Portaria nº 428/2013
Institui a Política de Gerenciamento de Projetos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.
PORTARIA TC Nº 428, DE 28 DE NOVEMBRO DE 2013.
Institui a Política de Gerenciamento de Projetos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.
A PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, especialmente do disposto no inciso XVIII do artigo 102 de sua Lei Orgânica, Lei nº 12.600 , de 14 de junho de 2004;
Considerando a necessidade de definir diretrizes gerais e específicas para o gerenciamento de projetos;
Considerando a necessidade de aplicação de boas práticas visando à melhoria dos processos de gerenciamento de projetos existentes;
Considerando a necessidade de garantir e controlar a qualidade e os resultados dos projetos, resolve:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º Fica instituída a Política de Gerenciamento de Projetos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.
Art. 2º As disposições desta Portaria se aplicam a todos os projetos do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.
Art. 3º Para os efeitos desta Portaria, aplicam-se as definições constantes do anexo único.
Art. 4º A Diretoria de Gestão e Governança, através do Escritório de Projetos Corporativo (EPROJ), será responsável pela definição, divulgação e manutenção da Metodologia de Gestão de Portfólios e de Gerenciamento de Projetos e Portfólios a ser seguida no âmbito do Tribunal de Contas.
§ 1º A Metodologia abrangerá a descrição, normatização e padronização dos processos e fluxos da gestão de portfólios e do gerenciamento de projetos do Tribunal de Contas.
§ 2º A Metodologia será baseada e compatível com os conceitos e práticas de gerenciamento de projetos do Project Management Institute - PMI, preconizadas no Project Management Body of knowledge - PMBOK.
CAPÍTULO II
Do Escritório de Projetos Corporativo
Art. 5º O Escritório de Projetos Corporativo constitui um grupo de pessoas diretamente subordinadas à Diretoria de Gestão e Governança, ao qual são atribuídas responsabilidades relacionadas ao gerenciamento de projetos e à gestão de portfólios da instituição.
Art. 6º Todas as propostas de projetos e solicitações de mudanças em projetos devem ser submetidas ao Escritório de Projetos Corporativo para fim de análise de adequação metodológica e aprovação.
Art. 7º São atribuições do Escritório de Projetos Corporativo:
I - apoiar a alta administração na seleção e priorização dos projetos que irão compor o portfólio sob o seu patrocínio;
II - gerir os portfólios de projetos estruturantes, setoriais e operacionais;
III - assessorar a alta administração em relação aos projetos sob seu patrocínio;
IV - acompanhar o andamento dos projetos patrocinados pela alta administração;
V - propor diretrizes relacionadas ao gerenciamento de projetos e gestão de portfólios no âmbito do Tribunal;
VI - propor a edição de normas para regulamentação do gerenciamento de projetos e gestão de portfólios;
VII - definir e manter atualizada a metodologia de gerenciamento de projetos a ser utilizada no Tribunal;
VIII - realizar auditorias de qualidade em projetos a fim determinar se o projeto está em conformidade com a metodologia de gerenciamento de projetos da organização, bem como obter lições aprendidas que possam beneficiar o projeto atual e/ou outros projetos;
IX - padronizar procedimentos, documentos e ritos relativos ao gerenciamento de projetos;
X - gerenciar a coleta, padronização e divulgação das informações relativas aos projetos da organização;
XI - adotar medidas necessárias para manter atualizadas as bases de informação sobre projetos;
XII - promover capacitações relativas ao gerenciamento de projetos e gestão de portfólios do Tribunal;
XIII - prestar apoio e assessoramento técnico aos gerentes e equipes de projetos;
XIV - selecionar, propor e administrar o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos e gestão de portfólios;
XV - dar suporte aos gerentes e equipes de projeto no uso das ferramentas de gerenciamento de projetos e gestão de portfólios;
XVI - promover a melhoria contínua e a gestão do conhecimento em gerenciamento de projetos;
XVII - coordenar e atualizar o repositório de lições aprendidas e de boas práticas de gerenciamento de projetos;
XVIII - realizar intercâmbio e benchmarking com organizações privadas e públicas de sucesso na área de gerenciamento de projetos.
CAPÍTULO III
Do Patrocinador
Art. 8º O patrocinador do projeto é o Presidente do TCE-PE ou aquele a quem compete fomentar determinada área de atuação do Tribunal.
Art. 9º Compete ao patrocinador:
I - aprovar as propostas de projeto relacionadas à área de atuação por ele patrocinada;
II - designar o gerente de projeto;
III - autorizar mudanças que causem impacto significativo no planejamento do projeto;
IV - avaliar os resultados finais do projeto;
IV - formalizar o encerramento do projeto.
Parágrafo único. O encerramento do projeto será formalizado mediante o aceite expresso do patrocinador.
CAPÍTULO IV
Do Gerente de Projetos
Art. 10. O gerente do projeto é o responsável final pela condução e pelos resultados do projeto e será indicado conforme disposto no inciso II do art. 9º
Art. 11. São requisitos para o exercício da função de Gerente de Projetos:
I - experiência em gerenciamento de projetos ou de equipes;
II - conhecimento do planejamento estratégico do TCE-PE;
III - capacitação em ferramenta institucional e em metodologia de gerenciamento de projetos.
Parágrafo único. Será considerado fator relevante para a seleção dos gerentes de projetos ter o servidor certificação profissional em gerenciamento de projeto.
Art. 12. Poderá ser atribuída gratificação pelo exercício da função de gerente de projeto, desde que o titular seja servidor efetivo do TCE-PE, atendidos os seguintes requisitos:
I - o projeto deve estar inserido no portfólio de projetos estruturantes ou setoriais;
II - o projeto deve ser considerado de complexidade elevada, assim comprovada por meio dos seguintes documentos:
a) declaração motivada do gestor do portfólio, na qual sejam evidenciadas as especificidades técnicas e a expectativa de resultados quantitativos e qualitativos relevantes para a atuação do TCE-PE;
b) escopo do projeto;
c) tamanho da equipe igual ou superior a 3 (três) pessoas, incluindo o respectivo gerente do projeto;
d) cronograma do projeto abrangendo período igual ou superior a 6 (seis) meses.
§ 1º A gratificação atribuída nos termos deste artigo terá valor correspondente ao da Função Gratificada FGG-2.
§ 2º A gratificação referida no caput será concedida por ato da Presidência, pelo prazo necessário à execução do projeto, aprovado pelo Patrocinador, conforme disposto no inciso I do art. 9º, permitida a prorrogação para a sua conclusão, desde que tal prorrogação não configure atraso injustificado.
§ 3º Fica limitado a 05 (cinco) o número de gerentes de projeto remunerados, concomitantemente, pelo TCE-PE.
Art. 13. São atribuições do gerente do projeto:
I - planejar o projeto;
II - gerenciar os recursos do projeto;
III - registrar riscos e demais documentos que compõem o plano de gerenciamento do projeto;
IV - promover o avanço do projeto em conformidade com o respectivo planejamento;
V - registrar os avanços do projeto;
VI - monitorar e controlar o projeto;
VII - gerenciar as mudanças necessárias;
VIII - gerenciar as expectativas das partes interessadas;
IX - documentar e divulgar as lições aprendidas e resultados do projeto; e
X - formalizar o encerramento do projeto.
CAPÍTULO V
Da Gestão de Portfólios de Projetos
Art. 14. Os portfólios de projetos do TCE-PE agrupam os projetos em estruturantes e setoriais, quando os seus resultados de destinarem ao nível organizacional estratégico, e operacionais, quando esses forem voltados ao nível institucional operacional.
Parágrafo único. Todos os projetos do TCE-PE devem estar inseridos em um dos portfólios organizacionais.
Art. 15. A gestão de um portfólio de projetos é exercida por um gestor de portfólio que será o responsável pelo desempenho final do portfólio e pela respectiva contribuição para a estratégia do TCE-PE.
Parágrafo único. Os portfólios de projetos estruturantes, setoriais e operacionais serão geridos pelo Gerente do Escritório de Projetos.
Art. 16. Compete ao gestor do portfólio:
I - convocar o comitê de gestão de portfólio para avaliar as propostas de projetos;
II - coordenar, com o apoio do comitê, a seleção e priorização dos projetos do portfólio para fim de execução;
III - acompanhar o desempenho e o avanço dos projetos que compõem o portfólio;
IV - realizar avaliações periódicas dos projetos do portfólio;
V - manter atualizadas as informações do portfólio.
Art. 17. Integram o comitê de gestão de portfólio:
I - o Diretor Geral;
II - o Diretor da Diretoria de Gestão e Governança;
III - o Coordenador da Coordenadoria de Controle Externo;
IV - o Coordenador da Coordenadoria de Administração Geral;
V - o Coordenador da Coordenadoria de Tecnologia da Informação;
VI - o Gerente do Escritório de Projetos; e
VII - o Gerente da Gerência de Planejamento.
Art. 18. Para fim de avaliação dos projetos, o comitê de gestão de portfólio considerará os seguintes critérios:
I - alinhamento estratégico;
II - viabilidade do projeto;
III - disponibilidade de recursos humanos e de tecnologia da informação;
IV - relação custo-benefício do projeto; e
V - sobreposição ou correlação de escopo com outros projetos ou ações.
Parágrafo único. A decisão do comitê pela inclusão de um novo projeto será precedida da aprovação metodológica, emitida pelo Escritório de Projetos.
Art. 19. Deverão ser obrigatoriamente submetidos à avaliação, em conformidade com o disposto nesta Portaria:
I - as propostas de projetos estruturantes e setoriais;
II - os projetos operacionais cujos resultados abranjam todo o Tribunal ou que necessitem de recursos demandados por projeto estruturante ou setorial.
Parágrafo único. O gestor de portfólio poderá convocar o comitê de gestão de portfólio quando houver necessidade de revisão de priorização do portfólio em razão de modificação na estratégia organizacional ou de mudanças nas premissas e condições iniciais de seleção e de prioridade dos respectivos projetos.
Art. 20. O Escritório de Projetos e a Gerência de Planejamento acompanharão a execução da estratégia para o fim de identificação das iniciativas estratégicas passíveis de serem formalizadas em projetos.
CAPÍTULO VI
Do Gerenciamento de Projetos
Art. 21. Os projetos aprovados devem ser formalmente autorizados por meio do termo de abertura do projeto que deverá conter:
I - nome do projeto;
II - descrição dos principais resultados desejados;
III - objetivos gerais e específicos do projeto;
IV - justificativa da necessidade e do investimento;
V - escopo preliminar;
VI - cronograma de marcos;
VII - estimativa dos custos;
VIII - indicação do portfólio organizacional.
Parágrafo único. A aprovação do termo de abertura do projeto será formalizada pelo respectivo patrocinador.
Art. 22. Todas as informações sobre o projeto constarão do respectivo plano de gerenciamento que será submetido ao Escritório de Projetos para a geração da respectiva linha de base.
Parágrafo único. A geração da linha de base formaliza a aprovação do plano de gerenciamento do projeto.
Art. 23. Para fins de acompanhamento, serão consideradas as informações de avanço do projeto registradas no sistema e comparadas com a linha de base mais recente.
§ 1º Questões pendentes e dificuldades que causem impacto no andamento do projeto deverão ser reportadas para fins de registro e de análise de sua execução.
§ 2º Os documentos utilizados ou gerados pelo projeto deverão ser alimentados no sistema.
Art. 24. As alterações no projeto que impliquem necessidade de replanejamento deverão ser formalizadas junto ao Escritório de Projetos por meio de uma solicitação de mudança, para análise e geração de nova linha de base.
Parágrafo único. Sempre que julgar necessário, o Escritório de Projetos, com a concordância do Gerente do Projeto, submeterá as solicitações de mudanças à avaliação do Patrocinador.
Art. 25. Para o encerramento de um projeto, o gerente de projeto deverá obter o aceite do respectivo patrocinador.
Parágrafo único. O cancelamento de um projeto deverá ser procedido por meio de uma solicitação de encerramento de projeto, na qual fiquem evidenciadas as razões do cancelamento e a anuência do patrocinador.
Art. 26. Para efeito de gestão do conhecimento no âmbito do TCE-PE, as lições aprendidas durante o projeto devem ser registradas pelo gerente do projeto.
Art. 27. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, 28 de novembro de 2013.
TERESA DUERE
Presidente
Publicada em 03/12/2023
ANEXO ÚNICO
Patrocinador:
A pessoa ou o grupo que fornece os recursos para o projeto.
Comitê de Gestão de Portfólio:
É formado por representantes das áreas do TCE-PE com a finalidade de avaliar as propostas de projetos em cada portfólio, apoiando a tomada de decisão da alta administração.
Partes Interessadas:
Qualquer Instituição, parte dela, grupo ou pessoa interessada ou envolvida no projeto, seja por ser responsável, financiadora, executora, beneficiária ou afetada.
Plano de Gerenciamento de Projeto:
É um documento que apresenta toda a concepção, fundamentação, planejamento e meios de acompanhamento e avaliação do projeto.
Cronograma do Projeto:
As datas planejadas para realizar as atividades do cronograma e para atingir os marcos do cronograma.
Escopo do Projeto:
O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as
características e funções específicas.
Marcos:
São eventos significativos do projeto correspondentes às entregas de um bloco de atividades do projeto.
Linha de Base:
Ponto de referência principal a partir do qual você mede os avanços e as alterações efetuadas no projeto.
Gerenciamento de Projetos:
Aplicação de conhecimentos habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
Execução do Projeto:
Fase onde são realizadas atividades para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto.
Encerramento do Projeto:
Fase final do projeto, onde são geralmente registradas as lições aprendidas e o produto final do projeto é formalmente aceito.
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:
Nenhum Ato.
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:
Nenhum Ato.