Circular da Coordenação Geral nº 9/2021

CIRCULAR Nº CG-09/2021

Dispõe sobre o Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE­-RS relativo ao exercício de 2021.

A COORDENAÇÃO-GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, por delegação do Conselheiro-Presidente, nos termos da Instrução Normativa nº 15 , de 26 de novembro de 2020; e

considerando o contido no processo SEI nº 002503-0220/21-7, RESOLVE:

Art. 1º O Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS do exercício de 2021 será realizado em duas etapas:

I - etapa preparatória: tem por objetivos manter o foco institucional na conversão dos processos finalísticos físicos para o Processo Eletrônico; e incentivar as áreas a realizarem a conversão dos processos administrativos físicos para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Para fins de inventário, esta etapa transcorrerá até às 12h do dia 01/04/2022.

II - etapa de execução: consiste na realização do inventário, cujo objetivo é sanar divergências entre o estoque físico e os dados informatizados.

§ 1º O SEADE-SEARQ - Setor de Arquivo - executará o inventário no período de 04-04 a 18-04-2022; e

§ 2º Demais unidades da Sede e Serviços Regionais executarão o inventário no dia 04-04-2022 (o inventário deverá ser iniciado e concluído no mesmo dia).

Art. 2º Os períodos nos quais os servidores deverão interromper a conversão de processos físicos para a Mesa de Trabalho ou para o SEI, assim como interromper as tramitações físicas e via sistemas de processos e documentos físicos seguirão as seguintes observações:

I - SEADE-SEARQ - Setor de Arquivo: das 12h do dia 01-04-2022 até às 23h59min do dia 18-04-2022 (neste período, nenhum processo ou documento deverá ser enviado para este setor);

II - Demais unidades: das 12h do dia 01-04-2022 até às 23h59min do dia 04-04-2022.

§ 1º A movimentação física ou via sistemas de processos e documentos físicos durante os períodos relacionados neste artigo somente poderá ocorrer em caráter de exceção, por motivo de urgência, devendo a ocorrência ser registrada no documento referido no

§ 2º do artigo 4º

§ 2º O tratamento de documentos na tela DOC1030 deverá ser evitado nos períodos observados neste artigo, tendo em vista que os registros interferem no resultado do CIP0162 - Relatório de Inventário.

Art. 3º Cada gerente de UGB deverá designar o servidor responsável pela execução do seu inventário. Este servidor deverá ler o MT-AGCI-0013 - Execução do Inventário de Processos e Documentos Físicos pelas Unidades do TCE-RS.

Parágrafo único. Diferentes UGBs com mesma subordinação hierárquica poderão indicar o mesmo responsável pela execução dos respectivos inventários, desde que não comprometa o bom andamento da tarefa, observado o

§ 2º do artigo 4º

Art. 4º A apuração do estoque efetivo de processos e documentos físicos em cada unidade deverá ser verificada exclusivamente a partir de relatório gerado pelo CIP0162.

§ 1º As conclusões do inventário deverão ser registradas no processo SEI nº 002470 - 0220/21-3.

§ 2º O responsável pelo inventário deverá incluir no processo referido no

§ 1º um documento do tipo "Resultado IPD" (Resultado de Inventário de Processos e Documentos) para cada unidade de trabalho (UGB ou não UGB) inventariada. Ao gerar o documento "Resultado IPD", preencher o campo "número" com a sigla da unidade.

§ 3º O documento referido no

§ 2º deverá ser assinado eletronicamente pelo responsável pelo inventário e pelo responsável pela unidade de trabalho.

§ 4º O prazo para a finalização do documento referido no

§ 1º será até o dia 22-04-2022 para o SEARQ, e até o dia 11-04-2022 para as demais unidades.

§ 5º O arquivo digital gerado por download a partir do CIP0162 deverá ser salvo em formato PDF e anexado ao processo referido no

§ 1º como tipo de documento "externo/relatório". No campo "Número/nome da árvore", identificar com "CIP0162-[sigla da unidade]".

§ 6º A inexistência de processos e documentos físicos também deverá ser comunicada através do documento "Resultado IPD", na forma e no prazo definidos.

§ 7º Sendo constatadas divergências, o responsável pela unidade deverá adotar as medidas para solucioná-las. Ao preencher o documento referido no

§ 2º, deverá descrever de forma clara quais as divergências encontradas, as providências corretivas adotadas e informar quais divergências foram sanadas e quais permanecem pendentes de solução.

§ 8º A inclusão do documento "Resultado IPD" no processo, na forma e prazo estabelecidos nesse artigo, não exime os responsáveis de continuarem a busca pela solução das divergências pendentes.

§ 9º Quando o prazo previsto no

§ 4º não for suficiente, o responsável pela unidade deverá, antes do término do prazo, solicitar a prorrogação por período não superior a cinco dias úteis, justificando os motivos, mediante envio de e-mail para agci@tce.rs.gov.br, cabendo àquela Assessoria manifestar-se sobre o pleito no mesmo dia.

§ 10 Os documentos "Resultado IPD" anexados ao processo serão analisados pela AGCI e considerados no Relatório Final do Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS, o qual será submetido à apreciação da Direção Geral, podendo ser eventualmente encaminhado à Assessoria da Corregedoria-Geral para exame e adoção de providências.

§ 11 Dúvidas sobre o Relatório Corporativo CIP0162 poderão ser esclarecidas mediante acesso aos respectivos links "Utilização Básica", disponível na própria tela do sistema.

Art. 5º Procedimentos específicos para uso do sistema SEI no processo de Inventário de Processos e Documentos Físicos estão descritos dentro do próprio sistema, na Base de Conhecimento

Porto Alegre, 11 de novembro de 2021.

César Luciano Filomena, Renata Agra Balbueno, Everaldo Ranincheski,

Diretor-Geral. Diretora Administrativa Diretor de Controle e Fiscalização.

Documento assinado eletronicamente por CÉSAR LUCIANO FILOMENA, Diretor-Geral, em 11/11/2021, às 17:23, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 10 da Resolução nº 1.104 , de 6 de fevereiro de 2019.

Documento assinado eletronicamente por EVERALDO RANINCHESKI, Diretor de Controle e Fiscalização, em 11/11/2021, às 18:01, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 10 da Resolução nº 1.104 , de 6 de fevereiro de 2019.

Documento assinado eletronicamente por RENATA AGRA BALBUENO, Diretora Administrativa, em 12/11/2021, às 10:29, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 10 da Resolução nº 1.104 , de 6 de fevereiro de 2019.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://portal.tce.rs.gov.br/sei-confere-assinatura, informando o código verificador 0122663 e o código CRC 7218C864.

Referência: Processo nº 002503-0220/21-7 SEI nº 0122663

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Circular da Coordenação Geral:

Nenhum Ato.

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Circular da Coordenação Geral:

Instrução Normativa nº 15/2020 de 26/11/2020 - Norma em vigor

Resolução nº 1104/2019 de 30/01/2019 - Norma em vigor