Resolução nº 474/2026

RESOLUÇÃO Nº 474 DE 12, DE AGOSTO DE 2026

Institui o Programa de Gestão Documental no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro e aprova os instrumentos necessários à sua execução.

O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 88, inciso I da Lei Complementar Estadual nº 63 , de 1º de agosto de 1990 - Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro, na forma do art. 188, inciso V e do art. 294, inciso II, alínea "c", todos do Regimento Interno, aprovado pela Deliberação TCE-RJ nº 338 , de 8 de fevereiro de 2023, e;

CONSIDERANDO a importância da consolidação de uma Política de Gestão Documental no âmbito das instituições públicas, com vistas à concretização dos princípios constitucionais aplicáveis à Administração Pública;

CONSIDERANDO a necessidade de promover a classificação, temporalidade e destinação de documentos de Arquivo no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro - TCE-RJ;

CONSIDERANDO as determinações do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ sobre a Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativas às atividades da Administração Pública;

CONSIDERANDO a instituição da Comissão Permanente de Gestão Documental - CPGD, que possui competência para propor diretrizes e políticas destinadas à melhoria contínua da gestão documental no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro, conforme Ato Normativo nº 257 , de 2 de abril de 2024;

CONSIDERANDO que os Anexos que acompanham esta Resolução, elaborados em observância às diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e às necessidades institucionais do Tribunal, foram apreciados e aprovados pela Comissão Permanente de Gestão Documental - CPGD; e

CONSIDERANDO o constante no Processo TCE-RJ nº 300.226-3/2026, RESOLVE:

Art. 1º Fica instituído o Programa de Gestão Documental do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro, com a finalidade de organizar, controlar, padronizar e preservar os documentos produzidos e recebidos pelo TCE-RJ, assegurando sua eficiência, segurança, acessibilidade e correta destinação ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Art. 2º O Programa de Gestão Documental compreende o conjunto de políticas, normas, procedimentos e práticas voltados à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação final dos documentos, promovendo a racionalização do fluxo documental, a transparência administrativa, a proteção da informação e o fortalecimento da função social dos arquivos, em conformidade com a Política Nacional de Arquivos e as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, conforme especificações técnicas e executivas constantes do Anexo I desta Resolução.

Do Código de Classificação de Documentos

Art. 3º Fica aprovado o Código de Classificação de Documentos do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro, instrumento técnico que estabelece a organização sistemática dos documentos produzidos e recebidos pelo TCE-RJ, mediante a atribuição de códigos numéricos hierarquizados, estruturados segundo as funções, atividades e assuntos desenvolvidos por esta instituição, na forma do Anexo II desta Resolução.

Parágrafo único. O Código de Classificação de Documentos tem por finalidade padronizar a organização física e intelectual dos documentos, facilitar sua localização e recuperação, orientar as atividades de avaliação, seleção, eliminação e destinação, bem como assegurar a identificação correta do conteúdo documental, com base no modelo de classificação decimal e nas diretrizes do CONARQ.

Da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Art. 4º Fica aprovada a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro, instrumento técnico que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, estabelecendo o tempo de permanência nas fases corrente e intermediária, bem como o encaminhamento para eliminação ou guarda permanente, na forma do Anexo III desta Resolução.

Parágrafo único. A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos fundamenta-se na análise dos valores primário e secundário dos documentos, orientando a gestão racional do acervo, prevenindo o acúmulo indevido, garantindo a preservação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo, e disciplinando os procedimentos de eliminação em conformidade com as normas do CONARQ e a legislação vigente.

Do Glossário de Terminologia Arquivística

Art. 5º Fica aprovado o Glossário de Terminologia Arquivística do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro, instrumento técnico-normativo que reúne e padroniza os conceitos, definições e expressões utilizadas no âmbito da gestão documental e arquivística do Tribunal, assegurando uniformidade terminológica e precisão conceitual, na forma do Anexo IV desta Resolução.

Parágrafo único. O Glossário de Terminologia Arquivística do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro tem por finalidade orientar a correta interpretação dos termos técnicos relativos à produção, tramitação, classificação, avaliação, preservação, destinação e acesso aos documentos, contribuindo para a coerência dos procedimentos arquivísticos e para a qualificação da gestão documental institucional.

Da aplicação do Programa de Gestão Documental

Art. 6º O Programa de Gestão Documental do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro é único e de observância obrigatória por todas as unidades organizacionais do TCE-RJ, independentemente de sua localização ou natureza funcional, devendo ser aplicável de forma integrada e contínua, abrangendo as etapas de produção, tramitação, classificação, organização, avaliação, arquivamento, preservação, acesso e destinação final dos documentos, observadas as diretrizes, procedimentos e instrumentos estabelecidos nesta Resolução.

§ 1º A aplicação mencionada no caput envolve a adequação dos procedimentos internos de todas as unidades organizacionais às diretrizes, instrumentos e disposições previstas nos Anexos desta Resolução, bem como aos demais documentos que venham a integrar o Programa de Gestão Documental do TCE-RJ, de modo a garantir a uniformidade, a padronização, a racionalização dos fluxos documentais e a correta gestão do acervo documental institucional.

§ 2º A execução do Programa deverá respeitar as normas técnicas, as orientações da Comissão Permanente de Gestão Documental - CPGD e as competências da Coordenadoria de Gestão Documental e Distribuição - CGD.

Do descarte e da destruição de documentos

Art. 7º O descarte e a destruição de documentos não serão realizados de forma automática, devendo ocorrer de maneira planejada, controlada e formal, após a digitalização, em estrita observância à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (Anexo III) e às normas técnicas e legais aplicáveis.

Parágrafo único. O procedimento de eliminação documental será coordenado pela Comissão Permanente de Gestão Documental (CPGD) ou, quando instituída para essa finalidade específica, pela Comissão Temporária de Descarte de Documentos, às quais competirá avaliar, autorizar, supervisionar e registrar os atos de descarte e destruição, assegurando a rastreabilidade, a transparência e a segurança do processo.

Das disposições finais

Art. 8º Os instrumentos que compõem o Programa de Gestão Documental serão periodicamente revisados pela Comissão Permanente de Gestão Documental - CPGD, responsável pelo acompanhamento, avaliação e aprimoramento contínuo das diretrizes, procedimentos e instrumentos de gestão documental adotados pelo Tribunal.

§ 1º A Comissão Permanente de Gestão Documental - CPGD é coordenada pelo titular da Coordenadoria de Gestão Documental e Distribuição - CGD, competindo-lhe propor ajustes, promover revisões técnicas, sugerir atualizações normativas e assegurar a adequação permanente do Programa de Gestão Documental às normas vigentes, às diretrizes do CONARQ e às necessidades institucionais.

§ 2º As atualizações dos conteúdos dos Anexos desta Resolução serão promovidas por meio de Ato Normativo, a partir de proposta apresentada pela Comissão Permanente de Gestão Documental - CPGD.

Art. 9º Esta Resolução entra em vigor na data de publicação.

Plenário, 12 de agosto de 2026.

MÁRCIO HENRIQUE CRUZ PACHECO

Conselheiro-Presidente

Publicação: DOERJ de 19/08/2026

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Resolução:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Resolução:

Nenhum Ato.