Instrução Normativa nº 15/2020

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 15/2020

Dispõe sobre procedimentos de gerenciamento do inventário de processos e documentos do Tribunal de Contas do Estado.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 17, inciso XX, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 1028 , de 4 de março de 2015;

considerando o contido nos processos SEI nº 002116-0220/20-6 e nº 001417-0220/20-6,

DETERMINA:

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre procedimentos de gerenciamento do inventário de processos e documentos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado.

Art. 2º As unidades do Tribunal de Contas do Estado realizarão, bienalmente, o inventário dos processos e documentos que se encontrem fisicamente em seu poder, sob a orientação da Assessoria de Gestão e Controle Interno - AGCI.

§ 1º O cronograma do inventário e os relatórios do Sistema de Controle Interno de Processos - CIP que melhor se adaptarem à realização dos trabalhos serão indicados pela AGCI para aprovação do Diretor-Geral.

§ 2º As unidades deverão adotar todas as medidas possíveis visando a solucionar divergências observadas durante a realização do inventário.

§ 3º Concluído o inventário e após a adoção das medidas previstas no parágrafo anterior, as unidades deverão comunicar os resultados à AGCI, indicando, no formulário SEI - RESULTADO IPD, as divergências solucionadas e as não solucionadas.

§ 4º Compete à AGCI promover a autuação do expediente ao qual serão anexadas as manifestações das unidades, dentre outros documentos, e produzir informação para apreciação e deliberação do Diretor-Geral.

Art. 3º A Coordenação-Geral divulgará circular com regras detalhadas para a realização do inventário de processos e documentos do respectivo ano.

Art. 4º A AGCI poderá realizar reuniões de alinhamento com a Direção-Geral, o Serviço de Sistemas de Informação - SESIS ou com qualquer outra unidade, com objetivo de definir os parâmetros considerados para a emissão do relatório institucional CIP0162.

Art. 5º A AGCI poderá acompanhar os procedimentos de inventário ou realizar, a qualquer tempo e por meio de exame de amostragem, auditorias nas unidades com a finalidade de verificar a existência física dos processos e documentos constantes em relatório do Sistema CIP0162.

Art. 6º Para todos os efeitos, a responsabilidade pela carga de processos e documentos e pelas divergências encontradas e não sanadas é do responsável pela unidade.

Art. 7º Poderá ser realizado inventário por ocasião da troca de titular responsável pela unidade, seja em caráter temporário, desde que superior a trinta dias, ou definitivo.

§ 1º O responsável pela unidade que recebe e/ou que transmite a carga deverá solicitar à AGCI a abertura de processo de Inventário de Processos e Documentos no SEI.

§ 2º O responsável pela unidade deverá adotar todas as medidas possíveis visando a solucionar as divergências observadas durante a realização do inventário.

§ 3º No prazo máximo de cinco dias úteis, contados após a data do inventário, o responsável que recebe e/ou que transmite a carga deverá registrar o resultado do inventário no formulário SEI - RESULTADO IPD, coletar a assinatura da outra parte evolvida e encaminhar o processo à AGCI, para conhecimento. Posteriormente, o processo será remetido ao Diretor-Geral para ciência e eventual adoção das medidas cabíveis.

§ 4º O encaminhamento do processo à AGCI, dentro do prazo estipulado no

§ 3º, não exime o responsável de continuar a busca por sanar divergências pendentes de solução.

Art. 8º O processo do inventário será encaminhado à Direção-Geral, podendo ser encaminhado à Assessoria da Corregedoria-Geral - ACG, para exame e eventual adoção de providências.

Art. 9º Os casos omissos serão solucionados pela Coordenação-Geral.

Art. 10. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

Art. 11. Fica revogada a Instrução Normativa nº 17 , de 10 de novembro de 2016.

GABINETE DA PRESIDÊNCIA, na data da assinatura eletrônica.

Conselheiro Estilac Martins Rodrigues Xavier, Presidente.

Documento assinado eletronicamente por ESTILAC MARTINS RODRIGUES XAVIER, Presidente, em 26/11/2020, às 17:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 10 da Resolução nº 1.104 , de 6 de fevereiro de 2019.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://portal.tce.rs.gov.br/sei-confere-assinatura, informando o código verificador 0069248 e o código CRC A44E9BE1.

justificativa

O advento da informatização dos processos finalísticos do TCE-RS através do desenvolvimento do Processo Eletrônico, assim como da implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI - para processos de Apoio, causaram uma significativa diminuição na autuação de processos físicos e no cadastramento de documentos físicos. Como consequência, os estoques de processos e documentos físicos considerados no escopo do inventário vem registrando quedas ano após ano.

A análise registrada na Informação AGCI nº 03/2020 (processo SEI nº 001417-0220/20-6) identificou que ocorreu uma diminuição de aproximadamente 43% no estoque de processos físicos entre 2015 e 2019. Com relação aos documentos físicos, a diminuição foi de aproximadamente 60% no mesmo período.

Considerando o escopo do inventário, em 2019 havia 22.295 processos e 925 documentos físicos em estoque.

No mesmo período, houve uma redução de 37% no estoque processos físicos do SEARQ; cerca de 70%, nas unidades da SAPI e, aproximadamente, 40% no estoque de processos físicos SEPROC; os três setores que, historicamente, detêm as maiores cargas de processos.

Outro fato relevante a se considerar em relação aos processos finalísticos é que deve estar em curso o atendimento ao que consta na Resolução nº 1020 /2014, que regulamenta o Processo Eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul, na qual, em seu

§ 2º do artigo 27 registra:

"§ 2º Até 31 de dezembro de 2019, todos os processos da área finalística deverão tramitar eletronicamente, incluindo-se, nesse prazo, a conversão do acervo de processos físicos para eletrônicos."

Paralelamente a isso, ou até por conta desta transformação, os resultados provenientes dos últimos inventários de processos e documentos têm detectado divergências pouco significativas. A maior parte das divergências está relacionada à falta de "recebimento" de processos/documentos que já estavam fisicamente em determinado setor, porém sem a devida confirmação nos sistemas. Essas divergências são corrigidas dentro da própria rotina de trabalho.

Diante dos dados mostrados na Informação AGCI nº 03/2020 (processo SEI nº 001417-0220/20-6), valendo-se tanto da escassez de recursos humanos, quanto da evolução tecnológica à disposição desta Instituição, esta Assessoria entende que o esforço a ser dispendido anualmente neste controle é muito maior que o benefício por ele gerado. Portanto, sugere que a execução do inventário tenha periodicidade bienal.

A proposta também traz adequações no procedimento para adaptá-lo ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

Referência: Processo nº 002116-0220/20-6 SEI nº 0069248

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Nenhum Ato.

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Resolução nº 1028/2015 de 04/03/2015 - Norma em vigor

Resolução nº 1104/2019 de 30/01/2019 - Norma em vigor

Resolução nº 1020/2014 de 09/12/2014 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 8993 AND idambito = 4 LIMIT 1

Portaria da Presidência nº 3/2020 de 13/04/2020 - Norma em vigor

Instrução Normativa nº 17/2016 de 10/11/2016 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9482 AND idambito = 4 LIMIT 1