Circular da Coordenação Geral nº 7/2018

CIRCULAR CG Nº 7/2018

A COORDENAÇÃO-GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO, devidamente autorizada pela Presidência da Casa, nos termos da Instrução Normativa nº 17 /2016, normatiza o seguinte:

Art. 1º O Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS relativo ao exercício de 2018 será realizado de acordo com o seguinte calendário:

I - SEADE-SEARQ - Setor de Arquivo: no período de 26-11 a 11-12-2018; e

II - Demais unidades da Sede e Serviços Regionais: no dia 26-11-2018 (o inventário deverá ser iniciado e concluído no mesmo dia).

Art. 2º Os períodos nos quais os servidores deverão interromper as tramitações físicas e via sistemas de processos e documentos seguirão as seguintes observações:

I - SEADE-SEARQ - Setor de Arquivo: das 12h do dia 23-11-2018 até às 23h59min do dia 11-12-2018 (neste período, nenhum processo ou documento deverá ser enviado para este setor);

II - Demais unidades - das 12h do dia 23-11-2018 até às 23h59min do dia 26-11-2018.

§ 1º A movimentação física ou via sistemas de processos e documentos durante os períodos relacionados neste artigo somente poderá ocorrer em caráter de exceção, por motivo de urgência, devendo ser devidamente justificada através do AD-9.24 - Resultado de Inventário de Processos e Documentos Físicos.

§ 2º O tratamento de documentos na tela DOC1030 deverá ser evitado nos períodos observados neste artigo, tendo em vista que os registros interferem no resultado do CIP0162-Relatório de Inventário.

Art. 3º Cada gerente de UGB deverá designar o servidor responsável pela execução do seu inventário. Este servidor deverá ler o MT-AGCI-0013 - Execução do Inventário de Processos e Documentos Físicos pelas Unidades do TCE-RS ou realizar o treinamento na modalidade de Ensino à Distância (EAD), o qual está disponível na intranet através do caminho Presidência > Escola > Cursos Livres.

Parágrafo único. Diferentes UGBs com subordinação hierárquica e situadas fisicamente na mesma sala poderão indicar o mesmo responsável pela execução dos respectivos inventários, desde que não comprometa o bom andamento da tarefa, observado o

§ 2º do art. 4º.

Art. 4º A apuração do estoque efetivo de processos e documentos físicos em cada unidade deverá ser verificada exclusivamente a partir de relatório gerado pelo CIP0162, que deverá ser salvo em meio digital e impresso.

§ 1º As conclusões do inventário deverão ser registradas no formulário padronizado AD-9.24 - Resultado de Inventário de Processos e Documentos Físicos. O responsável pela unidade deverá encaminhá-lo como anexo de e-mail à Assessoria de Gestão e Controle Interno-AGCI (agci@tce.rs.gov.br) em arquivo PDF, observado o

§ 2º deste artigo. O prazo para envio do formulário será até o dia 18-12-2018 para o SEARQ, e até o dia 03-12-2018 para as demais unidades.

§ 2º Deverá ser preenchido um AD-9.24 individualizado para cada unidade de trabalho (UGB ou não UGB) relacionada no campo "setor" do relatório corporativo CIP0162.

§ 3º O arquivo digital gerado por download a partir do CIP0162 e o seu impresso utilizado para verificação do inventário deverão ser guardados pelo responsável da unidade, pois poderão ser requisitados para análise posterior.

§ 4º A inexistência de processos ou de documentos físicos também deverá ser comunicada à AGCI por meio do formulário AD-9.24, na forma e dentro dos prazos definidos nos parágrafos 1º e 2º deste artigo.

§ 5º Sendo constatadas divergências, o responsável pela unidade deverá adotar medidas para solucioná-las. Ao preencher o formulário padronizado AD-9.24, deverá descrever de forma clara quais as divergências encontradas, as providências corretivas adotadas e informar quais divergências foram sanadas e quais permaneceram pendentes de solução. O formulário deverá ser enviado à AGCI com observância dos prazos e da forma estabelecidos nos parágrafos 1º e 2º deste artigo.

§ 6º O envio do AD-9.24 dentro do prazo estabelecido no

§ 1º deste artigo não exime o gerente de continuar a busca pela solução de divergências pendentes.

§ 7º Quando o prazo previsto no

§ 1º não for suficiente, o responsável pela unidade deverá encaminhar à AGCI, antes do término do prazo, por e-mail, pedido de prorrogação devidamente justificado e não superior a 5 (cinco) dias úteis, cabendo à referida Assessoria manifestar-se sobre o pleito no mesmo dia.

§ 8º O resultado apurado no formulário padronizado AD-9.24 será analisado pela AGCI e considerado no Relatório Final do Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS, o qual será submetido à apreciação da Direção-Geral, podendo ser encaminhado à Assessoria da Corregedoria-Geral para exame e eventual adoção de providências.

§ 9º Eventuais dúvidas sobre o Relatório Corporativo CIP0162 poderão ser esclarecidas mediante acesso aos respectivos links "Utilização Básica", disponível na própria tela do sistema.

PORTO ALEGRE, 24 de setembro 2018.

SANDRO CORREIA DE BORBA,

Diretor-Geral.

JOSÉ ALAOR SILVEIRA,

Diretor Administrativo.

CLAUDIO ROBERTO KOSKODAN DAS CHAGAS,

Diretor de Controle e Fiscalização.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Circular da Coordenação Geral:

Nenhum Ato.

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Circular da Coordenação Geral:

Instrução Normativa nº 17/2016 de 10/11/2016 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9482 AND idambito = 4 LIMIT 1