Decreto nº 44.771/2014

DECRETO Nº 44.771 DE 05 DE MAIO DE 2014

(Revogado pelo Decreto nº 46126 /2017) APROVA A METODOLOGIA DE INFORMATIZAÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO ESTADUAL E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições constitucionais legais, tendo em vista o que consta do Processo nº E-12/001/847/2014; CONSIDERANDO: - a Lei estadual nº 5.427 , de 01 de abril de 2009, que estabelece normas sobre atos e processos administrativos no âmbito do Estado do Rio de Janeiro; - o Decreto nº 42.352 , de 15 de março de 2010, que regulamenta a Lei Estadual nº 5.427 , de 01 de abril de 2009, no que dispõe sobre a informatização de documentos e processos administrativos na administração pública estadual; - a Lei federal nº 12.682 , de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos; - o Decreto nº 43.871 , de 08 de outubro de 2012, que dispõe sobre a criação do sistema de arquivos no Estado do Rio de Janeiro - SIARQRJ; - o Decreto nº 44.012 , de 03 de janeiro de 2013, que aprova o manual de gestão de documentos e institui a padronização do procedimento para atendimento à Lei de Acesso a Informação; - o Decreto nº 44.184 , de 06 de maio de 2013, que altera a estrutura organizacional da Secretaria de Estado da Casa Civil, dispondo sobre a criação da Superintendência de Gestão do Processo Digital - SGPD, na Subsecretaria de Gestão da Secretaria de Estado da Casa Civil; - o Decreto nº 44.414 , de 27 de setembro de 2013, que dá nova redação ao Decreto nº 43.897 , de 16 de outubro de 2012 que aprova o manual de gestão de protocolo no âmbito do poder executivo estadual; - o Decreto Estadual nº 44.426 , de 10 de outubro de 2013, que dispõe sobre o modelo de gestão da informatização de processos administrativos da administração pública estadual e estabelece normas para sua execução; e, - a necessidade de divulgar a metodologia de informatização de processos administrativos no âmbito do Poder Executivo Estadual, DECRETA:

Art. 1º Fica aprovada a METODOLOGIA DE INFORMATIZAÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO, no âmbito do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, na forma do Anexo deste Decreto.

Art. 2º As autoridades e agentes públicos de órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta, no desempenho de suas funções administrativas pertinentes a informatização de processos administrativos, deverão cumprir as regras de atividades de projeto e orientações constantes da Metodologia de Informatização de Processo Administrativo.

Parágrafo único. Não serão admitidos outros procedimentos divergentes da Metodologia de Informatização de Processo Administrativo, no que se refere à informatização de processos administrativos.

Art. 3º Caberá a Superintendência de Gestão de Processo Digital - SGPD, vinculada à Subsecretaria de Gestão da Secretaria de Estado da Casa Civil, capacitar e orientar os servidores do Estado quanto ao conhecimento e aplicação da Metodologia de Informatização de Processo Administrativo no âmbito do Poder Executivo.

Art. 4º As atualizações necessárias a este Decreto serão publicadas por meio de Resoluções da Secretaria de Estado da Casa Civil.

Art. 5º Este Decreto entrará em vigor na data da sua publicação. Rio de Janeiro, 05 de maio de 2014. LUIZ FERNANDO DE SOUZA Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado da Casa Civil Superintendência de Gestão do Processo Digital Metodologia para Informatização de Processos Administrativos 30/04/2014 SUMÁRIO 1 - Propósito 2 - Superintendência de Gestão do Processo Digital 3 - Papéis e responsabilidades 4 - Estrutura dos Envolvidos no Processo Digital 5 - Modelo de Gestão da Informatização de Processo Administrativo 6 - Elaborar anteprojeto 7 - Planejar a Informatização do Processo Administrativo 8 - Mapear Processos e Documentos 8.1 - Mapear Processos e Documentos da Situação Atual 8.2 - Mapear Processo Administrativo Digital e Documentos 8.3 - Aprovar Requisitos de Gestão Documental 9 - Aprovar Entregáveis 10 - Informatizar o processo administrativo 10.1 - Especificar requisitos técnicos 10.2 - Implementar o Processo Digital 10.3 - Realizar testes de integração e regressão 10.4 - Preparar ambiente 10.5 - Homologar o Processo Digital 10.6 - Instalar o Processo Digital em Produção 10.7 - Capacitar Central de Serviços 10.8 - Implantar o Processo Digital 11 - Glossário 12 - Notação BPM 13 - Modelos dos Documentos 1 - Propósito O propósito deste documento é formalizar a metodologia para informatização de Processos Administrativos no Programa do Processo Digital do Estado do Rio de Janeiro, coordenado pela Casa Civil através da Superintendência de Gestão do Processo Digital SGPD. São apresentados os fluxos de processos de negócio que orientarão as atividades desta Superintendência na gestão de projetos de informatização de processos administrativos e a relação dos documentos recebidos e gerados em cada atividade. Para os projetos de informatização de processos administrativos finalísticos de órgãos que possuem arquitetura setorial, deve-se considerar o papel do PRODERJ nas validações e instalações da fase de implementação. 2 - Superintendência de Gestão do Processo Digital A Superintendência de Gestão do Processo Digital SGPD, criada em maio de 2013, é órgão integrante da Subsecretaria de Gestão da Secretaria de Estado da Casa Civil do Rio de Janeiro. Principais Atribuições da SGPD: - Garantir o alinhamento entre os planos estratégicos do Estado e de TI, definindo, mantendo e validando a proposta de inserção de processos administrativos no contexto digital; - Apoiar aos órgãos do estado na estimativa de investimentos para informatização dos processos administrativos; - Promover a transformação dos processos administrativos dos órgãos produzidos em meio físico para digital; Contribuir com a padronização documental; - Preservar o conhecimento adquirido no processo digital; - Capacitar servidores em todas as atividades relacionadas ao processo digital durante e após sua implantação; - Difundir práticas de gestão de processos informatizados: criar e unificar a cultura sobre a gestão de processos; - Acompanhar e monitorar a informatização de processos administrativos, uso dos recursos e entrega dos produtos. 3 - Papéis e responsabilidades 4 - Estrutura dos Envolvidos no Processo Digital A Informatização de Processo Administrativo, de acordo com a metodologia apresentada neste documento, possui uma estrutura definida onde cada um dos envolvidos tem um importante papel dentro do Processo Digital. A imagem abaixo representa esta estrutura, destacando também, as fases do projeto de informatização. São elas: planejar, mapear e informatizar. 5 - Modelo de Gestão da Informatização de Processo Administrativo O modelo de Gestão da Informatização de Processo Administrativo adotado pela SGPD foi instituído de acordo com as atribuições desta Superintendência. O órgão responsável pelo processo administrativo a ser informatizado tem o apoio da SGPD em todas as fases do projeto: Elaboração do anteprojeto, Planejamento, Mapeamento de processos e documentos e Informatização. A Superintendência tem como responsabilidade garantir a qualidade, validando toda a documentação gerada em cada marco do projeto, acompanhar e monitorar a informatização de processos administrativos, uso dos recursos e entrega dos produtos. Também acompanha os processos administrativos digitais, com o objetivo de manter o padrão de qualidade através da identificação de melhorias nestes processos. Descrição dos Processos para Informatizar um Processo Administrativo Processo Descrição

Realizar anteprojeto Processo que descreve as atividades realizadas na fase de anteprojeto. Nesta fase o órgão solicita a sua entrada no processo digital e a SGPD elabora um levantamento preliminar das necessidades do projeto.

Planejar Processo que descreve as atividades realizadas para planejar a informatização de um processo administrativo.

Mapear Processo que descreve as atividades realizadas no mapeamento de um processo administrativo a ser informatizado e na proposição do processo administrativo digital.

Informatizar Processo que descreve as atividades realizadas na informatização de um processo administrativo.

Aprovar entregáveis Monitorar e Controlar Projeto Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD na aprovação de toda a documentação gerada em cada marco do projeto, no acompanhamento e monitoramento da informatização de processos administrativos.

Monitorar resultados Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD para realização do monitoramento dos resultados dos processos administrativos já informatizados.

Identificar melhorias Processo que descreve as atividades realizadas na identificação de melhorias nos processos administrativos já informatizados.

Observação: os processos " Monitorar resultados? e " Identificar melhorias? não estão descritos nesta metodologia. 6 - Elaborar anteprojeto Descrição das Atividades do Processo Elaborar Anteprojeto Atividade Descrição

Solicitar informatização de PA/ Melhoria de Processo Digital O processo elaborar anteprojeto é iniciado com a solicitação de informatização de processo administrativo, ou de melhoria de um processo digital já implantado, pelo órgão, por meio de ofício destinado à SGPD.

Realizar reunião de levantamento Após a solicitação, o órgão junto à SGPD realizará uma reunião de levantamento para que sejam verificados os pré-requisitos para a informatização do processo administrativo.

Elaborar levantamento preliminar das necessidades do projeto Ao receber a solicitação, a SGPD elabora um levantamento preliminar das necessidades do projeto, contendo as premissas para informatização, estimativas de tempo, custo e infraestrutura de tecnologia. Com o levantamento concluído a SGPD elabora um parecer de análise sobre os pré-requisitos para o início do projeto. Quando a solicitação não atende aos requisitos, o anteprojeto é cancelado e os motivos são informados ao órgão.

Analisar levantamento O órgão analisa o levantamento e o parecer de análise elaborados pela SGPD e define se o projeto é viável ou não. Caso o projeto não seja possível, o órgão comunicará o cancelamento do projeto à SGPD através de um ofício.

Reservar orçamento Caso o projeto seja viável, o órgão reserva em seu orçamento o valor necessário para a realização do projeto e comunica a sua decisão à SGPD.

Priorizar projeto Com o orçamento necessário reservado para a realização do projeto, e com base nas definições estratégicas da Casa Civil, a SGPD prioriza o projeto.

Documentos: 01. Ofício de solicitação de informatização de procedimento administrativo 01. Ofício de solicitação de melhoria no processo digital 02. Relatório de levantamento preliminar das necessidades do projeto 03. Parecer de análise sobre pré-requisitos do projeto 04. Ofício de cancelamento de solicitação de informatização 7 - Planejar a Informatização do Processo Administrativo Descrição das Atividades do Processo Planejar a Informatização do Processo Administrativo Atividade Descrição

Confirmar requisitos O processo planejar informatização do processo administrativo é iniciado de acordo com a priorização dos projetos. A SGPD confirma se os requisitos do órgão ainda são pertinentes para a execução do projeto. Caso sim, o Órgão é informado e confirma a disponibilidade do orçamento. Caso os requisitos não sejam mais pertinentes e/ou não houver disponibilidade de orçamento, o projeto será suspenso.

Verificar saldo de horas Caso o órgão já tenha aderido anteriormente a uma ata de registro de preços no PRODERJ, é necessário que seja verificado o saldo de horas disponível. Caso o saldo de horas seja suficiente, a SGPD é informada para dar continuidade ao projeto.

Aderir à ata de RP no Proderj Caso o órgão não tenha aderido à ata de registro de preços ou não tenha saldo de horas suficientes para a realização do projeto, o órgão deverá aderir à ata ativa de registro de preço junto ao PRODERJ. A adesão à ata deverá ser notificada à SGPD.

Emitir ofício de início do projeto A SGPD emite o Ofício de ingresso ao Processo Digital.

Autuar Processo Administrativo O processo administrativo é autuado gerando o Termo de abertura do processo administrativo de informatização de PA.

Planejar projeto O órgão e a SGPD elaboram o Plano de Projeto. O Termo de aceite de planejamento é emitido pela SGPD.

Realizar reunião inaugural Com o plano de projeto elaborado, o órgão e a SGPD realizam uma reunião inaugural para a apresentação do plano e alinhamento com todos os envolvidos no projeto.

Assinar termo O termo de aceite de planejamento é assinado pelos responsáveis do processo e do projeto no órgão, pelo Superintendente de Gestão do Processo Digital e pelo Diretor do Departamento de Planejamento da SGPD.

Documentos: 05. Ofício de adesão ao processo digital 06. Termo de abertura de processo 07. Plano do projeto 08. Termo de aceite de planejamento de projeto 8 - Mapear Processos e Documentos Descrição das Atividades do Processo Mapear Processos e Documentos - Situação Atual Atividade Descrição

Planejar fase de mapeamento A fase de mapear processos e documentos é iniciada após o encerramento da fase de planejamento. Iniciada esta fase, o órgão, a empresa contratada e a SGPD irão planejar as atividades, revisando o plano de projeto e gerando um Termo de inicio de mapeamento de processos e documentos.

Realizar mapeamento da situação atual A empresa contratada realiza o mapeamento da situação atual do processo administrativo, gerando o Relatório da Situação Atual.

Validar levantamento Após a empresa contratada mapear a situação atual do processo administrativo, o responsável pelo processo no Órgão deverá validar o Relatório da Situação Atual antes de encaminhar à SGPD.

Encaminhar relatório à SGPD Após a validação do Relatório da Situação Atual o órgão o encaminha à SGPD.

Aprovar entregáveis Ao receber o Relatório da Situação Atual, a SGPD realiza o processo de aprovação de entregáveis para verificar se o material recebido foi elaborado de acordo com a metodologia adotada para a Informatização de Processo Administrativo.

Elaborar termo Após a aprovação dos entregáveis, a SGPD emite o Termo de aceite do mapeamento da situação atual.

Assinar termo O Termo de aceite do mapeamento da situação atual é assinado pelos responsáveis do processo e do projeto no órgão, pelo Superintendente de Gestão do Processo Digital e pelo Diretor do Departamento de Processos da SGPD.

Documentos: 09. Termo de início de mapeamento de processos e documentos 10. Relatório da situação atual do processo administrativo 11. Relatório de análise de mapeamento de processo 12. Termo de aceite de mapeamento da situação atual 8.2 - Mapear Processo Administrativo Digital e Documentos Descrição das atividades do processo Mapear Processo Administrativo Digital e Documentos Atividade Descrição

Elaborar proposição do processo administrativo digital Após a aprovação do mapeamento pela SGPD e o termo de aceite assinado, a empresa contratada elabora a proposição de processo administrativo digital (PAD).

Encaminhar relatório à SGPD O órgão encaminha o relatório elaborado à SGPD.

Aprovar entregáveis A SGPD analisa e aprova os entregáveis gerados pela empresa contratada.

Aprovar gestão de documentos A SGPD analisa e aprova os requisitos de gestão documental propostos para o PAD em conjunto com a Comissão de Gestão Documental de cada órgão.

Elaborar termo Após a aprovação dos entregáveis e dos requisitos de gestão documental, a SGPD emite o Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital.

Assinar termo O Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital é assinado pelos responsáveis do processo e do projeto no órgão, pelo Superintendente de Gestão do Processo Digital e pelo Diretor do Departamento de Processos da SGPD.

Documentos: 13. Relatório de proposição de processo administrativo digital 14. Especificação de regras de negócio 15. Relatório de análise de gestão documental 16. Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital 8.3 - Aprovar Requisitos de Gestão Documental Descrição das Atividades do Processo Aprovar Gestão de Documentos Atividade Descrição

Iniciar controle de validação O processo Aprovar Gestão de documentos é iniciado com o recebimento da documentação gerada pelo Órgão e empresa contratada, a SGPD registra o recebimento e inicia o controle de validação.

Verificar PC e TT A SGPD verifica se o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade do Órgão foram criados. Caso ainda não existam, registra no controle de validação essa situação.

Registrar no controle de validação A cada validação de documentação recebida é feito registro no controle de validação com a situação do entregável " de acordo? ou " não de acordo?.

Comunicar necessidade de conclusão do levantamento documental e criação dos instrumentos Caso não existam o PC e TT do Órgão, a SGPD comunica à CGD e ao APERJ a necessidade de criação dos instrumentos de Gestão Documental para o projeto de informatização de PA.

Concluir a criação dos instrumentos de Gestão do Órgão A CGD, com o apoio do APERJ, realizará o levantamento das tipologias documentais do Órgão e a criação dos instrumentos de Gestão Documental: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos documentos do Órgão. Assim que concluído, a SGPD deverá ser informada para reiniciar a verificação do PC e da TT.

Verificar tipologias cadastradas no SITD Uma vez que existam o PC e a TT do Órgão, a SGPD verifica se as tipologias cadastradas no SITD atendem ao Processo Administrativo Digital. Caso as tipologias cadastradas atendam ao Processo Administrativo Digital, finaliza-se a validação dos requisitos de gestão documental. Caso não atendam, registra-se a situação de " Solicitação de ajustes? no Controle de Validação.

Solicitar ajustes à CGD do Órgão Caso seja necessária a inclusão e/ou alteração de tipologias, será solicitado o ajuste à CGD.

Providenciar ajustes na documentação/cadastro A CGD, com o apoio do APERJ, providencia os ajustes solicitados na documentação ou no cadastro. Assim que concluído o ajuste, a SGPD deverá ser informada para reiniciar a verificação do PC e da TT no SITD.

9 - Aprovar Entregáveis Descrição das atividades do processo Aprovar Entregáveis Atividade Descrição

Iniciar controle de validação O processo Aprovar entregáveis é iniciado com o recebimento da documentação gerada pelo Órgão e empresa contratada. A SGPD registra o recebimento e inicia o controle de validação.

Analisar documentação De acordo com o roteiro de validação da fase, a SGPD analisa a documentação recebida gerando um relatório de análise.

Solicitar ajustes na documentação Caso a documentação não esteja válida, os ajustes necessários são solicitados ao órgão e empresa contratada.

Registrar no controle de validação A cada validação de documentação recebida é feito o registro no controle de validação com a situação de entregável " de acordo? ou " não de acordo?.

Providenciar ajustes na documentação O órgão e a empresa contratada providenciam os ajustes solicitados na documentação.

Encaminhar documentação ajustada para aprovação Após a realização dos ajustes o órgão e a empresa contratada encaminham a documentação para uma nova validação. Um novo registro no controle de validação é realizado.

10 - Informatizar o processo administrativo Descrição das Atividades do Processo Informatizar o Processo Administrativo Atividade Descrição

Especificar os requisitos técnicos Processo que descreve as atividades realizadas para especificação dos requisitos técnicos.

Implementar o Processo Digital Processo que descreve as atividades realizadas para implementação do processo digital.

Realizar testes integrados Processo que descreve as atividades realizadas para a execução de testes integrados.

Homologar o Processo Digital Processo que descreve as atividades realizadas na homologação do Processo Digital.

Instalar o processo digital em produção Processo que descreve as atividades realizadas na instalação do processo digital em produção.

Capacitar Central de Serviços Processo que descreve as atividades realizadas na capacitação da Central de Serviços no suporte ao Processo Digital.

Elaborar Plano de Implantação Processo que descreve as atividades para a elaboração do Plano de Implantação.

Implantar processo digital Processo que descreve as atividades realizadas para implantar o processo digital.

10.1 - Especificar requisitos técnicos Descrição das Atividades do Processo Especificar os requisitos técnicos Atividade Descrição

Planejar fase de informatização O processo especificar os requisitos técnicos representa o início da fase de informatização de um processo administrativo. O órgão em conjunto com a SGPD e a empresa contratada realiza o planejamento desta fase, revisando o plano do projeto. A SGPD emite o Termo de Início da fase de Informatização.

Elaborar especificações dos requisitos técnicos A empresa contratada elabora as especificações dos requisitos técnicos.

Encaminhar especificações dos requisitos técnicos para SGPD O órgão encaminha a documentação gerada pela empresa contratada à SGPD para aprovação junto ao PRODERJ.

Aprovar entregáveis Processo que descreve as atividades para aprovação dos entregáveis pela SGPD e PRODERJ.

Assinar termo Após a aprovação, a SGPD emite o Termo de Aceite de especificações técnicas do processo digital para ser assinado pelo Superintendente de Processo Digital e pelo PRODERJ.

Documentos: 17. Termo de início de informatização de processo administrativo 18. Relatório de especificação técnica 19. Relatório de análise de especificação técnica 20. Termo de aceite de especificações técnicas 10.2 - Implementar o Processo Digital Descrição das Atividades do Processo Implementar o Processo Digital Atividade Descrição

Implementar O processo implementar processo digital é iniciado após a validação pela SGPD das especificações de requisitos técnicos. Com isso, a empresa contratada realiza a implementação do processo digital gerando um conjunto de documentos apresentados no modelo.

Encaminhar documentação de Implementação para SGPD O órgão encaminha a documentação gerada à SGPD para aprovação em conjunto com o PRODERJ.

Aprovar entregáveis Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD em conjunto com o PRODERJ para aprovação dos entregáveis gerados pela empresa contratada.

Assinar termo Após a aprovação dos entregáveis, a SGPD emite o Termo de aceite de implementação do processo digital para ser assinado pelo Superintendente de Processo Digital e PRODERJ.

Documentos: 21. Relatório de especificações do BPM 22. Relatório de especificações do URM 23. Plano de testes unitários 24. Relatório de evidências dos testes unitários 25. Plano de testes de negócio 26. Relatório de análise de implementação 27. Termo de aceite de implementação do processo digital 10.3 - Realizar testes de integração e regressão Descrição das Atividades do Processo Realizar testes de integração e regressão Atividade Descrição

Preparar ambiente Processo que descreve as atividades para instalar a aplicação no ambiente de testes de integração e regressão.

Realizar testes de integração/regressão Após a preparação do ambiente de testes de integração e regressão, a SGPD realiza testes com o objetivo de garantir a qualidade da aplicação.

Registrar ocorrência Caso sejam identificadas falhas na realização dos testes, a SGPD registra as ocorrências em ferramenta própria para notificar a empresa contratada.

Realizar ajustes A empresa contratada realiza os ajustes de acordo com as ocorrências recebidas.

Elaborar termo Após os testes validados e aprovados, a SGPD emite o Termo de aceite dos testes integrados.

Assinar termo O Superintendente do Processo Digital e o Diretor do Departamento de Processos assina o Termo de aceite dos testes integrados.

Elaborar Plano de Homologação Após a realização dos testes de integração/regressão, a SGPD junto ao órgão elabora o plano de homologação.

Documentos: 28. Termo de aceite dos testes integrados 29. Plano de homologação 10.4 - Preparar ambiente Descrição das Atividades Atividade Descrição

Elaborar plano de instalação A empresa contratada elabora o Plano de Instalação no ambiente de acordo com a fase do projeto, na seguinte ordem: ambiente de Integração, ambiente de homologação e ambiente de produção.

Aprovar entregáveis O plano de instalação é aprovado pela SGPD e pelo PRODERJ

Executar a instalação O PRODERJ é responsável por executar a instalação da aplicação nos 3 ambientes.

Documentos: 30. Plano de instalação 10.5 - Homologar o Processo Digital Descrição das Atividades do Processo Homologar o Processo Digital Atividade Descrição

Preparar ambiente Processo que descreve as atividades para instalar a aplicação no ambiente de homologação.

Homologar o PAD Após os testes de integração/regressão, a SGPD junto ao órgão realiza a homologação do processo administrativo digital. Caso durante a homologação sejam identificados problemas relacionados à definição de negócio, a homologação ficará suspensa e o problema será tratado novamente na fase de implementação.

Registrar ocorrência Caso sejam identificadas falhas na realização da homologação, a SGPD registra as ocorrências em ferramenta própria para comunicar a empresa contratada.

Realizar ajustes A empresa contratada realiza os ajustes de acordo com as ocorrências recebidas.

Assinar termo O termo de aceite de homologação é assinado pelo Superintendente da SGPD, pelo diretor de processos da SGPD, pelo responsável pelo processo no órgão e pelo responsável pelo projeto no órgão.

Documentos: 31. Termo de aceite de homologação 10.6 - Instalar o Processo Digital em Produção Descrição das Atividades do Processo Instalar o Processo Digital em Produção Atividade Descrição

Preparar ambiente Processo que descreve as atividades para instalar a aplicação no ambiente de produção.

Assinar termo O Termo de aceite de instalação em produção é assinado pelo Superintendente da SGPD, pelo Diretor do departamento de informatização da SGPD e pelo responsável no PRODERJ.

Documentos: 32. Termo de aceite de instalação em produção 10.7 - Capacitar Central de Serviços Descrição das Atividades do Processo Capacitar Central de Serviços Atividade Descrição

Preparar capacitação O processo Capacitar Central de Serviços é iniciado após a realização da homologação. A empresa contratada prepara os documentos necessários para a realização da capacitação.

Aprovar entregáveis Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD e PRODERJ na aprovação dos entregáveis gerados pela empresa contratada.

Capacitar usuários A empresa contratada realiza a capacitação dos atendentes da Central de Serviços que ao final preenchem o formulário de avaliação. Esses formulários são analisados pela SGPD e o PRODERJ para verificar se o conteúdo apresentado e a atuação do palestrante foram satisfatórios ou não, indicando a necessidade de nova capacitação. A empresa contratada deverá rever a forma de capacitação e/ou a documentação gerada caso não tenha sido satisfatório.

Assinar Termo O termo de aceite de capacitação da Central de Serviços é assinado pelo PRODERJ e pelo Diretor do Departamento de Informatização da SGPD.

Documentos: 33. Apostila de capacitação da Central de Serviços 34. Formulário de avaliação da capacitação da Central de Serviços 35. Termo de aceite de capacitação da Central de Serviços 10.8 - Implantar o Processo Digital Descrição das Atividades do Processo Implantar o Processo Digital Atividade Descrição

Elaborar Plano de Implantação Após a assinatura do termo de aceite de homologação, a SGPD junto ao órgão elabora o plano de implantação que norteará a execução do Processo Administrativo Digital nos órgãos.

Preparar treinamento dos usuários do processo digital Após a assinatura do Termo de aceite de instalação do processo digital, a empresa contratada prepara o treinamento gerando os documentos necessários.

Aprovar entregáveis Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD na validação dos entregáveis gerados pela empresa contratada.

Treinar usuários A empresa contratada realiza o treinamento dos usuários do processo digital. No momento do treinamento os formulários de avaliação são preenchidos, para que a SGPD avalie a qualidade do treinamento realizado. Caso o treinamento não seja considerado satisfatório, a empresa contratada deverá rever a forma de treinamento e ou a documentação gerada.

Realizar operação assistida Após o treinamento, a SGPD realiza a operação assistida no órgão. Quando todos os órgãos forem treinados, o termo de aceite de Implantação do Processo Digital é emitido.

Assinar Termo O termo de Aceite de Implantação do PD é assinado pelo Subsecretário de Gestão da Casa Civil, pelo Superintendente da SGPD, pelo responsável pelo processo no órgão e pelo responsável pelo projeto no órgão.

Encerrar Processo administrativo O processo administrativo é encerrado gerando o termo de encerramento do Processo de Informatização de Processo administrativo.

Documentos: 36. Plano de implantação do processo digital 37. Apostila de treinamento de usuários do processo digital 38. Formulário de avaliação de treinamento de usuário no processo digital 39. Termo de aceite de implantação do processo digital 40. Termo de encerramento de processo 11 - Glossário Entregáveis - Toda documentação gerada pela empresa contratada conforme modelos estabelecidos pela SGPD. Homologação do Processo Digital - Fase da informatização do processo administrativo, onde ocorre a comprovação, pelo órgão, de que o Sistema Processo Digital atende aos critérios de aceite previamente estabelecidos com o mesmo. Implementação do Processo Digital - Fase da informatização do processo administrativo que corresponde à elaboração e preparação dos módulos necessários para colocar o sistema processo digital em uso. Implantação do Processo Digital - Fase da informatização do processo administrativo, onde a instalação inicial do Processo Digital é realizada no ambiente de produção. SITD - Sistema de Tipologia Documental Testes de Integração - Fase da informatização do processo administrativo, onde os módulos são combinados e testados em grupos. O objetivo deste teste é verificar os requisitos funcionais de desempenho e de confiabilidade na modelagem do sistema. Testes de regressão - Testes realizados quando o sistema sofre alterações, ou seja, quando um novo módulo é criado ou alterado no sistema. Estas mudanças podem gerar defeitos quando integrados com outros componentes do sistema. 12 - Notação BPM Os diagramas de processos apresentados neste documento estão em notação de modelagem BPMN (Business Process Modeling Notation), versão 2.0. 13 - Modelos dos Documentos 01 - Ofício de solicitação de informatização de procedimento administrativo Ofício de solicitação de melhoria no processo digital 02 - Relatório de levantamento preliminar das necessidades do projeto 03 - Parecer de análise sobre pré-requisitos do projeto 04 - Ofício de cancelamento de solicitação de informatização 05 - Ofício de adesão ao processo digital 06 - Termo de abertura de processo 07 - Plano do projeto 08 - Termo de aceite de planejamento de projeto 09 - Termo de início de mapeamento de processos e documentos 10 - Relatório da situação atual do processo administrativo 11 - Relatório de análise de mapeamento de processo 12 - Termo de aceite de mapeamento da situação atual 13 - Relatório de proposição de processo administrativo digital 14 - Especificação de regras de negócio 15 - Relatório de análise de gestão documental 16 - Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital 17 - Termo de início de informatização de processo administrativo 18 - Relatório de especificação técnica 19 - Relatório de análise de especificação técnica 20 - Termo de aceite de especificações técnicas 21 - Relatório de especificações do BPM 22 - Relatório de especificações do URM 23 - Plano de testes unitários 24 - Relatório de evidências dos testes unitários 25 - Plano de testes de negócio 26 - Relatório de análise de implementação 27 - Termo de aceite de implementação do processo digital 28 - Termo de aceite dos testes integrados 29 - Plano de homologação 30 - Plano de instalação 31 - Termo de aceite de homologação 32 - Termo de aceite de instalação em produção 33 - Apostila de capacitação da Central de Serviços 34 - Formulário de avaliação da capacitação da Central de Serviços 35 - Termo de aceite de capacitação da Central de Serviços 36 - Plano de implantação do processo digital 37 - Apostila de treinamento de usuários do processo digital 38 - Formulário de avaliação de treinamento de usuário no processo digital 39 - Termo de aceite de implantação do processo digital 40 - Termo de encerramento de processo 01 - Ofício de solicitação de informatização de procedimento administrativo Of. / nº , de de Ilustríssimo (a) Senhor (a), O (A), atendendo ao decreto 99.999 de informatização de processos administrativos no âmbito do Estado do Rio de Janeiro, tem interesse em informatizar o (s) processo (s) administrativo (s): Atenciosamente, ID Of. / n.º, de de Ilustríssimo (a) Senhor (a), O(A) com o processo administrativo digital em produção desde, identificou melhorias a serem efetuadas no referido processo. Desta forma, solicito a análise de viabilidade de execução de um projeto objetivando a implementação destas melhorias. Atenciosamente, ID 02. Relatório de levantamento preliminar das necessidades do projeto LEVANTAMENTO PRELIMINAR DAS NECESSIDADES DO PROJETO De acordo com o previsto no projeto de informatização do processo administrativo do, os levantamentos preliminares das necessidades do Projeto foram realizados com sucesso, entre os dias e Nesta etapa foram verificados os seguintes pontos para análise: Pré-requisitos Atende (S-Sim; N Não; P - Providenciar) Observações

Disponibilidade orçamentária para adesão a ata de registro de preço (RP).

Link com o PRODERJ, através da Rede de Governo (mínimo 2MB).

Infraestrutura tecnológica mínima necessária para cada servidor (processador Pentium de 233 MHz, 512 MB de memória, 200 MB de disco rígido, Internet Explorer 8, Java 1.6).

Informações complementares Quantidade Observações

Complexidade do processo. N/A

Quantidade de servidores envolvidos no processo.

Quantidade de processos autuados por ano.

Número médio de folhas por processo.

Tempo médio de trâmite do processo.

Rio de Janeiro, de de ___________________________________________________________________________.

Diretor do Departamento de Planejamento SGPD ID ID 03. Parecer de análise sobre pré-requisitos do projeto PARECER Nº / ANÁLISE DOS PRÉ-REQUISITOS PARA INFORMATIZAÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO. Ilustríssimo (a) Senhor (a),

Considerando a análise sobre o levantamento dos pré-requisitos realizado no(a), entre os dias a, declaro que o início do projeto de informatização do processo administrativo Atenciosamente, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Diretor do Departamento de Digital Planejamento - SGPD ID ID 04. Ofício de cancelamento de solicitação de informatização Of. / n.º, de de Ilustríssimo (a) Senhor (a), De acordo com o parecer recebido desta Superintendência, sobre a viabilidade de informatização do processo administrativo, estamos cancelando a solicitação de informatização do referido processo administrativo. Atenciosamente, ID 05 - Ofício de adesão ao processo digital Of. / n.º, de de Ilustríssimo(a) Senhor(a), De acordo com a análise realizada por esta Superintendência dos requisitos necessários para a informatização do processo administrativo, sob a responsabilidade do (a), informo que os mesmos estão pertinentes para o início do projeto em Atenciosamente. Subsecretário de Gestão da Casa Civil ID 06 - Termo de abertura de processo TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO Em de de, efetuou-se a abertura do processo de nº PD- Com este fim e para constar, eu, servidor (a) do (a), lavrei o presente termo que vai por mim assinado. Rio de Janeiro, de de 07 - Plano de Projeto PLANO DE PROJETO PROCESSO Versão: SUMÁRIO 1 - Objetivo 2 - Aplicação e alcance 3 - Informações sobre o Processo Administrativo 3.1 - Descrição do Processo Administrativo 3.2 - Objetivo da Informatização do Processo Administrativo 4 - Identificação 4.1 - Meta 4.2 - Benefícios 4.3 - Premissas e Restrições 5 - Escopo 5.1 - Declaração de Escopo 5.2 - Estrutura Analítica do Trabalho 5.3 - Critérios de Aceitação5 6 - Prazo 6.1 - Cronograma 6.2 - Marcos de Entrega 7 - Recursos Humanos 8 - Cenário 8.1 - Interfaces Internas 8.2 - Interfaces Externas 8.3 - Entidades Externas 8.4 Vizinhança 8.5 - Riscos 9 - Plano de Comunicação 10 - Planejamento de Reuniões 1 - Objetivo Estabelecer as premissas sobre o planejamento do projeto para informatização de processos administrativos no âmbito do Programa Processo Digital coordenado pela Secretaria da Casa Civil, através da Superintendência de Gestão do Processo Digital. 2 - Aplicação e alcance Este documento é elaborado pelo gerente responsável pelo projeto e/ou processo do (a) e pelo Departamento de Planejamento da SGPD. Este documento sofrerá atualizações no decorrer do projeto, contendo todas as informações necessárias a execução do mesmo. 3 - Informações sobre o Processo Administrativo 3.1 - Descrição do Processo Administrativo 3.2 - Objetivo da Informatização do Processo Administrativo 4 - Identificação 4.1 - Meta OBJETO: OBJETIVO GERENCIAL: INÍCIO: TÉRMINO: PRAZO: CUSTO: 4.2 - Benefícios Benefícios Quantificáveis: Benefícios não Quantificáveis: 4.3 - Premissas e Restrições Premissas: Restrições: 5 - Escopo 5.1 - Declaração de Escopo O que será feito: O que não será feito: 5.2 - Estrutura Analítica do Trabalho 5.3 - Critérios de Aceitação ENTREGA CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO

6 - Prazo 6.1 Cronograma 6.2 - Marcos de Entrega MARCOS DE ENTREGA DATA RESP.

7 - Recursos Humanos NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE

Responsável pelo projeto

Responsável pelo processo

Gerente do Projeto

Assessor de Informática

NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE

Responsável pela empresa

Gerente Comercial

Gerente de Projeto

SGPD - Casa Civil NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE

Superintendente

Diretor de Planejamento

Diretor de Processos

Diretor de Informatização

PRODERJ NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE

Presidente

Diretor de Tecnologia

Diretor de Sistemas

APERJ NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE

Presidente

Diretor de Gestão Documental

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES NOME ÓRGÃO RESPONSABILIDADE

8 - Cenário 8.1 - Interfaces Internas NOME EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES E/OU RESTRIÇÕES

8.2 - Interfaces Externas NOME EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES E/OU RESTRIÇÕES

8.3 - Entidades Externas NOME EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES E/OU RESTRIÇÕES

8.4 - Vizinhança NOME EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES E/OU RESTRIÇÕES

8.5 - Riscos Os riscos do Projeto deverão ser identificados e tratados utilizando o Plano de Gerenciamento de Riscos. E as atividades relacionadas ao seu gerenciamento deverão ser incluídas no cronograma do projeto em casa fase respectiva, DESCRIÇÃO DO RISCO P I R ESTRATÉGIA CONTRAMEDIDA RESP. PRAZO

P - Probabilidade; I - Impacto; R-Resultado do Risco 9 - Plano de Comunicação DOCUMENTO MEIO DE COMUNICAÇÃO QUEM ELABORA QUEM RECEBE PERIODICIDADE

As atividades relacionadas ao seu gerenciamento deverão ser incluídas no cronograma do projeto em cada fase respectiva. 10 - Planejamento de Reuniões ASSUNTO PERIODICIDADE ENVOLVIDOS

As atividades relacionadas ao seu gerenciamento deverão ser incluídas no cronograma do projeto em cada fase respectiva. 08 - Termo de aceite de planejamento de projeto TERMO DE ACEITE DE PLANEJAMENTO DE PROJETO A etapa planejamento para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e Esta Superintendência e o (a) elaboraram e concensaram a seguinte documentação: Plano de Projeto. Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital ID ID ____________________________________________________________________________ Diretor do Departamento de Planejamento - SGPD ID ID 09 - Termo de início de mapeamento de processos e documentos TERMO DE INÍCIO DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS Conforme o aceite da etapa de planejamento da informatização do processo administrativo, inicia-se na presente data a fase de mapeamento do processo administrativo com previsão de término para Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital ID ID ____________________________________________________________________________ Diretor do Departamento de Processos - SPGD ID ID 10 - Relatório da situação atual do processo administrativo RELATÓRIO DE SITUAÇÃO ATUAL PROCESSO ADMINISTRATIVO Versão SUMÁRIO 1 - Processo Administrativo 2 - Papéis e responsabilidades 3 - Glossário 4 - Macroprocesso 4.1 - Descrição dos Processos 5 - Processo 5.1 - Descrição das Atividades do Processo 5.2 - Relação dos documentos tramitados no Processo 6 - Contratualizações 7 - Diagrama de Escopo e Interfaces 8 - Lista de problemas encontrados 9 - Anexo - Documentos 1 - Processo Administrativo 2 - Papéis e responsabilidades Papel Descrição de Responsabilidades

3 - Glossário 4 - Macroprocesso 4.1 - Descrição dos Processos Processo Descrição do Processo

5 - Processo 5.1 - Descrição das Atividades do Processo Atividade Descrição da Atividade

5.2 - Relação dos documentos tramitados no Processo Atividade Documento Descrição do documento Plano de Classificação Tabela de Temporalidade Anexo

6 Contratualizações < Identificar as contratualizações entre áreas para realização de atividades que resultem em uma entrega. Exemplo: De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito

Aprovador Técnico Casa Civil Parecer de Aprovação XYZ 48 horas Solicitação de XYZ

7 - Diagrama de Escopo e Interfaces Nº Interface Situação Descrição

2 Suporte - TI X Nº Interface Situação Descrição 2 Suporte - TI X Informação do Sistema Legado XYZ deve passar por ajustes para integrar com a solução ABC.

8 - Lista de problemas encontrados Nº Problema Processo Causa Impactos

9 - Anexo Documentos 11 - Relatório de análise de mapeamento de processo RELATÓRIO DE ANÁLISE Órgão Processo Administrativo Situação

Análise do Relatório

Analista de Processos Início da Análise

Término da Análise

Revisado por Em

Análise Geral do Processo Situação do Processo

Processo Gestão Documental Papéis e Responsabilidades Notação BPM Negócio

Rio de Janeiro, de de 12 - Termo de aceite de mapeamento da situação atual TERMO DE ACEITE DA ETAPA DE MAPEAMENTO DA SITUAÇÃO ATUAL A etapa de mapeamento da situação atual para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e Nesta etapa foi realizada a entrega do Relatório da Situação Atual do processo. Rio de Janeiro, de de ___________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital ID ID __________________________________________________________________________ Diretor do Departamento de Processos SPGD ID ID 13 - Relatório de proposição de processo administrativo digital RELATÓRIO DE PROPOSIÇÃO DE MELHORIA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL Versão SUMÁRIO 1 - Processo Administrativo Digital 2 - Papéis e responsabilidades 3 - Glossário 4 - Macroprocesso 5 - Descrição dos Processos 6 - Processo 7 - Descrição das Atividades do Processo 8 - Relação dos documentos tramitados no Processo 9 - Tabela " DE-PARA? de documentos 10 - Indicadores de desempenho 11 - Contratualizações 12 - Diagrama de Escopo e Interfaces 13 - Lista de Proposição de Melhorias para problemas encontrados 14 - Anexo - Documentos 1 - Processo Administrativo Digital 2 - Papéis e responsabilidades Papel Descrição de Responsabilidades

3 - Glossário 4 - Macroprocesso 5 - Descrição dos Processos Processo Descrição do Processo

6 - Processo 7 - Descrição das Atividades do Processo Atividade Descrição da Atividade

-8 - Relação dos documentos tramitados no Processo Documento Descrição do documento Plano de Classificação Tabela de Temporalidade Anexo

9 - Tabela " DE-PARA? de documentos Processo Atividade Nome do Documento original Nome do Documento proposto Incluído no SITD? Template validado pelo CGD? Template criado? Observação

10 - Indicadores de desempenho Indicadores de Macroprocesso

Indicadores Descrição Cálculo Unidade Meta ou Faixa Periodicidade Fonte Dimensões

Dimensão 1 Dimensão 2 Dimensão 3

Processo

Indicadores Descrição Cálculo Unidade Meta ou Faixa Periodicidade Fonte Dimensões

Dimensão 1 Dimensão 2 Dimensão 3

Processo

Indicadores Descrição Cálculo Unidade Meta ou Faixa Periodicidade Fonte Dimensões

Dimensão 1 Dimensão 2 Dimensão 3

11 - Contratualizações < Identificar as contratualizações entre áreas para realização de atividades que resultem em uma entrega. Exemplo: De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito

Aprovador Técnico Casa Civil Parecer de Aprovação XYZ 48 horas Solicitação de XYZ

De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito

12 - Diagrama de Escopo e Interfaces Escopos e Interfaces

Processo Entrada / Regulação / Suporte / Resultado Responsável Interface Situação da interface (1/2/3)

Processo ABC Entrada Solicitante Pedido de XXX 2

Processo ABC Suporte TI Sistema XYZ 3

Situação da Interface 1 - INTERFACE CONFORME 2 - OPORTUNIDADE DE MELHORIA CONTEMPLADA NO REDESENHO 3 - INTERFACE COM OPORTUNIDADE DE MELHORIA 13 - Lista de Proposição de Melhorias para problemas encontrados Nº Problema Processo Causa Impactos Solução

14 - Anexo Documentos 14 - Especificação de regras de negócio ESPECIFICAÇÃO DE REGRAS DE NEGÓCIO PROCESSO ADMINISTRATIVO Versão SUMÁRIO 1 - Requisitos funcionais e não funcionais 2 - Protótipos de telas 3 - Regras de negócio 4 - Tabela de mensagens 5 - Casos de Uso 15 - Relatório de análise de gestão documental RELATÓRIO DE ANÁLISE DE GESTÃO DOCUMENTAL Órgão - Processo Administrativo Encaminhado à em

Analisado por Início da Análise

Término da Análise

Revisado por Em

Processo Documento Observações / Dúvidas Situação Observações / Dúvidas Situação Órgão - Considerações / Respostas Em

Rio de Janeiro, de de 16 - Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital TERMO DE ACEITE DA ETAPA DE MAPEAMENTO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL A etapa de mapeamento do processo administrativo digital para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e Nesta etapa foram realizadas as seguintes entregas: 1 - Relatório de Processo Administrativo Digital; 2 - Especificação de Regras de Negócio; 3 - Modelos dos tipos documentais, elaborados e validados pela Comissão de Gestão Documental do Órgão e pelo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital ID ID ____________________________________________________________________________ Diretor do Departamento de Processos - SPGD ID ID 17 - Termo de início de informatização de processo administrativo TERMO DE INÍCIO DE INFORMATIZAÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO Conforme o aceite da etapa de mapeamento do processo administrativo digital, inicia-se na presente data a fase de informatização do processo administrativo com previsão de término para Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital ID ID Diretor do Departamento de Informatização SGPD ID ID 18 - Relatório de especificação técnica RELATÓRIO DE ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL Versão SUMÁRIO 1 - Referências - Esse tópico tem como objetivo descrever a relação entre a especificação funcional e o que vai ser implementado. 2 - Lista de Pré-requisitos - Lista de pré-requisitos técnicos para que a implementação da solução seja atendida. 3 - Implementação da solução - Detalhar a viabilidade técnica da solução e a implementação das funcionalidades. 4 - Desenho da solução - Detalhar a solução utilizando os diagramas e modelos pertinentes a cada item implementado. 5 - Classes e Métodos - Cada classe e método utilizados na implementação devem ser documentados em javadoc ou similar, possuindo comentários pertinentes a sua utilização. 19 - Relatório de análise de especificação técnica RELATÓRIO DE ANÁLISE DE ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA Órgão - Processo Administrativo Encaminhado à em

Analisado por Início da Análise

Término da Análise

Revisado por Em

Análise Geral da Especificação Técnica

Qualificação Resultado (S-Sim; NNão) Justificativa

Entrega no prazo

Conteúdo completo

Conteúdo preciso

Dentro do padrão

Resultado Final Aprovado; Reprovado ou Aprovado com ressalvas.

Rio de Janeiro, de de 20 - Termo de aceite de especificações técnicas TERMO DE ACEITE DE ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS A etapa de especificação dos requisitos técnicos para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e Esta Superintendência e o PRODERJ analisaram e aprovaram a seguinte documentação: Relatório de Especificação Técnica. Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital ID ID 21 - Relatório de especificações do BPM RELATÓRIO DE ESPECIFICAÇÕES DO BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) Versão SUMÁRIO 1 - Lista de " Objetos de Negócio? - Objetos de negócio são estruturas de informação a serem utilizadas no processo para armazenar as informações. Verificar lista de objetos e atributos requeridos pelo processo a ser implantado. 2 - Desenho do processo de implementação no BPM - Elaborar o projeto de BPM com protótipo de telas e templates de tipos documentais. 3 - Passo a passo da importação - Descrever o processo de importação dos XSDs para o projeto BPM com processo modelado. 4 - Descrever ajustes de payloads no projeto - Descrever os possíveis ajustes no projeto com os payloads das atividades (XSDs do ADF); alterar as condicionais (gateways); entradas das atividades; tratamento de exceções; variáveis de Projeto (dashboards e variáveis de apoio) e variáveis do processo utilizando a especificação de Negócios. 5 - Banco de Dados - Mostrar a estrutura lógica e física das tabelas relacionadas, caso algum dado seja armazenado utilizando SGBD. Descrever o momento das chamadas e atualizações do Banco de Dados. 6 - Detalhar as chamadas de integrações - Caso exista alguma integração sendo executada dentro do processo, detalhar a chamada, os atributos de entrada e saída. 7 - Relatórios - Detalhar e criar os modelos dos possíveis relatórios de BPM a serem extraídos tanto na visão do usuário final, quanto na visão gerencial. 22 - Relatório de especificações do URM RELATÓRIO DE ESPECIFICAÇÕES DO URM (UNIVERSAL RECORDS MANAGEMENT) Versão SUMÁRIO 1 - Descrição da configuração do URM. (Configuração do URM com plano de classificação e tabela de temporalidade - informações pertinentes a especificação de negócios referente a Gestão Documental. Associação de metadados e indexadores aos tipos documentais configurados conforme descrito na especificação de negócios referente a Gestão Documental) 2 - Criação de modelos. (Descrever os itens dos modelos através do Gerador de Relatórios Java para cada tipo documental, baseado no protótipo do tipo documental) 3 - Classes e métodos. (Cada classe e método utilizados na implementação devem ser documentados em javadoc ou similar, possuindo comentários pertinentes a sua utilização) 23 - Plano de testes unitários PLANO DE TESTE UNITÁRIO Cenário -

Objetivo

Nº Ref. Pré-condição Dados da Entrada Resultado Esperado Observação

Caso de Teste -

Caso de Teste - -

Rio de Janeiro, de de 24 - Relatório de evidências dos testes unitários RELATÓRIO DE EVIDÊNCIAS DOS TESTES UNITÁRIOS Cenário -

Objetivo

Nº Ref. Pré-condição Dados da Entrada Resultado Esperado Status Execução Nº da Ocorrência Observação

Caso de Teste - -

Caso de Teste - -

Rio de Janeiro, de de 25 - Plano de testes de negócio PLANO DE TESTE DE NEGÓCIO Cenário -

Objetivo

Nº Ref. Pré-condição Dados da Entrada Resultado Esperado Status Execução Nº da Ocorrência Observação

Caso de Teste - -

Caso de Teste - -

Rio de Janeiro, de de 26 - Relatório de análise de implementação RELATÓRIO DE ANÁLISE DE IMPLEMENTAÇÃO Órgão - Processo Administrativo Encaminhado à em

Analisado por Início da Análise

Término da Análise

Revisado por Em

Etapa Qualificação Resultado (S / N) Justificativa

Relatório de Especificações do BPM Entrega no prazo Resultado Final (Aprovado; Reprovado ou Aprovado com ressalvas)

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Relatório de Especificações do URM Entrega no prazo

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Relatório de Plano de testes unitários Entrega no prazo

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Plano de testes de negócio Entrega no prazo

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Rio de Janeiro, de de 27 - Termo de aceite de implementação do processo digital TERMO DE ACEITE DE IMPLEMENTAÇÃO DO PROCESSO DIGITAL A etapa de implementação para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e Esta Superintendência e o PRODERJ analisaram e aprovaram a seguinte documentação: - Relatório de especificações do BPM; - Relatório de especificações do URM; - Plano de testes unitário; - Relatório de evidência de testes; - Plano de testes de negócio. Foi confirmada a entrega das fontes e pacotes do projeto desenvolvidos e implementados no Sistema de Versionamento do PRODERJ (SVN). Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital ID ID 28 - Termo de aceite de testes integrados TERMO DE ACEITE DE TESTES INTEGRADOS A etapa de testes integrados para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital Diretor do Departamento de Processos ID ID 29 - Plano de homologação PLANO DE HOMOLOGAÇÃO DO PROCESSO Versão SUMÁRIO 1 - Propósito 2 - Órgãos envolvidos 3 - Participantes 4 - Modelo de homologação (apresentação ou laboratório) 5 - Recursos necessários 6 - Local da homologação 7 - Agenda 8 - Convocação 9 - Programa (o que será executado na homologação) 30 - Plano de instalação PLANO DE INSTALAÇÃO - PROCESSO ADMINISTRATIVO Versão SUMÁRIO 1 - Objetivo 2 - Termo de aceite de emitido 3 - Backup efetuado pelo PRODERJ 4 - Roteiro de instalação 4.1 - Pré-requisitos 4.2 - Alteração do Banco de Dados 4.3 - Instalação das Bibliotecas 4.4 - Instalação e remoção dos componentes 4.5 - Instalação da aplicação 4.6 - Configuração no AD - Active Directory 4.7 - Configuração Jasper 4.8 - Reinicialização dos produtos 5 - Requisição De Mudanças (RDM) preenchido pelo solicitante 6 - Critérios de Aceitação 1 - Objetivo Estabelecer as premissas para instalação do processo administrativo digital no ambiente de no 2 - Termo de aceite de emitido Este documento, assinado por todos os envolvidos no projeto, evidencia que foi realizada com sucesso, tendo todas as necessidades atendidas. 3 - Backup efetuado pelo PRODERJ Realizar um backup completo visando possuir uma cópia fiel do ambiente no momento anterior ao início da execução da instalação, garantindo assim a possibilidade de retorno em caso de falhas. 4 - Roteiro de instalação 4.1 - Pré-requisitos 4.2 - Alteração do Banco de Dados 4.3 - Instalação das Bibliotecas 4.4 - Instalação e remoção dos componentes 4.5 - Instalação da aplicação 4.6 - Configuração no AD - Active Directory 4.7 - Configuração Jasper 4.8 - Reinicialização dos produtos 5 - Requisição De Mudanças (RDM) preenchido pelo solicitante 6 - Critérios de Aceitação ENTREGA CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO

31 - Termo de aceite de homologação TERMO DE ACEITE DE HOMOLOGAÇÃO A etapa de homologação para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e, com a participação de servidores dos órgãos Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digita l ID ID ____________________________________________________________________________ Diretor do Departamento de Processos SGPD ID ID 32 - Termo de aceite de instalação em produção TERMO DE ACEITE DE INSTALAÇÃO EM PRODUÇÃO A etapa de instalação para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e no PRODERJ. Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital ID ID ____________________________________________________________________________ Diretor do Departamento de Informatização - SGPD ID 33 - Apostila de capacitação da Central de serviços APOSTILA DE CAPACITAÇÃO DA CENTRAL DE SERVIÇOS PROCESSO ADMINISTRATIVO Versão SUMÁRIO 1 - Sobre o Processo - Descrição sobre o processo administrativo, fazer um breve resumo. 2 - Como acessar o Sistema do Processo Digital - Descritivo dos passos para acessar ao SPD. 3 - Fluxogramas dos Processos - Fluxograma dos Macroprocessos a nível de subprocessos e atividades. a. Fluxograma dos Subprocessos - Fluxograma dos Subprocessos a nível de atividades. 4 - Perfis x Atividades - Descrever os perfis de cada ator no processo e as atividades atribuídas a cada um deles. 5 - Apresentação das Atividades - Descrever todos os passos para execução de cada atividade, Informações de entrada, dados de saída, documentos gerados, documentos anexados e Atividades seguintes. 6 - Pesquisa de Documentos e Processos - Detalhar a possibilidade de consultar documentos ou processos. a. Consulta Simples - Detalhar os passos para execução de uma consulta simples. b. Consulta Avançada - Detalhar os passos para execução de uma consulta avançada. 7 - Lista de Documentos - Exibir a lista de documentos que podem ser anexados e gerados pelos processos. 8 - Assinatura Digital - Detalhar os passos para execução da assinatura de um ou mais documentos através do certificado digital. 9 - Apresentação do roteiro de atendimento (script) 10 - Glossário - 34 - Formulário de avaliação da capacitação da Central de Serviços FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE CAPACITAÇÃO DA CENTRAL DE SERVIÇOS Nome do Participante: 1) Qual a sua avaliação geral sobre o treinamento que você acabou de assistir? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 2) Como você avalia o conteúdo do treinamento que você assistiu? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 3) Como você avalia o equipamento disponibilizado para o treinamento? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 4) Como você avalia o conhecimento do instrutor sobre o assunto? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 5) Como você avalia a disposição do instrutor para responder suas perguntas e sua integração com o grupo? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 6) Como você avalia a carga horária do treinamento que você participou? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 7) Como você avalia o local onde o treinamento foi realizado? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 8) Como você avalia a contribuição deste treinamento para que você possa iniciar/dar andamento as suas atividades profissionais? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório ID 35 - Termo de aceite de capacitação da Central de Serviços TERMO DE ACEITE DE CAPACITAÇÃO DA CENTRAL DE SERVIÇOS A etapa de capacitação dos atendentes da Central de Serviços para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e Rio de Janeiro, de de Diretor do Departamento de Informatização - SGPD ID ID 36 - Plano de implantação do processo digital PLANO DE IMPLANTAÇÃO PROCESSO ADMINISTRATIVO Versão SUMÁRIO 1 - Propósito 2 - Órgãos envolvidos (SGPD e órgão responsável pelo processo devem selecionar os órgãos participantes) 3 - Participantes (deve conter as informações da Planilha de Abrangência atualizada por cada órgão com todos os seus participantes de acordo com os papéis do processo administrativo digital) 4 - Certificação Digital (Cada participante presente na planilha de abrangência deve possuir o certificado digital através de empenho de seu órgão ao PRODERJ e depois agendamento junto a Imprensa Oficial para retirada do Token com o certificado digital oficial) 5 - Treinamento dos usuários (Convocação dos principais participantes de cada órgão) a. Recursos necessários para o treinamento b. Participantes c. Local do Treinamento d. Agenda 6 - Estratégia de implantação (descrever fases de implantação com definição de órgãos participantes para cada fase, estratégia de atuação no órgão e cronograma de execução da implantação) a. Fases X Órgãos b. Cronograma de implantação por fase e órgão 7 - Estratégia para operação assistida (descrever a forma de atuação junto aos usuários de cada órgão e demais envolvidos) a. Órgãos piloto b. Agenda c. Recursos necessário 37 - Apostila de treinamento de usuários do processo digital APOSTILA DE TREINAMENTO DE USUÁRIOS PROCESSO ADMINISTRATIVO Versão SUMÁRIO 1 - Sobre o Processo - Descrição sobre o processo administrativo, fazer um breve resumo. 2 - Como acessar o Sistema do Processo Digital - Descritivo dos passos para acessar ao SPD. 3 - Fluxogramas dos Processos - Fluxograma dos Macroprocessos a nível de subprocessos e atividades. a. Fluxograma dos Subprocessos - Fluxograma dos Subprocessos a nível de atividades. 4 - Perfis x Atividades - Descrever os perfis de cada ator no processo e as atividades atribuídas a cada um deles. 5 - Apresentação da Atividade - Descrever todos os passos para execução da atividade, Informações de entrada, dados de saída, documentos gerados, documentos anexados e Atividades seguintes. 6 - Pesquisa de Documentos e Processos - Detalhar a possibilidade de consultar documentos ou processos. a. Consulta Simples - Detalhar os passos para execução de uma consulta simples. b. Consulta Avançada - Detalhar os passos para execução de uma consulta avançada. 7 - Lista de Documentos - Exibir a lista de documentos que podem ser anexados e gerados pelos processos. 8 - Assinatura Digital - Detalhar os passos para execução da assinatura de um ou mais documentos através do certificado digital. 9 - Glossário - 38 - Formulário de avaliação de treinamento de usuário no processo digital FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE TREINAMENTO DE USUÁRIOS NO PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL Nome do Participante: 1) Qual a sua avaliação geral sobre o treinamento que você acabou de assistir? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 2) Como você avalia o conteúdo do treinamento que você assistiu? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 3) Como você avalia o equipamento disponibilizado para o treinamento? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 4) Como você avalia o conhecimento do instrutor sobre o assunto? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 5) Como você avalia a disposição do instrutor para responder suas perguntas e sua integração com o grupo? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 6) Como você avalia a carga horária do treinamento que você participou? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 7) Como você avalia o local onde o treinamento foi realizado? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório 8) Como você avalia a contribuição deste treinamento para que você possa iniciar/dar andamento as suas atividades profissionais? () Ótimo () Satisfatório () Regular () Não Satisfatório ____________________________________________________________________________ ID 39 - Termo de aceite de implantação do processo digital TERMO DE ACEITE DE IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO DIGITAL A etapa de implantação para a informatização do processo administrativo, foi realizada com sucesso entre os dias e Rio de Janeiro, de de ____________________________________________________________________________ Subsecretário de Gestão da Casa Civil ID ID ____________________________________________________________________________ Superintendente de Gestão do Processo Digital ID ID 40 - Termo de encerramento de processo TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO Em de de, efetuou-se o encerramento do processo de nº , contendo folhas. Com este fim e para constar, eu, servidor (a) do (a), lavrei o presente termo que vai por mim assinado. Rio de Janeiro, de de Processo Descrição Realizar anteprojeto Processo que descreve as atividades realizadas na fase de anteprojeto. Nesta fase o órgão solicita a sua entrada no processo digital e a SGPD elabora um levantamento preliminar das necessidades do projeto. Planejar Processo que descreve as atividades realizadas para planejar a informatização de um processo administrativo. Mapear Processo que descreve as atividades realizadas no mapeamento de um processo administrativo a ser informatizado e na proposição do processo administrativo digital. Informatizar Processo que descreve as atividades realizadas na informatização de um processo administrativo. Aprovar entregáveis Monitorar e Controlar Projeto Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD na aprovação de toda a documentação gerada em cada marco do projeto, no acompanhamento e monitoramento da informatização de processos administrativos. Monitorar resultados Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD para realização do monitoramento dos resultados dos processos administrativos já informatizados. Identificar melhorias Processo que descreve as atividades realizadas na identificação de melhorias nos processos administrativos já informatizados. Atividade Descrição Solicitar informatização de PA/ Melhoria de Processo Digital O processo elaborar anteprojeto é iniciado com a solicitação de informatização de processo administrativo, ou de melhoria de um processo digital já implantado, pelo órgão, por meio de ofício destinado à SGPD. Realizar reunião de levantamento Após a solicitação, o órgão junto à SGPD realizará uma reunião de levantamento para que sejam verificados os pré-requisitos para a informatização do processo administrativo. Elaborar levantamento preliminar das necessidades do projeto Ao receber a solicitação, a SGPD elabora um levantamento preliminar das necessidades do projeto, contendo as premissas para informatização, estimativas de tempo, custo e infraestrutura de tecnologia. Com o levantamento concluído a SGPD elabora um parecer de análise sobre os pré-requisitos para o início do projeto. Quando a solicitação não atende aos requisitos, o anteprojeto é cancelado e os motivos são informados ao órgão. Analisar levantamento O órgão analisa o levantamento e o parecer de análise elaborados pela SGPD e define se o projeto é viável ou não. Caso o projeto não seja possível, o órgão comunicará o cancelamento do projeto à SGPD através de um ofício. Reservar orçamento Caso o projeto seja viável, o órgão reserva em seu orçamento o valor necessário para a realização do projeto e comunica a sua decisão à SGPD. Priorizar projeto Com o orçamento necessário reservado para a realização do projeto, e com base nas definições estratégicas da Casa Civil, a SGPD prioriza o projeto. Atividade Descrição Confirmar requisitos O processo planejar informatização do processo administrativo é iniciado de acordo com a priorização dos projetos. A SGPD confirma se os requisitos do órgão ainda são pertinentes para a execução do projeto. Caso sim, o Órgão é informado e confirma a disponibilidade do orçamento. Caso os requisitos não sejam mais pertinentes e/ou não houver disponibilidade de orçamento, o projeto será suspenso. Verificar saldo de horas Caso o órgão já tenha aderido anteriormente a uma ata de registro de preços no PRODERJ, é necessário que seja verificado o saldo de horas disponível. Caso o saldo de horas seja suficiente, a SGPD é informada para dar continuidade ao projeto. Aderir à ata de RP no Proderj Caso o órgão não tenha aderido à ata de registro de preços ou não tenha saldo de horas suficientes para a realização do projeto, o órgão deverá aderir à ata ativa de registro de preço junto ao PRODERJ. A adesão à ata deverá ser notificada à SGPD. Emitir ofício de início do projeto A SGPD emite o Ofício de ingresso ao Processo Digital. Autuar Processo Administrativo O processo administrativo é autuado gerando o Termo de abertura do processo administrativo de informatização de PA. Planejar projeto O órgão e a SGPD elaboram o Plano de Projeto. O Termo de aceite de planejamento é emitido pela SGPD. Realizar reunião inaugural Com o plano de projeto elaborado, o órgão e a SGPD realizam uma reunião inaugural para a apresentação do plano e alinhamento com todos os envolvidos no projeto. Assinar termo O termo de aceite de planejamento é assinado pelos responsáveis do processo e do projeto no órgão, pelo Superintendente de Gestão do Processo Digital e pelo Diretor do Departamento de Planejamento da SGPD. Atividade Descrição Planejar fase de mapeamento A fase de mapear processos e documentos é iniciada após o encerramento da fase de planejamento. Iniciada esta fase, o órgão, a empresa contratada e a SGPD irão planejar as atividades, revisando o plano de projeto e gerando um Termo de inicio de mapeamento de processos e documentos. Realizar mapeamento da situação atual A empresa contratada realiza o mapeamento da situação atual do processo administrativo, gerando o Relatório da Situação Atual. Validar levantamento Após a empresa contratada mapear a situação atual do processo administrativo, o responsável pelo processo no Órgão deverá validar o Relatório da Situação Atual antes de encaminhar à SGPD. Encaminhar relatório à SGPD Após a validação do Relatório da Situação Atual o órgão o encaminha à SGPD. Aprovar entregáveis Ao receber o Relatório da Situação Atual, a SGPD realiza o processo de aprovação de entregáveis para verificar se o material recebido foi elaborado de acordo com a metodologia adotada para a Informatização de Processo Administrativo. Elaborar termo Após a aprovação dos entregáveis, a SGPD emite o Termo de aceite do mapeamento da situação atual. Assinar termo O Termo de aceite do mapeamento da situação atual é assinado pelos responsáveis do processo e do projeto no órgão, pelo Superintendente de Gestão do Processo Digital e pelo Diretor do Departamento de Processos da SGPD. Atividade Descrição Elaborar proposição do processo administrativo digital Após a aprovação do mapeamento pela SGPD e o termo de aceite assinado, a empresa contratada elabora a proposição de processo administrativo digital (PAD). Encaminhar relatório à SGPD O órgão encaminha o relatório elaborado à SGPD. Aprovar entregáveis A SGPD analisa e aprova os entregáveis gerados pela empresa contratada. Aprovar gestão de documentos A SGPD analisa e aprova os requisitos de gestão documental propostos para o PAD em conjunto com a Comissão de Gestão Documental de cada órgão. Elaborar termo Após a aprovação dos entregáveis e dos requisitos de gestão documental, a SGPD emite o Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital. Assinar termo O Termo de aceite de mapeamento do processo administrativo digital é assinado pelos responsáveis do processo e do projeto no órgão, pelo Superintendente de Gestão do Processo Digital e pelo Diretor do Departamento de Processos da SGPD. Atividade Descrição Iniciar controle de validação O processo Aprovar Gestão de documentos é iniciado com o recebimento da documentação gerada pelo Órgão e empresa contratada, a SGPD registra o recebimento e inicia o controle de validação. Verificar PC e TT A SGPD verifica se o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade do Órgão foram criados. Caso ainda não existam, registra no controle de validação essa situação. Registrar no controle de validação A cada validação de documentação recebida é feito registro no controle de validação com a situação do entregável " de acordo? ou " não de acordo?. Comunicar necessidade de conclusão do levantamento documental e criação dos instrumentos Caso não existam o PC e TT do Órgão, a SGPD comunica à CGD e ao APERJ a necessidade de criação dos instrumentos de Gestão Documental para o projeto de informatização de PA. Concluir a criação dos instrumentos de Gestão do Órgão A CGD, com o apoio do APERJ, realizará o levantamento das tipologias documentais do Órgão e a criação dos instrumentos de Gestão Documental: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos documentos do Órgão. Assim que concluído, a SGPD deverá ser informada para reiniciar a verificação do PC e da TT. Verificar tipologias cadastradas no SITD Uma vez que existam o PC e a TT do Órgão, a SGPD verifica se as tipologias cadastradas no SITD atendem ao Processo Administrativo Digital. Caso as tipologias cadastradas atendam ao Processo Administrativo Digital, finaliza-se a validação dos requisitos de gestão documental. Caso não atendam, registra-se a situação de " Solicitação de ajustes? no Controle de Validação. Solicitar ajustes à CGD do Órgão Caso seja necessária a inclusão e/ou alteração de tipologias, será solicitado o ajuste à CGD. Providenciar ajustes na documentação/cadastro A CGD, com o apoio do APERJ, providencia os ajustes solicitados na documentação ou no cadastro. Assim que concluído o ajuste, a SGPD deverá ser informada para reiniciar a verificação do PC e da TT no SITD. Atividade Descrição Iniciar controle de validação O processo Aprovar entregáveis é iniciado com o recebimento da documentação gerada pelo Órgão e empresa contratada. A SGPD registra o recebimento e inicia o controle de validação. Analisar documentação De acordo com o roteiro de validação da fase, a SGPD analisa a documentação recebida gerando um relatório de análise. Solicitar ajustes na documentação Caso a documentação não esteja válida, os ajustes necessários são solicitados ao órgão e empresa contratada. Registrar no controle de validação A cada validação de documentação recebida é feito o registro no controle de validação com a situação de entregável " de acordo? ou " não de acordo?. Providenciar ajustes na documentação O órgão e a empresa contratada providenciam os ajustes solicitados na documentação. Encaminhar documentação ajustada para aprovação Após a realização dos ajustes o órgão e a empresa contratada encaminham a documentação para uma nova validação. Um novo registro no controle de validação é realizado. Atividade Descrição Especificar os requisitos técnicos Processo que descreve as atividades realizadas para especificação dos requisitos técnicos. Implementar o Processo Digital Processo que descreve as atividades realizadas para implementação do processo digital. Realizar testes integrados Processo que descreve as atividades realizadas para a execução de testes integrados. Homologar o Processo Digital Processo que descreve as atividades realizadas na homologação do Processo Digital. Instalar o processo digital em produção Processo que descreve as atividades realizadas na instalação do processo digital em produção. Capacitar Central de Serviços Processo que descreve as atividades realizadas na capacitação da Central de Serviços no suporte ao Processo Digital. Elaborar Plano de Implantação Processo que descreve as atividades para a elaboração do Plano de Implantação. Implantar processo digital Processo que descreve as atividades realizadas para implantar o processo digital. Atividade Descrição Planejar fase de informatização O processo especificar os requisitos técnicos representa o início da fase de informatização de um processo administrativo. O órgão em conjunto com a SGPD e a empresa contratada realiza o planejamento desta fase, revisando o plano do projeto. A SGPD emite o Termo de Início da fase de Informatização. Elaborar especificações dos requisitos técnicos A empresa contratada elabora as especificações dos requisitos técnicos. Encaminhar especificações dos requisitos técnicos para SGPD O órgão encaminha a documentação gerada pela empresa contratada à SGPD para aprovação junto ao PRODERJ. Aprovar entregáveis Processo que descreve as atividades para aprovação dos entregáveis pela SGPD e PRODERJ. Assinar termo Após a aprovação, a SGPD emite o Termo de Aceite de especificações técnicas do processo digital para ser assinado pelo Superintendente de Processo Digital e pelo PRODERJ. Atividade Descrição Implementar O processo implementar processo digital é iniciado após a validação pela SGPD das especificações de requisitos técnicos. Com isso, a empresa contratada realiza a implementação do processo digital gerando um conjunto de documentos apresentados no modelo. Encaminhar documentação de Implementação para SGPD O órgão encaminha a documentação gerada à SGPD para aprovação em conjunto com o PRODERJ. Aprovar entregáveis Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD em conjunto com o PRODERJ para aprovação dos entregáveis gerados pela empresa contratada. Assinar termo Após a aprovação dos entregáveis, a SGPD emite o Termo de aceite de implementação do processo digital para ser assinado pelo Superintendente de Processo Digital e PRODERJ. Atividade Descrição Preparar ambiente Processo que descreve as atividades para instalar a aplicação no ambiente de testes de integração e regressão. Realizar testes de integração/regressão Após a preparação do ambiente de testes de integração e regressão, a SGPD realiza testes com o objetivo de garantir a qualidade da aplicação. Registrar ocorrência Caso sejam identificadas falhas na realização dos testes, a SGPD registra as ocorrências em ferramenta própria para notificar a empresa contratada. Realizar ajustes A empresa contratada realiza os ajustes de acordo com as ocorrências recebidas. Elaborar termo Após os testes validados e aprovados, a SGPD emite o Termo de aceite dos testes integrados. Assinar termo O Superintendente do Processo Digital e o Diretor do Departamento de Processos assina o Termo de aceite dos testes integrados. Elaborar Plano de Homologação Após a realização dos testes de integração/regressão, a SGPD junto ao órgão elabora o plano de homologação. Atividade Descrição Elaborar plano de instalação A empresa contratada elabora o Plano de Instalação no ambiente de acordo com a fase do projeto, na seguinte ordem: ambiente de Integração, ambiente de homologação e ambiente de produção. Aprovar entregáveis O plano de instalação é aprovado pela SGPD e pelo PRODERJ Executar a instalação O PRODERJ é responsável por executar a instalação da aplicação nos 3 ambientes. Atividade Descrição Preparar ambiente Processo que descreve as atividades para instalar a aplicação no ambiente de homologação. Homologar o PAD Após os testes de integração/regressão, a SGPD junto ao órgão realiza a homologação do processo administrativo digital. Caso durante a homologação sejam identificados problemas relacionados à definição de negócio, a homologação ficará suspensa e o problema será tratado novamente na fase de implementação. Registrar ocorrência Caso sejam identificadas falhas na realização da homologação, a SGPD registra as ocorrências em ferramenta própria para comunicar a empresa contratada. Realizar ajustes A empresa contratada realiza os ajustes de acordo com as ocorrências recebidas. Assinar termo O termo de aceite de homologação é assinado pelo Superintendente da SGPD, pelo diretor de processos da SGPD, pelo responsável pelo processo no órgão e pelo responsável pelo projeto no órgão. Atividade Descrição Preparar ambiente Processo que descreve as atividades para instalar a aplicação no ambiente de produção. Assinar termo O Termo de aceite de instalação em produção é assinado pelo Superintendente da SGPD, pelo Diretor do departamento de informatização da SGPD e pelo responsável no PRODERJ. Atividade Descrição Preparar capacitação O processo Capacitar Central de Serviços é iniciado após a realização da homologação. A empresa contratada prepara os documentos necessários para a realização da capacitação. Aprovar entregáveis Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD e PRODERJ na aprovação dos entregáveis gerados pela empresa contratada. Capacitar usuários A empresa contratada realiza a capacitação dos atendentes da Central de Serviços que ao final preenchem o formulário de avaliação. Esses formulários são analisados pela SGPD e o PRODERJ para verificar se o conteúdo apresentado e a atuação do palestrante foram satisfatórios ou não, indicando a necessidade de nova capacitação. A empresa contratada deverá rever a forma de capacitação e/ou a documentação gerada caso não tenha sido satisfatório. Assinar Termo O termo de aceite de capacitação da Central de Serviços é assinado pelo PRODERJ e pelo Diretor do Departamento de Informatização da SGPD. Atividade Descrição Elaborar Plano de Implantação Após a assinatura do termo de aceite de homologação, a SGPD junto ao órgão elabora o plano de implantação que norteará a execução do Processo Administrativo Digital nos órgãos. Preparar treinamento dos usuários do processo digital Após a assinatura do Termo de aceite de instalação do processo digital, a empresa contratada prepara o treinamento gerando os documentos necessários. Aprovar entregáveis Processo que descreve as atividades realizadas pela SGPD na validação dos entregáveis gerados pela empresa contratada. Treinar usuários A empresa contratada realiza o treinamento dos usuários do processo digital. No momento do treinamento os formulários de avaliação são preenchidos, para que a SGPD avalie a qualidade do treinamento realizado. Caso o treinamento não seja considerado satisfatório, a empresa contratada deverá rever a forma de treinamento e ou a documentação gerada. Realizar operação assistida Após o treinamento, a SGPD realiza a operação assistida no órgão. Quando todos os órgãos forem treinados, o termo de aceite de Implantação do Processo Digital é emitido. Assinar Termo O termo de Aceite de Implantação do PD é assinado pelo Subsecretário de Gestão da Casa Civil, pelo Superintendente da SGPD, pelo responsável pelo processo no órgão e pelo responsável pelo projeto no órgão. Encerrar Processo administrativo O processo administrativo é encerrado gerando o termo de encerramento do Processo de Informatização de Processo administrativo. Pré-requisitos Atende (S-Sim; N Não; P - Providenciar) Observações Disponibilidade orçamentária para adesão a ata de registro de preço (RP). Link com o PRODERJ, através da Rede de Governo (mínimo 2MB). Infraestrutura tecnológica mínima necessária para cada servidor (processador Pentium de 233 MHz, 512 MB de memória, 200 MB de disco rígido, Internet Explorer 8, Java 1.6). Informações complementares Quantidade Observações Complexidade do processo. N/A Quantidade de servidores envolvidos no processo. Quantidade de processos autuados por ano. Número médio de folhas por processo. Tempo médio de trâmite do processo. ENTREGA CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO MARCOS DE ENTREGA DATA RESP. NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Responsável pelo projeto Responsável pelo processo Gerente do Projeto Assessor de Informática NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Responsável pela empresa Gerente Comercial Gerente de Projeto NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Superintendente Diretor de Planejamento Diretor de Processos Diretor de Informatização NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Presidente Diretor de Tecnologia Diretor de Sistemas NOME PAPEL E-MAIL TELEFONE Presidente Diretor de Gestão Documental NOME ÓRGÃO RESPONSABILIDADE NOME EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES E/OU RESTRIÇÕES NOME EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES E/OU RESTRIÇÕES NOME EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES E/OU RESTRIÇÕES NOME EXPECTATIVAS E/OU RESPONSABILIDADES E/OU RESTRIÇÕES DESCRIÇÃO DO RISCO P I R ESTRATÉGIA CONTRAMEDIDA RESP. PRAZO DOCUMENTO MEIO DE COMUNICAÇÃO QUEM ELABORA QUEM RECEBE PERIODICIDADE ASSUNTO PERIODICIDADE ENVOLVIDOS Papel Descrição de Responsabilidades Processo Descrição do Processo Atividade Descrição da Atividade Atividade Documento Descrição do documento Plano de Classificação Tabela de Temporalidade Anexo De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito Aprovador Técnico Casa Civil Parecer de Aprovação XYZ 48 horas Solicitação de XYZ Nº Interface Situação Descrição 2 Suporte - TI X - Nº Interface Situação Descrição 2 Suporte - TI X Informação do Sistema Legado XYZ deve passar por ajustes para integrar com a solução ABC. Nº Problema Processo Causa Impactos Órgão Processo Administrativo Situação Análise do Relatório Analista de Processos Início da Análise Término da Análise Revisado por Em Análise Geral do Processo Situação do Processo Processo Gestão Documental Papéis e Responsabilidades Notação BPM Negócio Papel Descrição de Responsabilidades Processo Descrição do Processo Atividade Descrição da Atividade Documento Descrição do documento Plano de Classificação Tabela de Temporalidade Anexo Processo Atividade Nome do Documento original Nome do Documento proposto Incluído no SITD? Template validado pelo CGD? Template criado? Observação Indicadores de Macroprocesso Indicadores Descrição Cálculo Unidade Meta ou Faixa Periodicidade Fonte Dimensões Dimensão 1 Dimensão 2 Dimensão 3 Processo Indicadores Descrição Cálculo Unidade Meta ou Faixa Periodicidade Fonte Dimensões Dimensão 1 Dimensão 2 Dimensão 3 Processo Indicadores Descrição Cálculo Unidade Meta ou Faixa Periodicidade Fonte Dimensões Dimensão 1 Dimensão 2 Dimensão 3 De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito Aprovador Técnico Casa Civil Parecer de Aprovação XYZ 48 horas Solicitação de XYZ De Para Entrega/Produto Contrato Pré-requisito Escopos e Interfaces Processo Entrada / Regulação / Suporte / Resultado Responsável Interface Situação da interface (1/2/3) Processo ABC Entrada Solicitante Pedido de XXX 2 Processo ABC Suporte TI Sistema XYZ 3 Nº Problema Processo Causa Impactos Solução Órgão - Processo Administrativo Encaminhado à em Analisado por Início da Análise Término da Análise Revisado por Em Processo Documento Observações / Dúvidas Situação Observações / Dúvidas Situação Órgão - Considerações / Respostas Em Órgão - Processo Administrativo Encaminhado à em Analisado por Início da Análise Término da Análise Revisado por Em Análise Geral da Especificação Técnica Qualificação Resultado (S-Sim; NNão) Justificativa Entrega no prazo Conteúdo completo Conteúdo preciso Dentro do padrão Resultado Final Aprovado; Reprovado ou Aprovado com ressalvas. Cenário Objetivo Nº Ref. Pré-condição Dados da Entrada Resultado Esperado Observação Caso de Teste - Caso de Teste - Cenário Objetivo Nº Ref. Pré-condição Dados da Entrada Resultado Esperado Status Execução Nº da Ocorrência Observação Caso de Teste - Caso de Teste - Cenário Objetivo Nº Ref. Pré-condição Dados da Entrada Resultado Esperado Status Execução Nº da Ocorrência Observação Caso de Teste - Caso de Teste - Órgão - Processo Administrativo Encaminhado à em Analisado por Início da Análise Término da Análise Revisado por Em Etapa Qualificação Resultado (S / N) Justificativa Relatório de Especificações do BPM Entrega no prazo Resultado Final (Aprovado; Reprovado ou Aprovado com ressalvas) Conteúdo completo Conteúdo Preciso Dentro do padrão Relatório de Especificações do URM Entrega no prazo Conteúdo completo Conteúdo Preciso Dentro do padrão Relatório de Plano de testes unitários Entrega no prazo Conteúdo completo Conteúdo Preciso Dentro do padrão Plano de testes de negócio Entrega no prazo Conteúdo completo Conteúdo Preciso Dentro do padrão ENTREGA CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO