Portaria nº 278/2011

PORTARIA: Nº 278/2011 - DISCIPLINANDO A UTILIZAÇÃO DE AUDITÓRIOS DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO.

Art. 1º A presente Portaria disciplina a realização de eventos institucionais e outros, tais como, conferências, seminários, congressos e palestras, nos auditórios pertencentes ao TCE-PE, abaixo relacionados:

I - Auditório Governador Carlos Wilson, localizado nº 10º andar do Edifício Dom Helder Câmara.

II - Auditório Conselheiro Fábio Corrêa, localizado nº 1º andar do Edifício Nilo Coelho.

Art. 2º O horário regular de funcionamento dos auditórios referidos no artigo anterior é das 08h30min às 18h.

Parágrafo único. Em casos excepcionais, mediante autorização expressa do Presidente do TCE-PE, os auditórios funcionarão além do horário limite previsto no caput.

Art. 3º Os auditórios e adjacências são geridos diretamente pelo Departamento de Administração e Infraestrutura - DAI que, para esse efeito, obedecerá às diretrizes estabelecidas nesta Portaria e atuará em parceria com a Gerência de Relações Públicas e Cerimonial - GERP.

Art. 4º Para os efeitos desta Portaria consideram-se usuários as pessoas físicas ou jurídicas que utilizem as instalações dos auditórios do TCE-PE, após o devido procedimento.

Parágrafo único. São usuários:

I - internos:

a) unidades organizacionais do TCE-PE;

b) órgão ou entidade de classe de servidores do TCE-PE.

II - externos: órgãos e entidades da Administração Pública Direta, pertencentes aos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Estaduais.

Parágrafo único. Os usuários mencionados no inciso I, alínea "b" só podem utilizar os auditórios a partir das 12h, ressalvados os casos expressamente autorizados pelo Presidente do TCE-PE.

Art. 5º O TCE-PE poderá autorizar a entidade organizadora do evento a instalar equipamentos técnicos suplementares que deverão estar previstos expressamente no Termo de Responsabilidade de Uso do Auditório, sempre com a supervisão dos servidores competentes do Tribunal.

Art. 6º As solicitações de utilização dos auditórios serão formalizadas:

I - por e-mail, dirigido à Gerência de Relações Públicas e Cerimonial - GERP com antecedência mínima de 05 (cinco) dias, para os Usuários Internos;

II - por meio de ofício do Chefe de Poder interessado, dirigido ao Presidente do TCE-PE, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, para os Usuários Externos.

§ 1º O Termo de Responsabilidade de Uso do Auditório, devidamente preenchido, deve ser anexado à solicitação, em conformidade com os modelos constantes nos anexos I e II desta Portaria.

§ 2º Demandas excepcionais, apresentadas por interessados não alcançados por esta Portaria, serão apreciadas pelo Presidente do TCE-PE.

Art. 7º O Termo de Responsabilidade de Uso do Auditório, deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:

§ 1º Para os usuários internos:

I - nome do responsável;

II - nome e finalidade do evento;

III - auditório escolhido, bem como caracterização de suas instalações;

IV - período de realização do evento;

V - quantidade estimada de participantes;

§ 2º Para os usuários externos, além das informações do parágrafo anterior:

I - qualificação do cessionário;

II - cláusula expressa contendo a obrigação de o cessionário deixar a área cedida, bem como todos os acessórios, no mesmo estado em que se encontravam antes do uso;

III - previsão de que nas hipóteses em que o usuário desistir, sem justificativa, do uso do auditório, deverá o mesmo comunicar o fato à Gerência de Relações Públicas Cerimonial - GERP com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, sob pena de ficar impedido de utilizar referido bem pelo prazo de 1 (um) ano, a contar da data em que o TCE-PE tiver conhecimento do fato;

IV - eventual serviço de Buffet oferecido pelo usuário;

V - assinaturas do usuário e do servidor responsável do TCE-PE.

Parágrafo único. É obrigatória a realização de vistoria prévia da área objeto do uso, cujo laudo (modelo apresentado no anexo III desta Portaria), assinado pelo usuário e pelo servidor responsável do TCE-PE, constituirá anexo do Termo mencionado no caput.

Art. 8º Todos os equipamentos pertencentes ao TCE-PE serão gerenciados e manuseados pelos servidores técnicos deste Tribunal.

Parágrafo único. Quando necessário, o usuário poderá solicitar auxílio de pessoas aptas a manusear os equipamentos, sempre com a supervisão do Departamento de Administração e Infraestrutura - DAÍ em parceria com a Gerência de Relações Públicas e Cerimonial - GERP.

Art. 9º O TCE-PE não se responsabiliza pela segurança externa dos usuários dos auditórios.

Art. 10. Somente um dos elevadores do edifício ficará destinado aos participantes do evento.

Art. 11. É proibido aos usuários do auditório:

I - entrar com alimentos ou bebidas;

II - fumar;

III - afixar materiais de divulgação nas paredes externas e internas;

IV - usar instrumentos sonoros que possam prejudicar a disciplina do evento.

Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 13. Revogam-se disposições em contrário.

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, em 15 de junho de 2011.

Conselheiro MARCOS COELHO LORETO - Presidente

Anexo I

TERMO DE RESPONSABILIDADE DE USO DO AUDITÓRIO

Público interno

AUDITÓRIO: Governador Carlos Wilson (Edf. Dom Helder Câmara)) - Capacidade para até 314 participantes sem serviços de Buffet ou 160 participantes com serviços de Buffet.

Conselheiro Fábio Correia (Edf. Nilo Coelho)) - Capacidade para até 50 participantes

NOME DO EVENTO:

RESPONSÁVEL:

TELEFONE P/CONTATO:

DATA:

QUANTIDADE DE DIAS:

HORÁRIO (discriminar por dias): Início: Fim:

QUANTIDADE ESTIMADA DE PARTICIPANTES:

PÚBLICO: Interno Externo Misto

Equipamentos e Recursos:

Credenciamento:

Microfone:

Data show:

Café:

Observações:

Havendo desistência do uso do auditório, a Gerência de Relações Públicas e Cerimonial - GERP deverá ser comunicada com uma antecedência mínima de 24h.

Encaminhar este formulário para cerimonial@tce.pe.gov.br

Anexo II

TERMO DE RESPONSABILIDADE DE USO DO AUDITÓRIO

Público Externo

AUDITÓRIO

Governador Carlos Wilson (Edf. Dom Helder Câmara) - Capacidade para até 314 participantes sem serviços de Buffet ou 160 participantes com serviços de Buffet.

Conselheiro Fábio Correia (Edf. Nilo Coelho) - Capacidade para até 50 participantes.

ORGÃO SOLICITANTE:

RESPONSÁVEL:

TELEFONE P/CONTATO:

NOME DO EVENTO:

FINALIDADE DO EVENTO:

DATA:

QUANTIDADE DE DIAS:

HORÁRIO (discriminar por dias): Início: Fim:

PÚBLICO ESTIMADO

Participantes

EQUIPAMENTOS

Microfone

Data Show (inclui tela de projeção)

SERVIÇOS DE BUFFET

Coffee-break

Coquetel Observações:

O cessionário tem obrigação de deixar a área cedida, bem como todos os acessórios, no mesmo estado em que se encontravam antes do uso.

Na hipótese de desistência do uso do auditório o cessionário deverá comunicar a Gerência de Relações Públicas e Cerimonial - GERP com uma antecedência mínima de 48h, caso contrário ficará o mesmo impedido de utilizar o referido bem pelo prazo de 1 (um) ano, a contar da data em que o TCE-PE tiver conhecimento do fato.

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Usuário Servidor TCE (Nome e matrícula)

ANEXO III

LAUDO DE VISTORIA PRÉVIA

Nesta data, compareceu neste Tribunal de Contas do Estado de PE, o(a) Sr.(a) CPF nº , representando o, que procedeu à vistoria prévia no auditório, objeto da solicitação de cessão, e adjacências, tomando ciência das condições físicas, se comprometendo a devolvê-los no mesmo estado de conservação.

Recife, de de 2011.

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Usuário

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Servidor TCE (Nome e matrícula)

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Nenhum Ato.