Portaria nº 519/2007

PORTARIA Nº 519/2007

disciplinando a utilização do Sistema Informatizado de Protocolo Eletrônico do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - PETCE - e estabelecendo normas para o registro de documentos.

O EXMO. SR. PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a utilização do Sistema Informatizado de Protocolo Eletrônico do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - PETCE;

CONSIDERANDO que, para a implantação do PETCE, são necessárias mudanças nos procedimentos de registro de documentos;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer atribuições para todos os segmentos deste Tribunal para manutenção e atualização das bases de dados;

CONSIDERANDO a relevância da padronização dos procedimentos dos registros dos documentos movimentados neste Tribunal;

RESOLVE assinar a seguinte Portaria:

Art. 1º Fica instituído o Sistema Informatizado de Protocolo Eletrônico do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - PETCE.

Art. 2º O sistema de que trata esta Portaria tem por objetivos:

I - promover o registro dos documentos que tramitam no Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE/PE;

II - otimizar os trabalhos internos;

III - permitir maior agilidade para localização e acompanhamento desses registros.

Art. 3º Todos os segmentos do TCE/PE ficam obrigados ao uso regular do PETCE para registro e movimentação de documentos nos termos da presente Portaria.

Art. 4º As informações constantes no registro dos documentos movimentados no TCE/PE têm por finalidade servir exclusivamente às suas atividades.

Art. 5º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I - protocolar - realizar procedimentos necessários para o registro de documentos no sistema;

II - documento interno - documento originado no TCE/PE;

III - documento externo - documento produzido por outras entidades;

IV - tramitar - realizar procedimentos necessários para a movimentação de documentos de um segmento para outro;

V - juntada a processo - ato de juntar um documento a um processo do TCE/PE já formalizado no sistema de Acompanhamento de Processos - AP;

VI - apensar - vincular um documento a outro para que possam ser movimentados em conjunto;

VII - funcionalidades - conjunto de opções disponíveis no menu do sistema;

VIII - status - situação do documento;

IX - perfil de acesso - conjunto de funcionalidades atribuído a cada usuário a fim de que ele possa utilizar as opções do menu do sistema;

X - gestor do sistema - segmento responsável pela administração do sistema informatizado.

Art. 6º O gestor do PETCE é a Coordenadoria de Administração Geral - CAD, cujas atribuições são:

I - promover a divulgação do sistema;

II - estabelecer cronogramas de atualizações periódicas do sistema;

III - promover discussões com grupos de usuários para consolidar as demandas de novas funcionalidades e validar as alterações do sistema;

IV - autorizar a implantação das modificações do sistema;

V - elaborar e atualizar o Manual do Usuário;

VI - caracterizar os perfis de acesso;

VII - promover treinamento para os usuários;

VIII - avaliar o desempenho do sistema.

Art. 7º Ficam definidos os seguintes procedimentos para a entrada e movimentação de documentos externos e internos no âmbito do TCE/PE:

I - o registro de documentos no PETCE deverá conter as informações que permitam sua devida identificação conforme estabelecido no Manual do Usuário;

II - quando houver tramitação de documentos impressos, o código gerado pelo PETCE para cada registro do documento, deverá ser anotado no canto superior direito da primeira folha de modo a facilitar a sua identificação;

III - ao tramitar documentos pelo TCE/PE o segmento remetente deverá fazer o registro dessa tramitação no PETCE;

IV - para o registro do recebimento dos documentos no PETCE deverão ser observados os seguintes prazos máximos, contados a partir do dia seguinte da última tramitação:

a) sete dias úteis, para os documentos impressos cuja origem ou destino sejam as Inspetorias Regionais;

b) três dias úteis, para os documentos impressos cuja origem ou destino sejam os outros segmentos;

c) dois dias úteis, para os documentos não impressos;

V - o registro de status nos documentos movimentados no PETCE será obrigatório quando forem verificadas as seguintes condições:

a) o segmento atual do documento for o destinatário final;

b) os documentos permanecerem mais de cinco dias úteis no mesmo segmento;

VI - será obrigatório o uso da funcionalidade "juntada a processo" sempre que um documento passar a fazer parte de um processo do TCE/PE;

VII - será necessário o uso da funcionalidade "apensar" toda vez que for necessária a movimentação conjunta de documentos com assuntos correlatos e que possuam um vínculo entre si.

Art. 8º Compete à CAD, por meio de relatório emitido pelo PETCE, acompanhar o cumprimento dos prazos previstos nos incisos IV e V do artigo 7º desta Portaria.

Art. 9º O registro de documentos externos no PETCE fica condicionado à observância do disposto no inciso I do art. 7º desta Portaria e somente poderá ser efetuado pelos seguintes segmentos, conforme o caso:

I - Departamento de Expediente e Protocolo;

II - Inspetorias Regionais;

III - Escola de Contas Públicas Professor Barreto Guimarães.

Art. 10. Os testes de validação e implantação das novas versões do PETCE serão definidos pela CAD.

Art. 11. Cabe aos respectivos gerentes dos segmentos definir, incluir, excluir e alterar o perfil de acesso dos usuários sob sua responsabilidade e implementá-los por meio do Sistema de Controle de Acessos (SS) enviando para o Gestor do Sistema todas as alterações realizadas.

§ 1º Adotar-se-á como perfil padrão o perfil básico-seg-próprio, que contempla as seguintes opções do menu:

I - documento interno;

II - impressão de comprovantes;

III - alterar documento;

IV - consulta;

V - sobre o protocolo;

VI - fale conosco.

§ 2º O servidor que tiver sua lotação alterada passará a ter o perfil padrão, podendo ser modificado pelo respectivo gerente, conforme caput deste artigo.

Art. 12. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor Geral.

Art. 13. Compete à CAD a divulgação desta Portaria, no âmbito do TCE-PE.

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

Art. 15. Revogam-se as disposições em contrário.

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, em 19 de novembro de 2007.

Conselheiro CARLOS PORTO - Presidente

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Portaria Normativa nº 153/2021 de 01/09/2021 - Norma em vigor

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Nenhum Ato.