Lei Ordinária nº 4.138/2011

LEI Nº 4.138, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2011.

Institui o Programa de Gestão Documental dos processos judiciais findos, no âmbito do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul.

Publicada no Diário Oficial nº 8.090, de 16 de dezembro de 2011, página 4.

O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL.

Faço saber que a Assembleia Legislativa decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º Fica instituída a Política de Gestão Documental das ações judiciais cíveis e criminais, em meio físico ou digital, transitadas em julgado e arquivadas, no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul, para fins de guarda, preservação ou eliminação.

Art. 2º Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, tramitação, avaliação, controle, uso, cessão e arquivamento provisório, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente em arquivo próprio, em parceria com museus públicos, entidades assemelhadas ou instituições científicas interessadas.

Art. 3º O Tribunal de Justiça designará, mediante ato da Presidência, os membros das Comissões de Análise e Seleção de Documentos, presididas por um magistrado e integradas pelo servidor responsável pela área de Gestão Documental e por mais três servidores, preferentemente com formação em Direito, Arquivologia ou História.

Parágrafo único. Na ausência de servidores afetos a estes campos de conhecimento, o quadro poderá ser complementado, mediante parcerias com instituições interessadas na preservação do acervo.

Art. 4º Compete às Comissões de Análise e Seleção de Documentos, a implantação e a execução do Plano de Classificação, a aplicação da Tabela de Temporalidade de Guarda e Eliminação dos Processos Judiciais, estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), bem como a eleição dos processos com valor histórico e cultural sujeitos à preservação.

§ 1º A tabela de temporalidade definirá os prazos mínimos de guarda dos processos judiciais, conforme a natureza e a espécie dos documentos e especificará as condições que serão observadas para eliminação dos autos.

§ 2º Os processos criminais em que haja condenação e os inquéritos policiais referentes a crimes imprescritíveis serão de guarda permanente, os demais respeitarão o período mínimo de guarda estabelecido no

§ 1º deste artigo.

Art. 5º A eliminação dos processos com decisão transitada em julgado deverá ser precedida do registro de dados, inteiro teor das sentenças, acórdãos e decisões recursais monocráticas no sistema eletrônico e da publicação de Edital de Eliminação, de forma que seja possível a expedição de certidões sobre o processo e a manifestação das partes interessadas.

Art. 6º É facultada aos magistrados a apresentação à Comissão Permanente de Avaliação Documental de proposta fundamentada de guarda definitiva de processo de valor histórico e cultural relevante.

Art. 7º Decorrida a temporalidade, poderá o Tribunal de Justiça eliminar os autos intimando os interessados para que, no prazo mínimo de 45 (quarenta e cinco) dias, manifestem o interesse em retirar os documentos.

§ 1º Os processos classificados com valor histórico, cultural ou econômico, deverão ser guardados permanentemente em arquivo próprio, ou disponibilizados ao Memorial Judiciário ou, ainda, ser objeto de cessão à instituição conveniada com atuação em prol da conservação do patrimônio histórico, na forma do artigo 2º desta Lei.

§ 2º Após a intimação, não havendo manifestação, os processos serão eliminados, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, especialmente por meio de reciclagem.

Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Campo Grande, 15 de dezembro de 2011.

ANDRÉ PUCCINELLI

Governador do Estado

Art. 1

Art. 2

Art. 3

Art. 4

Art. 5

Art. 6

Art. 7

Art. 8

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