Decreto nº 1.552/2005

DECRETO Nº 1.552- R, DE 10 DE OUTUBRO DE 2005.

Institui o Programa de Gestão Documental - PROGED do Governo do Estado do Espírito Santo.

O GOVERNADOR DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições legais conferidas pelo artigo 91, inciso III da Constituição Estadual;

CONSIDERANDO que são deveres do Poder Público a gestão documental e a proteção especial de documentos como elementos de prova e informação e como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico;

CONSIDERANDO a inexistência de aplicabilidade, padronização e atualização de normas e procedimentos referentes à produção, tramitação e arquivamento de documentos, no âmbito do Poder Executivo Estadual;

CONSIDERANDO que t odos os órgãos da Administração Pública Estadual Direta e Indireta produzem e acumulam documentos de valor probatório e histórico, em decorrência do exercício de atividades específicas, independente do suporte da informação ou da natureza dos documentos;

CONSIDERANDO que a perda, extravio ou destruição de documentos efetuada sem critérios podem acarretar danos irrecuperáveis à Administração do Estado, aos direitos dos cidadãos e à História;

CONSIDERANDO a existência de expressiva massa documental acumulada no âmbito das unidades administrativas do Poder Público Estadual;

CONSIDERANDO que o gerenciamento da documentação pública, nas fases corrente e intermediária, compete à Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos e que o gerenciamento na fase permanente e a orientação da análise e seleção destes documentos para a racionalização dos arquivos correntes compete ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo, DECRETA:

Art. 1º Fica instituído o Programa de Gestão Documental - PROGED do Governo do Estado do Espírito Santo, vinculado à Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos - SEGER.

Art. 2º O PROGED, tem como objetivos principais:

I - padronizar os procedimentos de produção, tramitação, análise, seleção e arquivamento de documentos públicos;

II - capacitar servidores para a aplicação da gestão documental;

III - orientar os órgãos da administração direta e indireta, quanto à implantação, execução, aplicabilidade e avaliação do Programa.

Parágrafo único. O PROGED será composto por um Comitê Gestor, no qual se integram a Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos - SEGER, Arquivo Público Estadual - APE e o Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo - ITI.

Art. 3º É responsabilidade do Comitê Gestor do PROGED:

I - produzir e publicar procedimentos de produção, tramitação, análise, seleção e arquivamento de documentos públicos;

II - coordenar ações de capacitação dos servidores, assim como executar avaliação das mesmas;

III - proporcionar o diálogo entre os sistemas que integram o PROGED, a fim de garantir uma ação integrada de gestão documental;

IV - avaliar a ação dos Sistemas que integram o Programa.

Art. 4º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária.

Art. 5º Integram o PROGED:

I - o Sistema Estadual de Comunicações Administrativas - SICAD

II - o Sistema Estadual de Arquivos - SIARQ

Art. 6º A estrutura do SICAD compreende:

I - órgão central: Secretaria de Est ado de Gestão e Recursos Humanos - SEGER;

II - órgão de assessoramento: Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo - ITI;

III - órgãos setoriais: Setores de Protocolo da Administração Direta e Indireta.

Art. 7º A estrutura do SIARQ compreende:

I - órgão central: Arquivo Público Estadual - APE;

II - órgão de assessoramento: Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo - ITI;

III - órgãos setoriais: Setores de Arquivo da Administração Direta e Indireta.

Art. 8º Poderão participar do PROGED, mediante celebração de convênio, órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário, Executivo Estadual e Municipal, as Fundações instituídas pelo Poder Público e instituições privadas encarregadas da administração de serviços públicos.

Art. 9º Os órgãos da Administração Pública Estadual Direta e Indireta que ainda não possuem Protocolo e Arquivo Geral deverão criá-los, no prazo de 90 (noventa) dias, a fim de estabelecer um instrumento de apoio aos atos administrativos e de preservar o patrimônio arquivístico estadual.

Art. 10. Compete aos órgãos centrais dos sistemas:

I - acompanhar e orientar a implantação, execução, aplicabilidade e avaliação do Programa;

II - Sugerir ao Comitê Gestor do PROGED ações normativas relativas às atividades de sua competência.

Art. 11. Compete aos órgãos setoriais dos sistemas:

I - executar a gestão de documentos na instituição à qual está vinculado, seguindo as diretrizes do Programa e as orientações dos sistemas vinculados;

II - sugerir ao Comitê Gestor do PROGED ações normativas relativas às atividades de sua competência.

Art. 12. Compete ao órgão de assessoramento dos sistemas:

I - acompanhar e orientar a implantação dos instrumentos tecnológicos relacionados aos sistemas de informação vinculados ao PROGED;

II - sugerir ao Comitê Gestor do PROGED ações normativas relativas às atividades de sua competência.

Art. 13. Ficam obrigados todos os entes da Administração Pública Estadual Direta e Indireta a se integrarem ao Sistema Informatizado de Protocolo no prazo de 90 (noventa) dias, contados a partir da data de publicação deste Decreto.

Parágrafo único. Este sistema deverá estar instalado, obrigatoriamente, nos setores de protocolo e nos setores de arquivo geral.

Art. 14. Ficam instituídas, em caráter permanente, as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CADS, no âmbito dos órgãos da administração direta e indireta.

Parágrafo único. Os dirigentes dos órgãos da administração direta e indireta terão o prazo de 30 (trinta) dias, contados a partir da publicação deste decreto, para constituírem as referidas Comissões, por meio de Portaria, atendendo às orientações do Comitê Gestor do PROGED.

Art. 15. As CADS estão subordinadas diretamente ao Comitê Gestor, sem prejuízo da vinculação institucional das mesmas.

Art. 16. Compete às CADS:

I - auxiliar os setores de arquivo e protocolo nos estudos e pesquisas relativos à implantação do PROGED em sua instituição;

II - realizar estudos e estabelecer critérios de análise, seleção e destinação de documentos de atividades-fim, em conjunto com o órgão central do SIARQ, que deverão ser aprovados pelo Comitê Gestor do Programa;

III - aprovar as listagens de eliminação e recolhimento sugeridas pelos setores de arquivo;

IV - gerenciar os procedimentos de eliminação de documentos.

Art. 17. As CADS terão no mínimo 05 (cinco) membros e serão integradas por:

I - 01 servidor responsável pelo protocolo;

II - 01 servidor responsável pelo arquivo;

III - 03 profissionais ligados diretamente às atividades-fim do órgão.

Parágrafo único. A comissão poderá solicitar a colaboração de outros servidores para a execução de estudos ou esclarecimentos específicos.

Art. 18. O exercício das atividades desenvolvidas pelos integrantes das comissões é de natureza relevante e não ensejará qualquer remuneração, sendo prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de cada membro.

Art. 19. A cessação das atividades de instituições públicas ou de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 20. O Governo do Estado do Espírito Santo, ouvido o Comitê Gestor do PROGED, poderá identificar arquivos privados como de interesse público e social, quando constituírem conjunto de fontes relevantes para a história e para o desenvolvimento científico local.

§ 1º O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social será facultado ao público mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

§ 2º Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados, a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 21. Os arquivos privados identificados pelo Poder Público do Estado do Espírito Santo como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão e perda da unidade documental, nem transferidos ao exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos, o Poder Público do Espírito Santo exercerá a preferência na aquisição.

Art. 22. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público ou social.

Art. 23. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Palácio da Fonte Grande, em Vitória, aos 10 dias de outubro de 2005; 184º da Independência, 117º da República; e 471º do Início da Colonização do Solo Espírito Santense.

PAULO CESAR HARTUNG GOMES

Governador do Estado

(Este texto não substitui o publicado no D.O.E. em 11/10/2005)

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