Instrução Normativa nº 1/2006
Regulamenta o Programa de Avaliação de Desempenho - PROADES - e institui o seu Manual, nos termos do artigo 9º da Resolução nº 735/2006.
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1/2006
(Revogada pela Instrução Normativa nº 9 /2018)
Regulamenta o Programa de Avaliação de Desempenho - PROADES - e institui o seu Manual, nos termos do artigo 9º da Resolução nº 735 /2006.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das atribuições contidas no art. 14, inciso XX, do Regimento Interno aprovado pela Resolução nº 544 /2000,
considerando o disposto na Resolução nº 735 /2006 e o contido no Processo nº 8303-0200/04-3, DETERMINA:
Art. 1º Fica instituído o Manual do Programa de Avaliação de Desempenho - PROADES, anexo à presente Instrução Normativa.
Art. 2º A Coordenação-Geral decidirá sobre casos omissos não previstos no Manual.
Art. 3º A presente Instrução Normativa entra em vigor nesta data.
Gabinete da Presidência, em 24 de março de 2006.
Sandro Dorival Marques Pires
Presidente.
APRESENTAÇÃO
O Programa de Avaliação de Desempenho - PROADES - faz parte da Política de Recursos Humanos do Tribunal, e o presente Manual visa a apresentar o conceito, os objetivos, as fases e seu calendário, a metodologia e os procedimentos do Programa.
A importância e o valor desse Programa, como ferramenta de gerência de recursos humanos, frente a quantidade e a qualidade do trabalho demandado pelas definições do planejamento da Instituição, estão diretamente ligados à possibilidade de localizar as carências, os atributos e as potencialidades de cada servidor em relação à atividade-fim deste Tribunal de Contas, permitindo o aperfeiçoamento do trabalho, a correção dos desvios, sejam de planejamento, de estabelecimento de metas, de capacitação profissional ou de adequação de perfis.
Cumpre destacar que a participação, o empenho e o comprometimento dos envolvidos são fatores imprescindíveis para que alcancemos os resultados pretendidos com a implantação e o desenvolvimento do PROADES.
Fundamentação Legal
O Programa de Avaliação de Desempenho está inserido no Sistema de Gestão pela Qualidade adotado pelo Tribunal de Contas do Estado do RS como forma de buscar a excelência na consecução de seus serviços e, assim, bem cumprir as atribuições constitucionais que lhe são próprias.
O Programa foi instituído pela Resolução nº 735 , de 08 de fevereiro de 2006.
1. CONCEITO
O conceito de avaliação abrange, como premissa básica, a confrontação de algo que aconteceu (resultado) com algo que foi estabelecido antes (meta)¹.
O PROADES organiza, coordena, monitora e avalia os resultados esperados dos setores produtivos frente as definições do Planejamento Estratégico da Instituição, sendo dotado de procedimentos que permitem a observação e o acompanhamento do trabalho dos envolvidos, possibilitando o gerenciamento de possíveis desvios em relação à Missão do Tribunal de Contas do Estado.
Importante destacar, nesse contexto, que a avaliação de desempenho não busca apenas comparar o objetivo estabelecido com o resultado alcançado, para estabelecer conclusões positivas ou negativas em relação ao trabalho. Relevante é garantir o desempenho esperado e definido por meio de metas e, identificados desvios de desempenho, servir para que o gerente atue sobre eles e suas causas, corrigindo-os.
2. OBJETIVO GERAL
Avaliar, desenvolver ou aperfeiçoar e valorizar as potencialidades de desempenho dos servidores do Tribunal de Contas do Estado.
2.1. Objetivos Específicos
- Fornecer subsídios à gestão da política de recursos humanos;
- identificar e desenvolver as potencialidades de cada servidor;
- identificar necessidades de capacitação para superar as carências e maximizar os potenciais;
- proporcionar orientação constante sobre as dificuldades de desempenho, buscando melhorias;
- possibilitar o estreitamento das relações interpessoais e a cooperação dos servidores entre si e seus chefes;
- auxiliar no processo de definição do desempenho esperado dos servidores, planejando as atividades para o seu alcance;
- contribuir para o desenvolvimento de novas habilidades e estimular o autodesenvolvimento e o crescimento profissional dos servidores.
3. IMPORTÂNCIA DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
3.1. Para o Servidor Avaliado
O servidor conhecerá o desempenho funcional esperado para aquele ciclo de avaliação por ocasião do planejamento, momento em que serão estabelecidas as metas, as atividades e os prazos a serem cumpridos. No decorrer do ciclo, receberá informações a respeito dos resultados alcançados (fase de acompanhamento). Nesse sentido, o Programa possibilitará o crescimento pessoal e profissional do servidor, dando-lhe maior segurança e motivação para o exercício de suas atividades. Por fim, o resultado obtido na Avaliação de Desempenho ficará registrado na ficha funcional do avaliado, podendo servir de ferramenta gerencial para subsidiar decisões acerca de ações relacionadas à gestão de pessoal.
3.2. Para o Chefe Imediato
O Programa servirá ao chefe imediato como fonte para o planejamento das atividades e ações de sua unidade, possibilitando a distribuição do trabalho, de acordo com o perfil funcional dos servidores². Também ajudará a verificar se está ocorrendo alinhamento entre o desempenho dos servidores e os objetivos e metas da unidade e os da Instituição.
Igualmente propiciará o melhor gerenciamento dos recursos humanos, permitindo a detecção de suas habilidades, interesses e/ou dificuldades, possibilitando, assim, a adoção de providências necessárias ao aprimoramento e bom curso dos trabalhos e à satisfação dos servidores.
3.3. Para a Administração Pública e para a Sociedade
O referido Programa constitui-se num instrumento que reforçará o compromisso com os resultados almejados pela Instituição, possibilitará um aproveitamento melhor do potencial de trabalho dos servidores e permitirá controlar a qualidade dos serviços prestados à Sociedade.
4. APLICAÇÃO DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
4.1. Quem Será Avaliado
Serão avaliados os servidores:
1) ocupantes de cargos de provimento efetivo estáveis;
2) ocupantes de cargos em comissão;
3) adidos.
A universalização do Programa tem por escopo o alinhamento do trabalho com os objetivos institucionais e a efetiva integração de todos que atuam na esteira produtiva do Tribunal.
4.2. Quem Não Será Avaliado
Não serão avaliados os servidores:
1) ocupantes de cargos de provimento efetivo em estágio probatório, em razão de estarem sendo avaliados pelas regras próprias do referido estágio. Quando esses servidores adquirirem estabilidade passarão a ser avaliados pelas regras estabelecidas neste Programa;
2) cedidos.
Observação: Quando o servidor afastado retornar às atividades funcionais no Tribunal de Contas do Estado, será incluído imediatamente no Programa de Avaliação de Desempenho. Contudo, para fins de registro na ficha funcional da pontuação auferida no Programa, deverá contar, ao final do ciclo, com, no mínimo, 180 dias de efetivo exercício de suas funções.
4.3. Quem Avalia
1) Chefe Imediato - participará de todas as fases do Programa. Entende-se por chefe imediato a pessoa que dirige a unidade onde o servidor avaliado está lotado. Ex.: Centro de Recursos Humanos (CRH) - Setor de Avaliação, Recrutamento e Seleção de Servidores (SAR): o Dirigente desse Setor é chefe imediato dos servidores que ali estão lotados. Já, no Serviço de Prestação de Contas Municipais (SPCM), o chefe imediato é o Coordenador. Igualmente, no Serviço de Auditoria Municipal (SAM), o chefe imediato é o Coordenador do Serviço.
2) Superior Hierárquico - é a pessoa que ocupa a função hierarquicamente superior à do chefe imediato.
Considerando o exemplo acima, o superior hierárquico do Dirigente do SAR é quem exerce a função de Coordenação do CRH; do Coordenador do SPCM e do SAM, o Supervisor da Supervisão de Instrução de Contas Municipais (SICM) e da Supervisão de Auditoria Externa (SAE), respectivamente. O superior hierárquico participará do Programa sempre que o chefe imediato solicitar ou quando aquele entender necessário ou, ainda, quando não haja consenso entre o servidor avaliado e o seu chefe imediato.
3) Comissão de Avaliação de Desempenho - será composta por 05 (cinco) membros, sendo, um do Centro de Recursos Humanos e, no mínimo, um servidor de cada Direção, que já tenham completado o período de estágio probatório.
Igualmente, serão nomeados 05 (cinco) servidores suplentes, observada a mesma forma e critérios de nomeação dos titulares.
A Comissão de Avaliação de Desempenho reunir-se-á com a presença de, no mínimo, 03 (três) de seus membros.
À Comissão de Avaliação de Desempenho compete homologar o resultado final da Avaliação de Desempenho dos servidores individualmente, bem como apreciar e julgar os recursos interpostos pelos avaliados que, após a tentativa de conciliação, permanecerem discordando da avaliação.
No momento da homologação do resultado final da Avaliação de um membro da referida Comissão, este ficará impedido de permanecer na reunião, sendo convocado para substituí-lo, se necessário, o servidor suplente da mesma Direção. Igualmente, o membro da Comissão de Avaliação de Desempenho que interpuser recurso ficará impedido de permanecer na reunião que o avaliar e julgar, convocando-se, se necessário, o servidor suplente da mesma Direção.
Os membros da Comissão têm o dever de avaliar com objetividade e imparcialidade o desempenho do servidor, devendo o trabalho, tanto de homologação, quanto de julgamento dos recursos, observar os prazos fixados no calendário (item 5.4).
4.4. Quando Avaliar
Para saber quando a Avaliação de Desempenho será realizada, faz-se necessário o entendimento das definições de ciclo de avaliação e de efetivo exercício.
1) Ciclo de avaliação: é o período de 365 dias em que o servidor será avaliado quanto ao seu desempenho funcional. Conforme estabelecido na Resolução nº 735 /2006, o Programa inicia em 1º de abril de um ano e termina em 31 de março do ano subseqüente.
2) Efetivo exercício: é o tempo em que o servidor exerce efetivamente as atribuições do seu cargo ou função, trabalhando e desenvolvendo suas atividades no Tribunal de Contas do Estado.
Para que seja registrada a pontuação auferida neste Programa na ficha funcional é necessário que o servidor tenha, no mínimo, 180 dias de efetivo exercício no ciclo de avaliação.
Os dias de afastamento, a qualquer título, com exceção das férias, não serão computados como de efetivo exercício no referido ciclo.
Caso o servidor não tenha alcançado o tempo mínimo exigido, constará na ficha funcional o motivo da ausência de pontuação para o ciclo de avaliação em questão. Somente após novo ciclo de avaliação ele terá a pontuação registrada.
4.5. O Que Avaliar
O desempenho do servidor será avaliado, considerando-se o planejamento e o resultado alcançado pelo servidor, sob o enfoque dos quesitos RESPONSABILIDADE, PRODUTIVIDADE, EFICIÊNCIA E DISCIPLINA, previstos no art. 28 da Lei Complementar nº 10.098 /94 - Estatuto e Regime Jurídico Único dos Servidores Públicos Civis do Estado, acrescidos do quesito QUALIDADE.
Definem-se os quesitos de avaliação, conforme segue:
I - Responsabilidade - refere-se à forma pela qual o servidor desempenha suas tarefas, envolvendo a responsabilidade pelas próprias atitudes, o zelo pela imagem da Instituição, a postura ética e o cuidado com os equipamentos, instrumentos e demais materiais de trabalho.
II - Produtividade - refere-se à obtenção de rendimento compatível com as condições de trabalho, em termos de volume, dentro dos prazos e condições estipulados.
III - Eficiência - diz respeito à execução da rotina de trabalho, considerados os recursos disponíveis.
IV - Disciplina - diz respeito à adaptação do servidor às regras, às normas e aos procedimentos estabelecidos para o bom andamento do serviço.
V - Qualidade - refere-se à boa execução do serviço, verificando sua confiabilidade, acessibilidade e segurança, para o atendimento das necessidades da unidade, bem como ao baixo índice de repetição de um mesmo trabalho.
5. PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
O Programa de Avaliação de Desempenho - PROADES - está dividido em três fases: Planejamento, Acompanhamento e Avaliação.
As fases do PROADES serão registradas no sistema informatizado do Tribunal de Contas, permitindo-se o acesso aos participantes durante todo o processo. A cada uma das fases o servidor tomará ciência dos registros realizados pela chefia imediata.
5.1. Planejamento
Na fase de Planejamento, o chefe imediato, levando em conta as metas da unidade, os recursos humanos, as condições técnicas disponíveis e outros elementos circunstanciais, estabelecerá o padrão de desempenho esperado de cada servidor a ele subordinado, especificando metas individuais, atividades e prazos a serem cumpridos durante o ciclo de avaliação. Ainda, deverá considerar o descrito no Quadro dos Perfis Funcionais, de modo a compatibilizar as atividades conferidas ao servidor com os requisitos definidos para a função e as atribuições do cargo que ocupa.
O Planejamento poderá ser elaborado e discutido com o servidor a ser avaliado, com a participação do respectivo superior hierárquico, quando couber.
Os servidores que estiverem exercendo função de chefia, de direção ou de assessoramento serão avaliados pelo índice de alcance das metas da unidade sob sua direção, sem prejuízo da possibilidade de estabelecimento de metas individuais.
O período reservado à elaboração do Planejamento será o mês de abril, conforme estabelecido pelo calendário no item 5.4.
Ainda que o Planejamento deva acontecer no primeiro mês do ciclo de avaliação, poderá ser revisto sempre que necessário, por exemplo, em caso de alteração de lotação, de chefia imediata, de alguma condição funcional do servidor, ou redimensionamento das metas da unidade, devendo ser observado o Sistema virtual de registros: novo lançamento pelo avaliador e concordância pelo avaliado. A revisão do Planejamento poderá ocorrer a qualquer tempo. As metas renegociadas terão seu registro histórico mantido no Sistema Informatizado.
Em razão de circunstâncias excepcionais, especialmente às ligadas ao tempo mínimo na função exercida, o Planejamento poderá resultar apenas no registro da circunstância que impediu o estabelecimento do padrão de desempenho, metas e atividades.
5.2. Acompanhamento
Acompanhamento do desempenho é a fase em que o chefe imediato verificará o andamento das atividades atribuídas aos seus subordinados e realizará os registros relevantes acerca dos quesitos que serão considerados na avaliação. Nessa fase, as metas estabelecidas podem ser revisadas, com a adoção, se necessário, de medidas para a melhoria do desempenho, como, por exemplo, treinamento ou promoção de ajustes funcionais.
O Acompanhamento poderá ocorrer durante todo o ciclo de avaliação. Conforme estabelecido na Resolução nº 735 /2006, nessa fase ocorrerão dois registros formais, nos meses de agosto e janeiro (calendário, item 5.4), evitando que o avaliador se reporte apenas a fatos mais recentes ou isolados.
Essa é a fase da atuação gerencial, quando se recomenda ao chefe imediato ter um contato formal com o servidor avaliado, informando-o a respeito do seu desempenho. Devem ser verificados os resultados alcançados até então, discutidos os fatores facilitadores e os dificultadores do cumprimento do planejado,
considerando os quesitos de avaliação e as definições do Quadro de Perfis Funcionais, inclusive quanto às habilidades necessárias para a realização das atividades e às atribuições da função.
L Importante:
Na fase de acompanhamento, avaliador e avaliado buscarão estabelecer confiança e auxílio mútuos, o que conduzirá ao crescimento profissional de ambos.
5.3. Avaliação
Essa será a fase em que os avaliadores,
considerando os registros realizados durante as fases de planejamento e de acompanhamento, atribuirão notas, com as respectivas justificativas para cada um dos quesitos que compõem o Programa de Avaliação de Desempenho. As notas serão traduzidas em conceitos, conforme o item 6.1 deste Manual.
O procedimento poderá ser feito em conjunto com o servidor, ocasião na qual se faculta a reflexão sobre o seu desempenho no período, a manifestação sobre discordâncias ou fatores que gostaria fossem considerados em sua avaliação, discussão sobre suas qualidades e carências, as quais poderão apontar para a definição de uma estratégia de capacitação e plano de melhorias para o ciclo seguinte. A avaliação em conjunto propiciaria ao servidor tomar, imediatamente, conhecimento de suas notas e conceitos.
5.4. Calendário ________________________________________________________________________________
| Abril | Planejamento |
| | Chefe Imediato - define o desempenho esperado de todos os |
| |servidores sob sua subordinação, estabelecendo metas, atividades e|
| | prazos. |
|=============|==================================================================|
|Maio |CRH - verifica, junto a cada unidade, o cumprimento do|
| |Planejamento. Se a fase de Planejamento não foi realizada, informa|
| |à Coordenação- Geral o não-cumprimento. |
|-------------|------------------------------------------------------------------|
|Agosto |Acompanhamento |
| |Chefe Imediato - promove um contato formal obrigatório com o|
| |servidor e realiza os registros necessários para análise do|
| |desempenho no período. |
|-------------|------------------------------------------------------------------|
|Setembro |CRH - verifica se o chefe imediato realizou o efetivo|
| |Acompanhamento do Desempenho dos servidores no período. Informa à|
| |Coordenação- Geral casos de não-cumprimento da fase de|
| |Acompanhamento. |
|-------------|------------------------------------------------------------------|
|Janeiro |Acompanhamento |
| |Chefe Imediato - promove um contato formal obrigatório com o|
| |servidor e realiza os registros necessários para análise do|
| |desempenho no período. |
|-------------|------------------------------------------------------------------|
|Fevereiro |CRH - verifica se o chefe imediato realizou o efetivo|
| |Acompanhamento do Desempenho dos servidores no período. Informa à|
| |Coordenação- Geral casos de não-cumprimento da fase de|
| |Acompanhamento. |
|-------------|------------------------------------------------------------------|
|Março |Avaliação |
| |Chefe Imediato - realiza a Avaliação até o 15º dia útil do mês,|
| |baseada no Planejamento e nos Acompanhamentos realizados,|
| |indicando a nota para cada quesito de avaliação. |
|_____________|__________________________________________________________________| A partir da finalização da avaliação
CRH - consolida os processos e verifica a efetividade dos avaliados até 31 de março.
Avaliado - toma ciência da avaliação e, se for o caso, solicita Reunião de Conciliação, a ser realizada com o chefe imediato e superior hierárquico.
Prazo para o avaliado solicitar a Reunião de Conciliação: 10 dias úteis, iniciando a sua contagem a partir do 1º (primeiro) dia útil do mês de abril. Prazo para a interposição de recurso: 5 dias úteis, iniciando a sua contagem a partir do término do prazo para a realização da Reunião de Conciliação.
Superior Hierárquico - agenda e realiza a Reunião de Conciliação com o avaliado e chefe imediato, cujo resultado deverá ser registrado no Sistema.
Prazo para a realização da Reunião de Conciliação: 45 dias úteis, iniciando a sua contagem a partir do 11º (décimo primeiro) dia útil do mês de abril.
Não havendo conciliação, o avaliado poderá interpor recurso, dirigido ao Diretor Administrativo.
Diretor Administrativo - recebe os recursos interpostos, examina a admissibilidade e os encaminha à Comissão de Avaliação de Desempenho.
Comissão de Avaliação de Desempenho - examina as Avaliações de Desempenho, julga os recursos interpostos e homologa o resultado final das avaliações no prazo de 60 dias.
Após, terá 05 dias úteis para emitir o parecer conclusivo sobre as Avaliações de Desempenho, encaminhando-o à Coordenação-Geral.
CRH - providencia o arquivamento dos processos recursais e encaminha o relatório final da Avaliação de Desempenho à Coordenação-Geral.
Coordenação-Geral - define as ações a serem implementadas, se forem necessárias, cientificando os chefes imediatos e superiores hierárquicos.
Observação: O chefe imediato deverá efetuar os registros das fases do Programa (Planejamento, Acompanhamento e Avaliação), conforme determinado no calendário. No caso de ausência do servidor, fica ao encargo do chefe imediato informá-lo acerca das anotações efetuadas, prévia ou posteriormente ao período de ausência.
6. SISTEMA DE AVALIAÇÃO
O processo de avaliação será operacionalizado mediante o Sistema Informatizado que estará disponível na rede de computadores deste Tribunal, base de dados Oracle, para os servidores que fazem parte do Programa em suas respectivas categorias de acesso.
O manual específico para a utilização do Sistema será disponibilizado na Intranet do Tribunal.
O servidor deverá tomar ciência do registro de cada uma das fases do Programa, conforme indicado no manual do Sistema Informatizado.
6.1. Notas e Conceitos
Deverá ser atribuída uma nota de 0 (zero) a 10 (dez) para cada quesito avaliado. Essa nota corresponderá a um conceito, conforme abaixo convencionado:
- de 9,0 a 10,0 - Superou o Esperado (SE);
- de 7,0 a 8,9 - Atingiu o Esperado (AE);
- de 4,5 a 6,9 - Atingiu Parcialmente o Esperado (AP);
- de 0 a 4,4 - Não Atingiu o Esperado (NA). Padrões a serem observados pelos avaliadores:
- Notas entre 9,0 e 10,0 - Superou o Esperado (SE) - devem ser atribuídas ao servidor que, no quesito avaliado, apresentou um resultado excelente, exemplar, muito acima do exigido como padrão de desempenho.
- Notas entre 7,0 e 8,9 - Atingiu o Esperado (AE) - indicam o desempenho muito bom do servidor, o atingimento de todos os resultados e metas esperadas,
considerando a quantidade e a qualidade previamente fixadas para o desenvolvimento dos trabalhos, e o cumprimento dos prazos estabelecidos.
L Importante:
Sempre que a meta não for plenamente atingida, por razões alheias ao desempenho do servidor, não obstante ter ele envidado todos os esforços para atingi-la, deve ser atribuído o conceito que o chefe imediato entender cabível. Os fatores que prejudicaram o desenvolvimento normal do trabalho devem ser identificados, e a proposição de soluções, se for o caso, deve constar no plano de melhorias para o próximo ciclo de avaliação.
- Notas entre 4,5 e 6,9 - Atingiu Parcialmente o Esperado (AP) - devem ser atribuídas quando o desempenho apresentado pelo servidor não for suficiente, e os resultados esperados não foram plenamente atingidos. Houve tão-somente um atingimento parcial do que fora estabelecido.
A atribuição desse conceito deve ser feita ao servidor que, ao desempenhar suas atividades, não atendeu plenamente ao que foi definido na fase do Planejamento (considerando possíveis alterações ocorridas nos acompanhamentos), seja em relação à quantidade ou qualidade do trabalho, ou ao prazo fixado para o seu desenvolvimento.
- Notas entre 0 e 4,4 - Não Atingiu o Esperado (NA) - devem ser atribuídas quando os resultados alcançados ficarem aquém do planejado, no que pertine às metas, às atividades e aos prazos, tanto em relação à quantidade, quanto à qualidade.
L Importante:
As notas atribuídas a cada um dos quesitos avaliados devem ser justificadas pelo chefe imediato.
6.2. Cálculo e Pesos
A nota final da avaliação de desempenho será apurada mediante a aplicação da seguinte fórmula: ______________________________________________________
|X = [(N1.P1) + (N2.P2) + (N3.P3) + (N4.P4) + (N5.P5)] |
| ---------------------------------------- |
| 10 |
|______________________________________________________| Para tanto, a nota atribuída para cada quesito deve ser multiplicada pelo seu peso, de acordo com a tabela abaixo: ______________________________
| Quesito | Peso |
|=====================|========|
|Responsabilidade | 2,25|
|---------------------|--------|
|Produtividade | 1,75|
|---------------------|--------|
|Eficiência | 2,00|
|---------------------|--------|
|Disciplina | 1,75|
|---------------------|--------|
|Qualidade | 2,25|
|_____________________|________| X = nota final
N1= nota atribuída ao quesito Responsabilidade
N2 = nota atribuída ao quesito Produtividade
N3 = nota atribuída ao quesito Eficiência N4 = nota atribuída ao quesito Disciplina N5 = nota atribuída ao quesito Qualidade
P1 = peso do quesito Responsabilidade
P2 = peso do quesito Produtividade
P3 = peso do quesito Eficiência P4 = peso do quesito Disciplina P5 = peso do quesito Qualidade
Para fins de arredondamento do cálculo da nota final, será utilizado o critério de uma casa decimal.
7. REUNIÃO DE CONCILIAÇÃO
Discordando da avaliação realizada, o avaliado poderá solicitar Reunião de Conciliação, no Sistema Informatizado, que, automaticamente, notificará o fato ao superior hierárquico, via correio eletrônico, no prazo de 10 (dez) dias úteis, a contar do 1º (primeiro) dia útil do mês de abril.
Compete ao superior hierárquico proceder aos trâmites necessários à Reunião, comunicando data, horário e local, via correio eletrônico, ao chefe imediato e ao avaliado, bem como efetuar eventuais alterações na nota deste no Sistema, conforme resultado da Reunião.
Na hipótese em que o servidor avaliado por mais de um chefe imediato (vide item 10) discordar da avaliação realizada por aquele que não o atual, a Reunião de Conciliação, se requerida, ficará ao encargo da Comissão de Avaliação de Desempenho, sendo da responsabilidade dessa eventual alteração da nota do avaliado no Sistema.
O prazo limite para a realização da Reunião de Conciliação é de 45 (quarenta e cinco) dias úteis, iniciando a sua contagem a partir do 11º (décimo primeiro) dia útil do mês de abril.
A concretização da conciliação, ou seja, o acordo entre as partes envolvidas, implicará renúncia à instância recursal.
8. RECURSO
É facultado ao servidor que discordar do resultado da sua Avaliação de Desempenho interpor recurso no prazo de 05 (cinco) dias úteis, a contar da data do término do prazo para a realização da Reunião de Conciliação (45 dias úteis, contados a partir do 11º dia útil do mês de abril).
Ao avaliador é facultado apresentar resposta fundamentada no mesmo prazo, a contar da data da ciência da interposição do recurso.
O recurso, entregue no Protocolo do Tribunal, será dirigido ao Diretor Administrativo, devendo conter, sob pena de não-conhecimento:
a) nome, matrícula e cargo do recorrente;
b) número do processo de Avaliação de Desempenho;
c) identificação da decisão contra a qual se insurge, pelo nº de ordem (quando houver avaliações parciais) e/ou pelo nome do avaliador;
d) recibo de registro da interposição de recurso, emitido pelo Sistema Informatizado;
e) razões - contendo os elementos necessários à comprovação do alegado, à referência ao quesito ou aos quesitos e à respectiva nota que pretende ver alterada.
À Comissão de Avaliação de Desempenho competirá o julgamento dos recursos, no que pertine às questões de mérito. Na hipótese de seu não-conhecimento pelo Diretor
Administrativo, caberá a ela, também, o reexame de seus pressupostos.
Os recursos serão julgados no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, a contar do término do prazo recursal, sendo da Comissão de Avaliação de Desempenho a atribuição de comunicar ao Centro de Recursos Humanos o resultado do julgamento.
9. HOMOLOGAÇÃO DOS RESULTADOS DAS AVALIAÇÕES
A homologação final das avaliações será realizada pela Comissão de Avaliação de Desempenho no prazo de 60 dias a contar do término do prazo recursal. Transcorrido esse período, a Comissão deverá, em 05 (cinco) dias úteis, enviar ao CRH o resultado final da Avaliação de Desempenho dos servidores, por meio de parecer conclusivo.
No parecer conclusivo deverão estar relacionados todos os processos de Avaliação de Desempenho, com as notas auferidas, considerados os recursos interpostos e suas decisões; os servidores avaliados sem a efetividade mínima; os que não tenham atingido o resultado esperado (NA) e aqueles cujo resultado atingido for parcial (AP), identificados por unidade, bem como as percepções da Comissão de Avaliação de Desempenho no que tange ao Sistema e seus resultados.
A homologação final da avaliação realizada pela Comissão será o ato de encerramento dos processos do respectivo ciclo.
Todos os servidores envolvidos no Programa serão cientificados da homologação final da avaliação.
Após a cientificação, os processos recursais serão remetidos ao arquivo pelo CRH.
10. MOVIMENTAÇÃO DO SERVIDOR OU CHEFE IMEDIATO
Na hipótese de ocorrer, durante o ciclo de avaliação, conclusão do estágio probatório, relotação, cedência ou outro tipo de movimentação do servidor, bem como alteração do chefe imediato, para adequar o Sistema Gerenciador do PROADES serão adotados os seguintes procedimentos:
- Servidores que completarem estágio probatório, bem como os casos de retorno de licenças e demais afastamentos: quando essas situações ocorrerem em mês diferente do definido na fase de Planejamento, o Programa de Avaliação será realizado de forma idêntica à estabelecida, salvo se o servidor retornar quando restarem menos de 180 dias para o término do ciclo, situação em que a pontuação auferida apenas não será considerada para fins de registro na ficha funcional. O Planejamento será realizado no mês do término do estágio ou do retorno do servidor. As demais fases do Programa deverão ser realizadas com o cumprimento de, no mínimo, um Acompanhamento, que poderá não coincidir com os meses definidos no calendário.
- Alteração de lotação do servidor: o chefe imediato da unidade de origem deverá realizar a avaliação,
considerando o período do Planejamento até a data da saída do servidor, dando-lhe ciência e comunicando, por escrito, ao Centro de Recursos Humanos a alteração de lotação. O CRH providenciará as alterações quanto às permissões no Sistema Informatizado, de forma que o chefe da unidade de destino do servidor tenha
acesso à avaliação realizada pelo seu antecessor. O novo chefe deverá analisar os documentos e efetuar novo Planejamento para o período restante, com observância do calendário fixado na Resolução nº 735 /2006.
O resultado da Avaliação de Desempenho do servidor será apurado pela média das avaliações, considerando-se a proporcionalidade de dias de permanência do servidor em cada uma das unidades.
- Servidor realizando trabalho fora de sua unidade de lotação: nesse tipo de situação, o chefe da unidade em que está lotado e o chefe da unidade para a qual o servidor presta serviço, temporariamente, decidirão sobre a avaliação, considerando, também, o período em que o servidor permanecer fora da sua unidade de lotação.
- Servidor designado para Comissões ou Grupos de Trabalhos: os responsáveis pelas Comissões ou Grupos fornecerão aos chefes imediatos dos servidores que os integrarem, por períodos superiores a 30 dias, as informações necessárias para compor a Avaliação de Desempenho daqueles servidores.
- Substituição ou alteração do chefe imediato: se o período de substituição não ultrapassar 30 (trinta) dias, a avaliação será feita pelo titular tão logo retorne às suas funções. Se houver alteração na titularidade da função, o novo chefe imediato dará andamento normal ao processo de avaliação,
considerando os documentos até então produzidos.
- Licenças e outros afastamentos: o período de avaliação do servidor será contado em dias corridos. Os dias de afastamento, a qualquer título, com exceção das férias, não serão computados no ciclo de avaliação.
11. RESPONSABILIDADES E COMPETÊNCIAS
Todos os servidores alcançados pelo presente regulamento deverão conhecer o Programa de Avaliação de Desempenho e dele participar, colaborando para o seu regular desenvolvimento e aprimoramento.
11.1. Servidor
a) na fase de Planejamento:
- opinar quanto à contribuição de trabalho que deverá dar para o alcance das metas da sua unidade, auxiliando na elaboração do planejamento;
- tomar ciência do planejamento quanto ao desempenho esperado.
b) na fase de Acompanhamento:
- observar seu desempenho profissional e funcional, tentando identificar fatores limitantes para o cumprimento das metas planejadas e, se for o caso, informar e solicitar ao chefe imediato a adoção de medidas com vistas à superação de limites;
- colaborar para a elaboração do plano de melhorias;
- tomar ciência dos registros realizados pelo chefe imediato.
c) na fase de Avaliação:
- analisar o desempenho no período em conjunto com o chefe imediato;
- tomar ciência de sua avaliação e, se desejar, manifestar sua opinião quanto ao resultado obtido;
- colaborar para a elaboração do plano de melhorias para o próximo ciclo.
d) na fase de Conciliação:
- solicitar Reunião de Conciliação no Sistema Informatizado, se discordar de sua avaliação;
- participar da Reunião de Conciliação;
- tomar ciência do resultado da Reunião de Conciliação.
e) na fase Recursal:
- interpor recurso se permanecer discordando de sua avaliação;
- providenciar o registro do recurso no Sistema Informatizado, emitindo o respectivo documento, que, obrigatoriamente, deverá acompanhar a petição recursal;
- tomar ciência do resultado do recurso e da homologação da Avaliação de Desempenho.
11.2. Chefe Imediato
a) na fase de Planejamento:
- definir o padrão de desempenho esperado do servidor no período de avaliação, as metas e os prazos, de acordo com as necessidades da unidade, estabelecendo as atividades a serem desenvolvidas;
- realizar o planejamento em conjunto com o superior hierárquico quando couber;
- verificar as condições de trabalho em termos de recursos humanos e técnicos disponíveis, adotando, se for o caso, providências no sentido de suprir eventuais carências;
- ouvir a opinião do servidor, verificando a possível contribuição para que as metas da unidade sejam atingidas;
- registrar o planejamento no Sistema Informatizado;
- dar ciência ao servidor do planejamento realizado.
b) na fase de Acompanhamento:
- analisar o desempenho do servidor no período,
considerando as metas e os prazos estabelecidos no planejamento;
- registrar o acompanhamento no Sistema Informatizado, após os contatos com o servidor;
- registrar, se for o caso, os fatos e as condições que propiciaram ou dificultaram o alcance do desempenho esperado e estabelecer um plano de melhorias;
- revisar as metas, atividades e prazos, se necessário;
- reforçar os pontos fortes do servidor;
- orientar o servidor sobre os aspectos que necessita desenvolver;
- registrar objetivamente as proposições de ajuste do planejamento, especificando as ações que serão levadas a efeito;
- dar ciência ao servidor das anotações registradas.
c) na fase de Avaliação:
- analisar os resultados alcançados pelo servidor no período;
- atribuir notas a cada um dos quesitos de avaliação, registrando-as no Sistema Informatizado;
- estabelecer, se for o caso, o plano de melhorias para o próximo período de avaliação;
- dar ciência do resultado da avaliação ao servidor.
d) na fase de Conciliação:
- participar da Reunião de Conciliação.
11.3. Superior Hierárquico
- participar do Programa, auxiliando o avaliador e o avaliado na elaboração do planejamento e nas demais fases sempre que for solicitado ou quando entender necessário;
- realizar Reunião de Conciliação entre o avaliado e o avaliador e registrá-la no Sistema Informatizado;
- tomar ciência das fases do ciclo.
11.4. Diretor Administrativo
- receber os recursos interpostos e examinar sua admissibilidade quanto aos seus pressupostos estabelecidos no item 8;
- encaminhar os recursos à Comissão de Avaliação de Desempenho para fins de julgamento.
11.5. Comissão de Avaliação de Desempenho
- realizar Reunião de Conciliação entre o avaliado e o avaliador - na hipótese em que o servidor avaliado por mais de um chefe imediato (vide item 10) discordar da avaliação realizada por aquele que não o atual, ou quando, na estrutura organizacional da unidade, não houver superior hierárquico. A Reunião deverá ser registrada no Sistema Informatizado;
- examinar todos os processos e apreciar os recursos interpostos pelos avaliados e as formalidades obrigatórias para o conhecimento dos mesmos;
- ouvir os envolvidos no processo de avaliação e outros servidores que possam esclarecer divergências acerca das avaliações e dos recursos interpostos;
- reexaminar, de ofício, as decisões de não-conhecimento dos recursos;
- homologar o resultado final das avaliações;
- elaborar parecer conclusivo nos termos do item 9;
- recomendar, quando entender necessário, ações de melhoria que devam ser adotadas pelas unidades, e as indicadas pelos chefes imediatos para as situações individuais, encaminhando as recomendações à Coordenação-Geral;
- informar à Coordenação-Geral evidências de falta de veracidade nas avaliações realizadas pelos chefes imediatos.
11.6. Centro de Recursos Humanos
- coordenar e acompanhar os procedimentos pertinentes ao processo de avaliação de desempenho dos servidores, de acordo com o disposto neste Manual;
- assessorar a Comissão de Avaliação de Desempenho, bem como os avaliadores e avaliados;
- realizar os treinamentos necessários à implantação e à manutenção do Programa;
- providenciar os treinamentos solicitados para atendimento das necessidades informadas pelos avaliadores em razão dos planos de melhorias;
- esclarecer dúvidas e acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos de avaliação;
- auxiliar no processamento dos recursos que forem interpostos sempre que for necessário;
- informar à Coordenação-Geral a nominata dos chefes imediatos que não realizaram o Programa de Avaliação de Desempenho de acordo com as regras do presente Manual;
- disponibilizar informações referentes às avaliações de desempenho à Comissão de Avaliação de Desempenho;
- providenciar o arquivamento dos processos recursais;
- encaminhar o relatório final da Avaliação de Desempenho à Coordenação- Geral.
11.7. Serviço de Pessoal
- comunicar ao Centro de Recursos Humanos - CRH - a movimentação de servidores;
- manter atualizados os registros funcionais dos servidores no Sistema de Pessoal, que servirão de base para o cálculo da efetividade nesse Programa.
11.8. Coordenação-Geral
- analisar o parecer conclusivo da Comissão de Avaliação e demais registros contidos no processo avaliativo;
- sugerir ações para a melhoria do desempenho funcional;
- implementar ações para o aprimoramento da gestão do Tribunal.
12. PRAZOS
Para os prazos definidos em meses, quando o último dia do mês recair em sábado, domingo ou feriado, antecipar-se-á o vencimento para o último dia útil do mês. __________________________________________________________________________________
| Abril | Avaliador elabora Planejamento |
|===========|======================================================================|
|Maio |CRH verifica o cumprimento da fase de Planejamento |
|-----------|----------------------------------------------------------------------|
|Agosto |Avaliador realiza o primeiro Acompanhamento obrigatório |
|-----------|----------------------------------------------------------------------|
|Setembro |CRH verifica o primeiro Acompanhamento |
|-----------|----------------------------------------------------------------------|
|Janeiro |Avaliador realiza o segundo Acompanhamento obrigatório |
|-----------|----------------------------------------------------------------------|
|Fevereiro |CRH verifica o segundo Acompanhamento |
|-----------|----------------------------------------------------------------------|
|Março |Até o 15º dia útil - Avaliador realiza a Avaliação |
|-----------|----------------------------------------------------------------------|
|Março |do 16º ao último dia útil do mês - CRH consolida os processos |
|-----------|----------------------------------------------------------------------|
|Abril |do 1º ao 10º dia útil do mês - Avaliado poderá solicitar a Reunião de|
| |Conciliação |
|-----------|----------------------------------------------------------------------|
|Abril/Maio/|45 dias úteis a contar do 11º (décimo primeiro) dia útil do mês de|
|Junho |abril - Superior hierárquico realiza a Reunião de Conciliação |
|-----------|----------------------------------------------------------------------|
|Junho |5 dias úteis a contar do término do prazo para a realização da Reunião|
| |de |
| |Conciliação - Avaliado poderá interpor recurso |
|___________|______________________________________________________________________| A partir da Interposição do Recurso: ___________________________________________________________________________________
| 60 dias | para a Comissão de Avaliação de Desempenho examinar as avaliações e |
| | julgar os recursos. |
|============|======================================================================|
|05 dias|para a Comissão de Avaliação de Desempenho enviar ao CRH parecer|
|úteis |conclusivo. |
|------------|----------------------------------------------------------------------|
|05 dias|para o CRH providenciar o arquivamento dos processos recursais e|
|úteis |encaminhar o relatório final da Avaliação de Desempenho à Coordenação-|
| |Geral. |
|____________|______________________________________________________________________| 13. UTILIZAÇÃO DO RESULTADO OBTIDO NA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
O resultado obtido pelo servidor em sua Avaliação de Desempenho será, ao final de cada ciclo, registrado em sua ficha funcional.
A análise do resultado obtido na Avaliação de Desempenho deverá ser feita por todas as partes envolvidas no processo. O avaliado, ao verificar os resultados de sua avaliação, terá oportunidade de desenvolver ações para melhorar o seu desempenho profissional e os chefes imediatos e superiores hierárquicos terão elementos para identificar pontos fracos e oportunidades de otimizar a forma de gerenciamento.
Com base no exame dos dados registrados, tanto os avaliadores, como a Comissão de Avaliação de Desempenho e a Coordenação-Geral poderão adotar ou sugerir a implementação de ações direcionadas para a melhoria do desempenho funcional e para o aprimoramento da gestão do Tribunal como um todo.
Ademais, os resultados serão utilizados como um dos indicadores para o aperfeiçoamento ou a garantia da qualidade da gestão do Tribunal de Contas do Estado.
¹ LUCENA, Maria Diva da Salete. Avaliação de Desempenho. São Paulo: Atlas, 1992.
² Vide Resolução nº 681/2004.
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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:
Instrução Normativa nº 9/2018 de 14/09/2018 - Norma em vigor
Instrução Normativa nº 22/2009 de 17/12/2009 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9464 AND idambito = 4 LIMIT 1
Instrução Normativa nº 12/2008 de 08/07/2008 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 10156 AND idambito = 4 LIMIT 1
Instrução Normativa nº 15/2007 de 31/08/2007 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 10097 AND idambito = 4 LIMIT 1
Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:
Resolução nº 735/2006 de 08/02/2006 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9030 AND idambito = 4 LIMIT 1
Resolução nº 544/2000 de 21/06/2000 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9140 AND idambito = 4 LIMIT 1
Lei Ordinária nº 10098/1994 de 01/01/1994 Legislação Estadual