Decreto nº 43.871/2012

DECRETO Nº 43.871 DE 08 DE OUTUBRO DE 2012

DISPÕE SOBRE A CRIAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO SIARQ-RJ E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 145, incisos IV e VI da Constituição Estadual , tendo em vista o que consta do Processo nº E-12/2602/2012;

CONSIDERANDO:

- que são deveres do Poder Público, a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como elementos de prova e informação, bem como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico;

- a necessidade de padronização, atualização e aplicação de normas e procedimentos referentes à produção, tramitação e arquivamento de documentos no âmbito do Poder Executivo Estadual; e,

- o que preceitua a Lei Estadual nº 5.562 , de 20 de outubro de 2009, que atribuiu competência ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro para implementar a política estadual de arquivos, além da gestão, transferência, recolhimento, processamento técnico, preservação e divulgação dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Estadual e a necessidade de regulamentar o disposto no seu artigo 17,

§ 1º, sobre a competência do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro na implementação do programa de gestão de documentos do Poder Executivo Estadual,

DECRETA:

Art. 1º Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO SIARQ-RJ, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública do Estado do Rio de Janeiro.

§ 1º Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

§ 2º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 2º O Sistema de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro SIARQ-RJ terá a seguinte composição:

I - Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro APERJ;

II - órgãos e entidades da administração direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro;

III - órgãos e entidades municipais e dos demais poderes que aderirem ao SIARQ-RJ, mediante celebração de convênio com o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro;

IV - conjunto de normas, padrões e documentação em uso no SIARQ-RJ.

Art. 3º Compete ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro SIARQ-RJ:

I - racionalizar a produção, classificação, avaliação, tramitação, uso e arquivamento de documentos, assim como o acesso aos mesmos, nos órgãos e entidades da administração direta e indireta;

II - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo, avaliando a sua correta utilização e prestando suporte aos órgãos e entidades para a sua aplicabilidade;

III - padronizar procedimentos e integrar os órgãos e entidades componentes do SIARQ-RJ;

IV - preservar a memória do Estado, protegendo seu acervo arquivístico, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica;

V - estimular e promover a formação e o treinamento dos servidores que atuam na área a que se refere este Decreto.

Art. 4º O Comitê Gestor do SIARQ-RJ terá a seguinte composição:

I - Diretor Geral do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro APERJ;

II - Representante da Secretaria de Estado da Casa Civil;

III - Representante do Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação PRODERJ; e, IV - Representante do Órgão Gestor do Processo Digital.

§ 1º O Coordenador do SIARQ-RJ no âmbito do Governo do Estado será o Comitê Gestor do SIARQ-RJ, que terá caráter normativo das atividades arquivísticas.

§ 2º O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro é o órgão central do SIARQ-RJ, cabendo a ele exercer as funções executivas do Comitê.

Art. 5º Compete ao Comitê Gestor do SIARQ-RJ:

I - estabelecer as diretrizes a serem seguidas por todos os órgãos e entidades que compõem o sistema;

II - normatizar as atividades do Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro;

III - estabelecer critérios técnicos, sistemas e métodos de trabalho que possibilitem a reformulação e modernização dos procedimentos operacionais de gestão de documentos, incluindo a definição de requisitos arquivísticos dos sistemas de informação e de gestão eletrônica de documentos;

IV - promover o diálogo entre os integrantes do SIARQ-RJ, a fim de garantir uma ação integrada de gestão documental.

Art. 6º Compete ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro APERJ, como órgão central do SIARQ-RJ:

I - coordenar as atividades do Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro, promovendo orientações teórico-metodológicas relativas à produção, classificação, avaliação, tramitação, indexação, uso, arquivamento, destinação de documentos, entre outros;

II - orientar, em conjunto com as Comissões de Gestão de Documentos, os respectivos órgãos e entidades da administração direta e indireta quanto à implantação, execução e aplicabilidade do Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro;

III - aprovar o conteúdo e as respectivas alterações dos instrumentos de gestão, incluindo planos de classificação de documentos e tabelas de temporalidade das atividades-fim do Poder Executivo do Estado, elaborados pelas Comissões citadas no inciso anterior;

IV - manter atualizados os instrumentos de gestão, incluindo planos de classificação e tabelas de temporalidade das atividades-meio do Poder Executivo do Estado;

V - acompanhar e garantir a qualidade do Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro;

VI - articular com o Órgão Gestor do Processo Digital ações de desenvolvimento e implementação de sistemas de informação e gestão eletrônica de documentos, no que tange à definição de requisitos arquivísticos referentes à produção, classificação, indexação, controle terminológico, avaliação, fidedignidade, integridade, autenticidade, criticidade, tramitação, manutenção e preservação dos objetos digitais;

VII - fiscalizar, por intermédio das Comissões de Gestão de Documentos, os órgãos e entidades da administração direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro no cumprimento das normas e procedimentos técnicos estabelecidos pelo SIARQ-RJ;

VIII - auxiliar os municípios na implantação de políticas de gestão documental;

IX - fiscalizar, por intermédio das Comissões de Gestão de Documentos, e recomendar providências para a apuração de atos lesivos ao patrimônio documental do Estado;

X - prestar assessoria técnica em Gestão Documental às instituições do Estado do Rio de Janeiro;

XI - definir a política de transferência e recolhimento da documentação do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro;

XII - promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores, por meio de cursos, palestras e seminários voltados para a gestão de documentos.

XIII - gerenciar o sistema de gestão de protocolo do Governo do Estado do Rio de Janeiro;

XIV - manter atualizadas as informações de cadastro das unidades protocoladoras.

Art. 7º Compete à Secretaria de Estado da Casa Civil:

I - prover os meios para a implementação do SIARQ-RJ;

II - criar estímulos e recursos para que todos os capitais (intelectual, humano e estrutural) envolvidos com o SIARQ-RJ se desenvolvam;

III - buscar o alinhamento do SIARQ-RJ com os princípios estratégicos do Governo do Estado;

IV - sugerir ao Comitê Gestor do SIARQ - RJ ações normativas relativas às atividades de sua competência.

Art. 8º Compete ao Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação PRODERJ:

I - acompanhar e orientar a implantação dos instrumentos tecnológicos relacionados ao SIARQ-RJ;

II - prestar toda assistência técnica necessária ao efetivo uso do sistema de protocolo informatizado do Estado do Rio de Janeiro;

III - disponibilizar e manter a infra-estrutura necessária para suportar a automação dos procedimentos de gestão documental; e

IV - sugerir ao Comitê Gestor do SIARQ-RJ ações normativas relativas às atividades de sua competência.

Art. 9º Compete ao Órgão Gestor do Processo Digital:

I - estimular e promover a automatização dos processos administrativos dos órgãos estaduais por meio da disseminação da solução de gerenciamento eletrônico de documentos, licitada pela Casa Civil;

II - implementar as diretrizes gerenciais e de governança relativos aos sistemas de gestão eletrônica de documentos;

III - estabelecer metas e diretrizes gerenciais para a implantação de sistemas de gestão eletrônica de documentos;

IV - garantir a padronização da metodologia de implantação do Projeto

Processo Digital;

V - avaliar e gerenciar os riscos para a implantação de sistemas de gestão eletrônica de documentos.

Art. 10. Compete às Comissões de Gestão de Documentos, instituídas no âmbito do Programa de Gestão Documental do Rio de Janeiro PGD/RJ:

I - implementar normas e procedimentos de gestão documental no seu respectivo órgão ou entidade;

II - elaborar e manter atualizados, sob orientação do APERJ, seus instrumentos de gestão de documentos;

III - gerenciar os procedimentos de seleção e destinação de documentos, a partir das tabelas de temporalidade aprovadas pelo APERJ;

IV - fiscalizar o seu respectivo órgão ou entidade em relação ao cumprimento de normas e procedimentos técnicos estabelecidos pelo SIARQ-RJ;

V - gerir e controlar o acesso aos documentos, no seu respectivo órgão ou entidade, com vistas ao atendimento dos ditames da Lei Federal nº 12.527 , de 18 de novembro de 2011, e do Decreto Estadual nº 43.597 , de 16 de maio de 2012.

Parágrafo único. Os dirigentes dos órgãos e entidades da administração direta e indireta deverão manter, atualizadas e ativas, as suas Comissões de Gestão de Documentos, atendendo às orientações do SIARQ-RJ.

Art. 11. Todos os órgãos e entidades da administração direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro deverão utilizar o sistema de protocolo informatizado para o registro da tramitação de processos administrativos e expedientes de qualquer natureza,

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogados os Decretos nº 25.828 , de 14 de dezembro de 1999, e nº 31.634 , de 06 de agosto de 2002.

Rio de Janeiro, 08 de outubro de 2012.

SÉRGIO CABRAL