Circular da Coordenação Geral nº 2/2019

CIRCULAR Nº 2/2019 - CG

Dispõe sobre o Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS relavo ao exercício de 2019.

A COORDENAÇÃO-GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS, por delegação do Conselheiro- Presidente, nos termos da Instrução Normativa nº 17 /2016:

RESOLVE:

Art. 1º O Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS, relavo ao exercício de 2019, será realizado de acordo com o seguinte calendário:

I - SEADE-SEARQ - Setor de Arquivo: no período de 12-08 a 27-08-2019; e

II - Demais unidades da Sede e Serviços Regionais: no dia 12-08-2019 (o inventário deverá ser iniciado e concluído no mesmo dia).

Art. 2º Os períodos nos quais os servidores deverão interromper as tramitações sicas e via sistemas de processos e documentos sicos seguirão as seguintes observações:

I - SEADE-SEARQ - Setor de Arquivo: das 12h do dia 09-08-2019 até às 23h59min do dia 30-08-2019 (neste período, nenhum processo ou documento deverá ser enviado para este setor);

II - Demais unidades - das 12h do dia 09-08-2019 até às 23h59min do dia 12-08-2019.

§ 1º A movimentação sica ou via sistemas de processos e documentos durante os períodos relacionados neste artigo somente poderá ocorrer em caráter de exceção, por movo de urgência, devendo a ocorrência ser registrada no documento referido no

§ 2º do artigo 4º.

§ 2º O tratamento de documentos na tela DOC1030 deverá ser evitado nos períodos observados neste artigo, tendo em vista que os registros interferem no resultado do CIP0162-Relatório de Inventário.

Art. 3º Cada gerente de UGB deverá designar o servidor responsável pela execução do seu inventário. Este servidor deverá ler o MT-AGCI-0013 - Execução do Inventário de Processos e Documentos Físicos pelas Unidades do TCE-RS ou realizar o treinamento na modalidade de Ensino à Distância (EAD), o qual está disponível na intranet através do caminho Presidência > Escola > Cursos Livres.

Parágrafo único. Diferentes UGBs com mesma subordinação hierárquica poderão indicar o mesmo responsável pela execução dos respectivos inventários, desde que não comprometa o bom andamento da tarefa, observado o

§ 2º do art. 4º.

Art. 4º A apuração do estoque efetivo de processos e documentos sicos em cada unidade deverá ser verificada exclusivamente a partir de relatório gerado pelo CIP0162.

§ 1º As conclusões do inventário deverão ser registradas no processo SEI nº 000639-0220/19-0¸ que tramita no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

§ 2º O responsável pelo inventário deverá incluir no processo referido no

§ 1º um documento do tipo Resultado IPD (Resultado de Inventário de Processos e Documentos Físicos) para cada unidade de trabalho (UGB ou não UGB) relacionada no campo "setor" do relatório corporativo CIP0162.

§ 3º O documento referido no

§ 2º deverá ser assinado eletronicamente pelo responsável pelo inventário e pelo responsável pela unidade de trabalho.

§ 4º O prazo para a finalização do documento referido no

§ 1º será até o dia 09-09-2019 para o SEARQ, e até o dia 19-08-2019 para as demais unidades.

§ 5º O arquivo digital gerado por download a partir do CIP0162 deverá ser salvo em formato PDF e anexado ao processo referido no

§ 1º como documento externo.

§ 6º A inexistência de processos ou de documentos sicos também deverá ser comunicada à AGCI na forma e dentro dos prazos definidos.

§ 7º Sendo constatadas divergências, o responsável pela unidade deverá adotar as medidas para solucioná-las. Ao preencher o documento referido no

§ 2º, deverá descrever de forma clara quais as divergências encontradas, as providências corretivas adotadas e informar quais divergências foram sanadas e quais permanecem pendentes de solução.

§ 8º A inclusão do documento referido no

§ 2º deste artigo dentro do prazo estabelecido não exime os responsáveis de continuarem a busca pela solução das divergências pendentes.

§ 9º Quando o prazo previsto no

§ 4º não for suficiente, o responsável pela unidade deverá, antes do término do prazo, solicitar a prorrogação por período não superior a cinco dias úteis, justificando os motivos, mediante a inclusão no processo referido no

§ 1º de documento do tipo Memorando dirigido à AGCI-SEACI, cabendo àquela Assessoria manifestar-se sobre o pleito no mesmo dia.

§ 10 Os documentos preenchidos pelos responsáveis pelo inventário serão analisados pela AGCI e considerados no Relatório Final do Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS, o qual será submetido à apreciação da Direção-Geral, podendo ser eventualmente encaminhado à Assessoria da Corregedoria-Geral para exame e adoção de providências.

§ 11 Dúvidas sobre o Relatório Corporativo CIP0162 poderão ser esclarecidas mediante acesso aos respectivos links "Utilização Básica", disponível na própria tela do sistema.

Art. 5º Os setores com maior quantidade de processos e documentos físicos poderão realizar o inventário com o uso do aplicativo de celular, devendo solicitar o leitor ótico ao SRI-SEMA.

Parágrafo único. Ao final do inventário realizado através do aplicativo, será necessário conferir o resultado dos eventuais processos e documentos não localizados no sistema CIP0163, exportar o relatório em formato PDF e incluir o arquivo como documento externo no processo referido no

§ 1º do artigo 4º.

Art. 6º Procedimentos específicos para uso do sistema SEI neste processo de Inventário de Processos e Documentos Físicos estão descritos dentro do próprio sistema, na Base de Conhecimento.

Porto Alegre, 17 de junho de 2019.

Documento assinado eletronicamente por PAULO EDUARDO PANASSOL, Diretor(a)-Geral, em substituição, em 17/06/2019, às 12:54, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 10 da Resolução nº 1.104, de 6 de fevereiro de 2019.

Documento assinado eletronicamente por CLAUDIO ROBERTO KOSKODAN DAS CHAGAS, Diretor(a) de Controle e Fiscalização, em 18/06/2019, às 10:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 10 da Resolução nº 1.104, de 6 de fevereiro de 2019. Nº de Série do Certificado: 1771951

Documento assinado eletronicamente por NICODEMOS DE BRITO CARDOSO, Diretor(a) Administrativo(a), em substituição, em 18/06/2019, às 10:54, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 10 da Resolução nº 1.104, de 6 de fevereiro de 2019.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://portal.tce.rs.gov.br/sei/controlador_externo.phpfi acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0003372 e o código CRC 10F20BC7.

Referência: Processo nº 000688-0220/19-7 SEI nº 0003372

Download do documento

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Circular da Coordenação Geral:

Nenhum Ato.

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Circular da Coordenação Geral:

Instrução Normativa nº 17/2016 de 10/11/2016 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9482 AND idambito = 4 LIMIT 1