Portaria nº 265/2011

PORTARIA Nº 265/2011

disciplinando os procedimentos de aquisição direta de materiais e de serviços pelo Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoamento e maior controle administrativo e gerencial, assim como mais celeridade, nos procedimentos de aquisição de materiais e serviços;

RESOLVE assinar a seguinte Portaria:

CAPÍTULO I

Das Disposições Iniciais

Art. 1º Esta Portaria regulamenta o processo de aquisição direta de materiais e serviços no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE-PE, nas hipóteses previstas nos incisos I e II do artigo 24 da Lei Federal nº 8.666 , de 21 de junho de 1993.

Parágrafo único. Para os fins desta Portaria, considera-se:

I - material: materiais de consumo e bens permanentes, exceto quando houver necessidade de tratamento diferenciado;

II - serviço: serviços comuns e obras, exceto quando houver necessidade de tratamento diferenciado;

III - fornecedor: denominação comum a fornecedores de materiais e prestadores de serviços.

Art. 2º O processo de aquisição direta de materiais e serviços observará:

I - planejamento;

II - caracterização adequada do objeto;

III - pesquisa e análise de preços de mercado;

IV - verificação da disponibilidade orçamentária;

V - verificação, sempre que couber, das condições de regularidade fiscal e atualização cadastral dos fornecedores perante: a Fazenda federal, estadual e municipal; a Previdência Social; o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS; o Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado de Pernambuco - CADFOR;

VI - autorização de aquisição;

VII - registro nos sistemas de informática pertinentes, em especial com relação aos aspectos administrativos (procedimentos de aquisição) e contábeis (contingenciamento orçamentário, se necessário, e emissão de nota de empenho - NE);

VIII - formalização de termo de contrato, se necessário;

IX - procedimentos administrativos, contábeis e financeiros para registro do recebimento e entrada de materiais, da liquidação e obrigações dela decorrentes e do pagamento.

Art. 3º O processo de aquisições diretas seguirá os fluxos de tramitação definidos em ordem de serviço da Diretoria Geral.

Parágrafo único. Os fluxos de tramitação referidos no caput serão revisados, com o apoio da Gerência de Desenvolvimento Organizacional - GDEO, sempre que necessário ou conveniente, com vistas à maior eficiência administrativa.

CAPÍTULO II

Dos Procedimentos

Art. 4º O planejamento das aquisições diretas de materiais e serviços, referido no artigo 2º, I, deve considerar o interesse e as necessidades comuns de diversas unidades organizacionais do TCE-PE, de forma a evitar o fracionamento na compra de itens de mesma natureza.

§ 1º O planejamento de aquisição direta de materiais observará, no que for pertinente:

I - a sistemática de planejamento gerencial regulamentada pela Portaria TC nº 289/2010, de 17 de setembro de 2010, quando se tratar de materiais de consumo;

II - sistemática de controle patrimonial de bens móveis e imóveis pertencentes ao patrimônio do TCE-PE, disciplinada pela Portaria TC nº 145/2010, de 9 de março de 2010, quando se tratar de bens permanentes.

§ 2º No caso de serviços de manutenção, o planejamento incluirá a verificação da relação entre o custo do reparo e o valor atual depreciado do bem, atentando para a economicidade da despesa.

Art. 5º Os materiais e serviços a serem adquiridos serão especificados e descritos de forma concisa, com objetividade e clareza, pela unidade responsável pelo planejamento da aquisição de que trata o artigo 4º

Art. 6º A pesquisa de preços dos materiais e serviços a adquirir, sob responsabilidade da Divisão de Compras - DCOM, será efetuada com vistas a obter, no mínimo, três cotações para cada material ou serviço a ser adquirido.

§ 1º No caso de aquisição de materiais e serviços específicos, caso julgue necessário, a DCOM poderá solicitar a colaboração da unidade organizacional demandante para realização e/ou análise das cotações de preços.

§ 2º A DCOM aguardará os seguintes prazos para obtenção de cotações de preços:

I - cinco dias úteis, nas aquisições de materiais;

II - dez dias úteis, nas aquisições de serviços.

§ 3º Caso não seja possível obter o número mínimo de cotações nos prazos referidos no

§ 2º, a pesquisa de preços poderá ser complementada por dados coletados a partir do banco de preços do sistema corporativo estadual E-Fisco ou referentes a preços praticados no âmbito de órgãos e entidades da Administração Pública, quando da aquisição de itens de mesma natureza.

§ 4º Nos casos referidos no

§ 3º, a DCOM apresentará justificativa para apreciação pelo Departamento de Infraestrutura - DAI - e pela Diretoria Geral - DG.

§ 5º As aquisições diretas de serviços de que trata o parágrafo único do artigo 12 podem ser cotadas junto a apenas um fornecedor.

Art. 7º As cotações serão resumidas e analisadas pela DCOM, com a elaboração de um quadro comparativo de preços, para deliberação pela DG.

Parágrafo único. No caso de serviços de manutenção de bens permanentes, a análise de preços evidenciará a razão entre a estimativa das despesas e o valor atual depreciado dos bens.

Art. 8º A DCOM exigirá dos fornecedores documentos que comprovem regularidade fiscal conforme disposto nos artigos 27, IV, e 29, da Lei Federal nº 8.666 /1993.

Art. 9º O TCE-PE não contratará fornecedores que:

I - apresentem, perante o CPF ou CNPJ, as seguintes situações cadastrais:

a) em relação a pessoas físicas: "suspensa", "cancelada" ou "nula", conforme disposto na Instrução Normativa RFB nº 1042, de 10 de junho de 2010, da Receita Federal do Brasil, e alterações posteriores;

b) em relação a pessoas jurídicas: "suspensa", "inapta", "baixada" ou "nula", conforme disposto na Instrução Normativa RFB nº 1005, de 8 de fevereiro de 2010, da Receita Federal do Brasil, e alterações posteriores;

II - não comprovem regularidade fiscal quanto aos itens referidos no artigo 2º desta Portaria.

Art. 10. A regularidade fiscal de que trata o artigo 2º, inciso V, desta Portaria será exigida durante toda a vigência dos contratos que vierem a ser firmados com o TCE-PE, como condição para realização de pagamentos.

Art. 11. Os fornecedores do TCE-PE deverão estar regularmente inscritos no Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado de Pernambuco - CADFOR, mantido pela Secretaria de Administração do Estado.

§ 1º A inclusão e a atualização cadastral no CADFOR devem ser providenciadas pelos próprios fornecedores junto ao Serviço de Cadastramento de Fornecedores da Gerência de Suporte a Compras, Contratos e Licitações da Secretaria de Administração do Estado de Pernambuco.

§ 2º A inclusão e a atualização do cadastro de fornecedores no CADFOR, por meio do sistema E-Fisco, poderá ser feita diretamente pelo TCE-PE, à vista dos documentos hábeis, quando houver justificada urgência e conveniência para o Tribunal.

Art. 12. As autorizações necessárias para os processos de aquisição direta são:

I - autorização de aquisição, a cargo do Departamento de Administração e Infraestrutura, para subsídio à deliberação da DG, emitida após a pesquisa de preços e à vista dos documentos pertinentes;

II - autorização de despesa, a cargo da DG, requisito para emissão de notas de empenho, emitida após análise do processo,

considerando a autorização de que trata o inciso I.

Parágrafo único. As aquisições diretas de serviços de manutenção corretiva de bens permanentes, até o valor de R$ 500,00 (quinhentos reais), são dispensadas da autorização de que trata o inciso I.

Art. 13. Nas aquisições diretas em que for cabível a formalização de termo de contrato, a unidade demandante encaminhará a CAD a documentação necessária à elaboração do instrumento contratual.

Art. 14. Compete à Divisão de Execução Orçamentária - DIEO, do Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF, gerar e imprimir, para arquivo, no sistema corporativo E-Fisco, uma única via de cada nota de empenho - NE referente às aquisições de que trata esta Portaria, e enviar, por correio eletrônico, cópia das NE à DCOM para posterior ciência às unidades demandantes e aos fornecedores.

Art. 15. Os materiais adquiridos serão entregues no almoxarifado da Divisão de Material - DIMA, no caso de materiais de consumo, ou no depósito da Divisão de Patrimônio - DIPA, caso se trate de bens permanentes, localizados na Av. Mário Melo, nº 126, Santo Amaro - Recife - PE, de segunda a sexta-feira, no horário das 07h30 às 13h00.

Parágrafo único. O material de consumo imediato será entregue diretamente à unidade demandante, a qual encaminhará, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas, a nota fiscal e a cópia da nota de empenho à DIMA para registro.

Art. 16. Os materiais e serviços adquiridos na forma do artigo 1º terão seu recebimento formalizado como segue:

I - provisoriamente, por servidor designado, na mesma data de entrega, para efeito de posterior verificação da conformidade do material ou serviço com a especificação;

II - definitivamente, por servidor designado, em prazo não superior a dez dias úteis contados da data do recebimento provisório, se outro não estiver fixado no contrato administrativo, ou instrumento que o substitua, após a verificação da qualidade e quantidade do material ou serviço e consequente aceitação.

Art. 17. Os segmentos responsáveis pelo acompanhamento e fiscalização da aquisição atestarão o recebimento dos bens ou serviços e encaminharão a solicitação de registro contábil da liquidação da despesa à DIEO.

Art. 18. Ao servidor designado para o recebimento de materiais e serviços, observados os artigos 16 e 17 , compete emitir o "atesto" no anverso dos documentos comprobatórios do fornecimento (notas fiscais, recibos de pagamento etc.), mediante aposição de carimbo próprio, com clara identificação do responsável, indicando-se:

I - nome;

II - matrícula;

III - unidade;

IV - assinatura.

CAPÍTULO III

Das Disposições Finais

Art. 19. Os processos de aquisição de materiais e serviços tratados por esta Portaria deverão ser registrados integralmente no Protocolo Eletrônico do Tribunal de Contas de Pernambuco - PETCE, incluindo as solicitações, autorizações, notas de empenho, notas fiscais e demais documentos pertinentes.

Parágrafo único. Os documentos de que trata o caput devem ser registrados e, preferencialmente, apensados ao PETCE que deu início ao processo de aquisição.

Art. 20. Os procedimentos de controle para verificação do fiel cumprimento do disposto nesta Portaria caberão à Coordenadoria de Administração Geral - CAD.

Parágrafo único. A implantação dos procedimentos de que trata este artigo terá o apoio técnico da Gerência de Controle Interno - GECI, conforme disposto na Resolução TC nº 17 /2010, de 24 de novembro de 2010, que regulamenta a coordenação e o funcionamento do Sistema de Controle Interno no âmbito do TCE-PE.

Art. 21. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria Geral.

Art. 22. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 23. Revogam-se as disposições em contrário.

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, em 31 de maio de 2011.

Conselheiro MARCOS COELHO LORETO - Presidente

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Nenhum Ato.