícios de 2015 e 2016 e nas ações corretivas, em vista da tramitação de processos e protocolos em meio físico;

CONSIDERANDO que os processos administrativos devem adotar formas simples e que as relações que envolvem a Administração Pública devem eliminar as formalidades e as exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido, nos termos do art. 14 do Decreto-Lei nº 200 , de 25 de fevereiro de 1967, e do inciso V do art. 1º do Decreto nº 6.932 , de 11 de agosto de 2009;

CONSIDERANDO o princípio da eficiência na Administração Pública, expresso no art. 37 da Constituição Federal ;

CONSIDERANDO a diretriz de ampliar a transparência nos processos de trabalho, também expressa na Lei nº 12.527 , de 18 de novembro de 2011;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução Nº 37, de 19 de dezembro de 2012, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que aprova as diretrizes para a presunção de autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 8.539 , de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, em especial ao que contém o

Art. 22, o qual determina prazo de até seis meses para apresentação do Plano de Implantação à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e prazo de até dois anos para sua efetiva execução, RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer normas, procedimentos e competências relacionadas ao funcionamento e à utilização do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) no âmbito do Conselho Regional de Engenharia do Espírito Santo, conforme definido a seguir:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Esta Portaria dispõe sobre o funcionamento e a utilização do processo administrativo eletrônico ou digital no âmbito do Conselho Regional de Engenharia do Espírito Santo.

Art. 3º São objetivos do GED:

I - aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação dos processos;

II - aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações;

III - criar condições mais adequadas para a produção e a utilização de informações;

III - facilitar o acesso às informações e às instâncias administrativas, permitindo inserir documentos digitais e/ou digitalizados, tramitar e visualizar o interior teor de processos; e

III - reduzir o uso de papel e os custos operacionais e de armazenamento da documentação.

Art. 4º Para fins desta Portaria entende-se por:

I - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o seu formato, suporte ou natureza;

II - documento eletrônico: documento armazenado sob a forma eletrônica, podendo ser:

a) documento nato digital: documento criado originalmente em meio eletrônico; e

b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento - base não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

III - processo administrativo eletrônico ou digital: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados por meio eletrônico; e

IV - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, para firmar documento eletrônico ou digital.

Art. 5º Para o atendimento ao disposto nesta Portaria fica instituído o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), implantado no exercício de 2016 nesta instituição.

Art. 6º Para o atendimento ao disposto nesta Portaria fica instituído a Comissão de auditoria de GED, para monitoramento do funcionamento e utilização do sistema GED.

Art. 7º Fica também instituída a Comissão de análise de temporalidade de documentos, para realizar estudos e proposições referentes à temporalidade de arquivos digitais.

CAPÍTULO II DA UTILIZAÇÃO

Art. 8º Após a implantação de cada processo administrativo no GED, todos os atos processuais relativos a esses processos deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que isso for inviável, ou em caso de indisponibilidade do sistema cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.

Parágrafo único. Fica dispensada, no processamento eletrônico de documentos, a realização de procedimentos formais típicos de processo em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, inclusão de termos, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.

§ 1º No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, digitalizando-se, posteriormente, o documento base e incluindo-o no processo administrativo eletrônico ou digital correspondente, conforme procedimento previsto no

Art. 16.

Art. 9º Todos os processos deverão ser operacionalizados em meio digital, bem como, sua tramitação, impreterivelmente até 02 de janeiro de 2017.

§ 1º A digitalização dos processos legados, quando houver necessidade de se anexar novo(s) documento(s), deverão ser digitalizados e será realizada pela equipe que os possuir, antecedendo à nova indexação de documentos.

CAPÍTULO III

DO FUNCIONAMENTO

Art. 10. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do GED terão sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica, que poderá ser:

I - assinatura cadastrada: baseada em credenciamento prévio de usuário, com fornecimento de nome de usuário e senha, assim como o PIN reservado ao momento da assinatura de documentos;

II - assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 ou outra Infraestrutura de Chaves Públicas para a área educacional tal como a infraestrutura ICP-EDU provida e mantida pela RNP (Rede Nacional de Ensino e Pesquisa).

§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o sigilo de senhas. No caso da assinatura digital, a responsabilidade se estende à guarda dos respectivos dispositivos físicos ou lógicos (certificado eletrônico A3) de acesso ao sistema.

§ 2º Para todos os efeitos legais, no âmbito do GED, a assinatura cadastrada e assinatura digital têm a mesma validade.

§ 3º A utilização de assinatura eletrônica implica aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.

Art. 11. O GED proverá mecanismo para a verificação da autoria e da integridade dos documentos em processos administrativos eletrônicos ou digitais.

Art. 12. Os documentos natos digitais e os assinados eletronicamente conforme o artigo 10º são originais para todos os efeitos legais.

Art. 13. Todos os documentos inseridos no sistema serão vinculados aos processos eletrônicos já existentes e que dizem respeito ao documento inserido. Documentos novos, quando couber, deverão ser tratados como novos processos;

Art. 14. A não obtenção de acesso ou credenciamento no GED, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não imputável à falha do GED, não servirá de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

Art. 15. A invalidação e revogação de atos processuais, assim como a declaração da existência de erros materiais em atos já praticados, serão efetuadas mediante novo ato processual, sem exclusão do documento anterior do GED.

§ 1º A exclusão de processos será realizada exclusivamente pelo(s) administrador (es) / gestor (es) das equipes, sob a responsabilidade de conferência do teor e integridade dos documentos inseridos em substituição e/ou correção do processo digitalizado.

§ 2º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do colaborador responsável pela digitalização e indexação no processo.

§ 3º O uso inadequado do GED sujeitará o usuário à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Parágrafo único. Toda e qualquer omissão de serviço e resistência à implantação do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), andamento de documento, processo ou à execução de serviço, será considerado falta administrativa, puníveis com pena de advertência e, agravando-se, pena de suspensão e/ou demissão, conforme o inciso II do

Art. 4 e os incisos II e IV do parágrafo único do

Art. 5, da Lei Nº 8.027 de 12 de abril de 1990 e

Art. 482 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Art. 16. O processo será considerado finalizado quando concluído por todas as unidades competentes e encaminhado para arquivamento.

Parágrafo único. Os processos arquivados poderão ser reabertos a partir da solicitação à equipe que os finalizou, procedendo devidamente o registro dos motivos que justificaram a reabertura e os novos registros da tramitação.

Art. 17. Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.

§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º Na hipótese prevista no

§ 1º, se o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

Art. 18. O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do colaborador responsável pela digitalização.

Art. 19. O GED disponibilizará acesso a integra do processo administrativo eletrônico ou digital para vista do interessado por meio da autorização de acesso externo ou pelo envio de cópia(s) do(s) documento(s) por meio eletrônico.

Art. 20. Poderá ser solicitado serviços pelo site do Crea-ES, e o interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.

§ 1º Documentos advindos de solicitações de serviços online serão autenticados eletronicamente pelo colaborador da instituição.

§ 2º O teor e a integridade dos documentos apresentados para digitalizar são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

Art. 21. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Espírito Santo deverão ser acompanhadas da conferência da integridade do documento digitalizado, pelo funcionário responsável.

§ 1º Documento considerado autenticado administrativamente:

a) Documentos resultantes da digitalização de originais;

b) Documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório;

c) Documentos natos digital ou digitalizados, gerados pela instituição.

§ 2º Documento considerado cópia simples:

a) Documentos resultantes da digitalização de cópia simples de documento.

Art. 22. Nas hipóteses de sigilo da informação, o acesso será limitado a servidores autorizados e aos interessados no processo, nos termos do que dispõe a Lei nº 12.527 , de 18 de novembro de 2011, e demais normas vigentes.

CAPÍTULO IV DAS COMPETÊNCIAS

Art. 23. Integram a estrutura de gestão do GED:

I - O Núcleo do Apoio a Gestão - NUGE;

II - As supervisões de Apoio a Gestão;

III - A equipe de Tecnologia da Informação, em desenvolvimento de software;

Art. 24º Compete aos gestores das unidades e supervisões de apoio:

I - implantar o GED no âmbito de suas respectivas áreas, conforme orientações da equipe de Tecnologia da Informação, em desenvolvimento de software;

II - elaborar e disseminar instrumentos orientadores do GED;

III - articular, com as instâncias competentes, ações de capacitação e reciclagem dos usuários do GED;

IV - Gerir o GED em articulação com as demais unidades da instituição;

V - realizar a gestão administrativa do GED e mantê-lo alinhado às necessidades;

VI - prestar atendimento e dirimir dúvidas quanto ao uso do GED; e

VII - informar às áreas responsáveis por cada processo administrativo o momento a partir do qual o GED considerar-se-á implantado naquele caso.

Art. 25. Compete à equipe de Tecnologia da Informação, em desenvolvimento de software:

I - instalar, disponibilizar e parametrizar as bases de dados do GED, além de prestar suporte tecnológico referente à implantação e manutenção, eximindo-se de dúvidas relativas às regras de negócio;

II - analisar as ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao GED e providenciar a respectiva solução;

III - analisar, juntamente com o equipes, as sugestões de melhorias no GED e proceder com sua implementação, quando cabíveis;

IV - garantir a continuidade do serviço em níveis acordados com a unidade gestora, bem como a disponibilidade dos documentos; e

V - proceder à atualização do GED e executar manutenções periódicas.

Art. 26. Compete às demais unidades do Crea-ES:

I - cooperar no processo de aperfeiçoamento da gestão de documentos na instituição; e II - produzir, tramitar e receber os documentos da unidade no GED.

Art. 27. Compete a Comissão de auditoria de GED.

I - verificar o cumprimento das diretrizes, normas e orientações emanadas das unidades internas competentes e da instituição;

II - verificar a consistência e a segurança, no funcionamento e utilização do sistema GED;

III - analisar e avaliar os procedimentos operacionais das equipes, com o objetivo de opinar sobre a qualidade e fidelidade dos procedimentos;

IV - analisar e avaliar os controles internos, bem como indicadores e retrabalhos adotados com vistas a garantir a eficiência e eficácia dos respectivos controles;

V - realizar auditagem obedecendo a programas de auditoria previamente elaborados;

VI - elaborar propostas visando o aperfeiçoamento das normas e procedimentos de auditoria e controles adotados com o objetivo de melhor avaliar o desempenho das unidades auditadas;

VII - elaborar Relatórios de Auditoria assinalando as eventuais falhas encontradas para fornecer aos dirigentes subsídios necessários à tomada de decisões; e

V - apresentar sugestões e colaborar na sistematização, padronização e simplificação de normas e procedimentos operacionais de interesse comum da Instituição.

Art. 28. Compete a Comissão de análise de temporalidade de documentos.

I - Realizar estudo de temporalidade de arquivamento de documentos digitais, em legislações e outras normas;

II - Definir tabela de temporalidade de arquivamento de documentos digitais para os documentos existentes na instituição;

III - Elaborar orientação/procedimento para manutenção dos prazos e procedimentos de arquivamento digital.

CAPÍTULO V DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 29. Consideram-se presumidamente válidos os atos processuais iniciados no GED antes da vigência dessa portaria, não descartada a possível identificação de erro material, conforme

Art. 16.

Art. 30. Os gestores das unidades e supervisões de apoio editarão instruções normativas com orientações e regras para funcionamento e utilização do GED em procedimentos operacionais da unidade.

Art. 31. Os casos omissos serão apreciados pela gerência da unidade e, quando necessário, devidamente encaminhados às instâncias competentes.

Art. 32. Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, revogando-se as disposições em contrário.

Vitória/ES, 13 de dezembro de 2016.

Eng. Agrônomo Helder Paulo Carnielli

Presidente do Crea-ES

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Nenhum Ato.