Portaria nº 167/2011

PORTARIA Nº 167/2011

(Revogada pela Portaria Normativa nº 255 /2024)

regulamentando o funcionamento e os procedimentos da Ouvidoria do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.

O EXMO. SR. PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, NO USO DE SUAS ATRIBUIÇÕES LEGAIS,

CONSIDERANDO o estabelecido na Lei Complementar nº 036 /2001, que criou a Ouvidoria do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco com o objetivo de receber sugestões de aprimoramento, reclamações ou críticas sobre os serviços prestados do TCE-PE, além de receber informações relevantes sobre atos de gestão praticados no âmbito da Administração Direta e Indireta nas esferas estadual e municipal de Pernambuco;

CONSIDERANDO a Lei Orgânica nº 12.600 /2004 e o Regimento Interno do TCE-PE , Resolução TC nº 015 /2010, que determinam que a sistemática de funcionamento e os procedimentos internos da Ouvidoria são definidos em regulamento próprio;

CONSIDERANDO a Ouvidoria como um órgão superior da estrutura organizacional do Tribunal e que as competências de sua unidade organizacional e as atribuições de seus cargos comissionados e funções gratificadas encontram-se dispostas no Manual de Organização do Tribunal, Resolução TC nº 07 /2008;

CONSIDERANDO indispensável a veiculação de instruções corretas para a execução uniforme das atividades da Ouvidoria e para o aprimoramento de seus processos administrativos;

CONSIDERANDO a relevância de orientar e uniformizar os procedimentos adotados pelas unidades organizacionais do TCE-PE relacionados às demandas de Ouvidoria;

CONSIDERANDO a necessidade de proporcionar um atendimento efetivo à sociedade pernambucana e aos cidadãos que demandam os serviços de fiscalização;

RESOLVE assinar a seguinte Portaria:

CAPÍTULO I

Das Disposições Iniciais

Art. 1º Fica instituída a regulamentação do funcionamento e dos procedimentos da Ouvidoria do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE-PE, nos termos estabelecidos nesta Portaria.

Art. 2º Todas as unidades organizacionais do Tribunal de Contas envolvidas com Demandas de Ouvidoria estão sujeitas às determinações contidas nesta Portaria.

§ 1º Consideram-se Demandas de Ouvidoria, reclamações, críticas, sugestões, elogios bem como informações relevantes sobre atos de gestão exercidos no âmbito da Administração Direta e Indireta, nas esferas estadual e municipal, passíveis de fiscalização pelo TCE-PE, em razão de suas competências, sem prejuízo da garantia constitucional de formulação de Processo Regular de Denúncia junto ao Tribunal de Contas.

§ 2º O cidadão que se dirigir a qualquer unidade organizacional do Tribunal com alguma informação ou queixa que possa vir a se configurar Demanda de Ouvidoria deve ser orientado a procurar a Ouvidoria.

§ 3º Na hipótese de queixa ou informação apresentada por escrito, o documento deve ser protocolado no PETCE, e enviado à Ouvidoria para registro e encaminhamento.

Art. 3º A padronização mínima necessária à maior eficiência das ações relativas ao atendimento do controle social pelo TCE-PE e o detalhamento das atividades relacionadas às Demandas de Ouvidoria constarão do Manual de Procedimentos da Ouvidoria.

CAPÍTULO II

Das Atribuições e Deveres da Equipe de Ouvidoria

Art. 4º As atividades de registro, acompanhamento e resposta referentes às Demandas de Ouvidoria são atribuições da Equipe de Ouvidoria, orientada pelo respectivo Coordenador e dirigida pelo Conselheiro Ouvidor, nos termos das competências que lhes são atribuídas na Resolução TC nº 07 /2008.

Art. 5º São deveres dos servidores lotados na Ouvidoria:

I - facilitar e simplificar o acesso do usuário ao serviço de Ouvidoria;

II - atender às pessoas com cortesia, respeito e imparcialidade, evitando qualquer discriminação ou pré-julgamento;

III - resguardar o sigilo da informação e da fonte.

Art. 6º O detalhamento das atividades contido no Manual de Procedimentos, mencionado no capítulo anterior, trata principalmente de rotinas sobre:

I - recebimento e registro de demandas;

II - análise de demandas pela Ouvidoria e pelas unidades organizacionais;

III - controle das demandas;

IV - resposta à demanda de Ouvidoria e ao cidadão;

V - medição de indicadores de resultado;

VI - arquivamento de Demandas;

VII - comunicação e divulgação.

Parágrafo único. Será de responsabilidade da Ouvidoria a disponibilização do Manual de Procedimentos através dos meios impresso ou eletrônico do Tribunal.

CAPÍTULO III

Das Demandas: Respostas e Prazos

Art. 7º Após o recebimento da demanda, a unidade organizacional, dentro do prazo de 10 (dez) dias úteis, informará à Ouvidoria quais os encaminhamentos iniciais adotados.

Parágrafo único. Os prazos de resposta às demandas, firmados com as unidades organizacionais, têm como propósito permitir o acompanhamento, pela Ouvidoria, do estágio da apuração da demanda a fim de manter o cidadão-demandante informado das providências que estão sendo tomadas, proporcionando o maior grau de satisfação do cliente bem como o fortalecimento da imagem institucional do TCE-PE como instrumento de cidadania.

Art. 8º A apuração das Demandas não deve ser remetida, como regra, a um processo formal de auditoria investigativa, cabendo ao gerente, responsável pela unidade organizacional, definir o procedimento a ser empregado a cada caso, em conformidade com os critérios de relevância adotados pela Coordenadoria de Controle Externo.

§ 1º As conclusões e as providências sugeridas pela equipe técnica deverão ser encaminhadas à Ouvidoria com a anuência expressa do respectivo gerente.

§ 2º O responsável pela unidade competente deverá promover ações que permitam a resposta mais rápida ao cidadão.

§ 3º Caso haja várias unidades organizacionais envolvidas, aquela que concluir parcial ou definitivamente a demanda deverá dar ciência, às demais unidades, do teor da informação fornecida à Ouvidoria.

Art. 9º A conclusão da análise técnica da Demanda, fornecida pela unidade organizacional competente, será comunicada ao cidadão por intermédio da Ouvidoria, que deverá manter registro com os dados do interessado, quando se tratar de demanda identificada.

Art. 10. A Ouvidoria manterá banco de dados informatizado contendo todas as respostas fornecidas pelas unidades competentes, a fim de minimizar a quantidade de solicitações internas, bem como fornecer ao cidadão, a qualquer tempo, informações atualizadas sobre a demanda por ele formalizada.

CAPÍTULO IV

Das Disposições Finais

Art. 11. O atendimento da Ouvidoria ao público externo é realizado no horário compreendido entre 7h30min e 17h30min dos dias úteis, de segunda a sexta-feira.

Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 13. Revogam-se as disposições em contrário.

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, em 05 de abril de 2011.

Conselheiro MARCOS COELHO LORETO - Presidente

(REPUBLICADA POR HAVER SAÍDO COM INCORREÇÃO)

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Portaria Normativa nº 255/2024 de 27/08/2024 - Norma em vigor

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Nenhum Ato.