Instrução Normativa nº 16/2015

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 16/2015

Dispõe sobre procedimentos de digitalização e microfilmagem de processos, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 17, inciso XX, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 1.028 , de 4 de março de 2015,

considerando a necessidade de atualizar a regulamentação dos sistemas de digitalização e de microfilmagem de processos no âmbito do Tribunal de Contas, em face das alterações decorrentes da reestruturação organizacional determinada pela Resolução nº 1.021 , de 9 de dezembro de 2014, e da edição do novo Regimento Interno da Casa; e considerando, ainda, o contido no Processo nº 008723-0200/15-5, DETERMINA:

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre procedimentos de digitalização e microfilmagem de processos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado, de responsabilidade do Setor de Arquivo - SEARQ.

Art. 2º A organização dos processos do Tribunal de Contas deverá atender aos seguintes requisitos:

I - os documentos juntados, dentro do possível, deverão apresentar boa legibilidade;

II - não deverão ser utilizados caneta e/ou lápis marca-texto para assinalar trechos de documentos;

III - deverá ser inserida apenas uma via de cada documento, desde que a duplicidade não seja imprescindível à instrução processual;

IV - não deverão ser anexados documentos na contracapa;

V - as folhas devem possuir numeração legível e conter a rubrica de quem as numerou;

VI - deverá ser observada rigorosa ordem sequencial na numeração das folhas, ficando vedada a aposição de letra à numeração;

VII - não deverá haver folhas em branco;

VIII - deverá ser efetuada numeração das folhas somente no `anverso`, no lado superior direito; e

IX - se houver espaço, colocar os pequenos despachos e marcas de carimbo no `anverso` das folhas.

Parágrafo único. Constatado erro na numeração de folhas de processo e sendo impossível a renumeração, a unidade que detectou a inconsistência poderá elaborar a respectiva informação, descrevendo-a.

Art. 3º Os processos, antes de serem remetidos ao SEARQ para arquivamento, deverão ser saneados por servidor da unidade remetente, mediante o preenchimento do formulário AD-1.4.4.01 - Saneamento de Processo, o qual deverá conter registros sobre:

I - a existência de folha sem rubrica, com falta de numeração, com numeração repetida, rasurada, descontínua, com verso, de documento com deficiência ou de inexistência de documento; e

II - a existência, no processo, de conteúdo como livros, encadernações, jornais, revistas, plantas e assemelhados e de mídias, como CDs, fitas de vídeo, fotos, negativos e disquetes.

§ 1º Nos processos que possuam mais de um volume, o formulário de saneamento deverá constar apenas no último, como sua última folha.

§ 2º Se forem inseridos novos documentos em processos já saneados, antes de nova remessa ao SEARQ, deverá ser utilizado o AD-1.4.4.02 - Saneamento Suplementar de Processo, a ser preenchido por servidor da unidade remetente, o qual deverá conter as informações previstas no caput deste artigo, sendo mantido o saneamento anterior.

Art. 4º Sempre que a capa de processo apresentar-se muito danificada, a confecção de nova capa deverá ser solicitada ao Setor de Autuação de Processos - SEAUT.

Art. 5º Quando da preparação dos documentos para digitalização ou microfilmagem, deverão ser adotados os seguintes procedimentos:

I - no caso de documento que contenha deficiência, serão utilizados carimbos contendo as inscrições "manchado", "danificado", "ilegível", "parcialmente ilegível", conforme o caso; e

II - no caso de documento que possua `verso`, serão utilizados carimbos contendo a inscrição "verso da folha nº ___", sendo aposto no `anverso` carimbo com a inscrição "vide-verso".

Art. 6º Todos os processos, depois de concluídos os procedimentos de digitalização, receberão, na capa, carimbo com a inscrição "Digitalizado".

Parágrafo único. Entende-se por conclusão dos procedimentos de digitalização a gravação dos arquivos nos dispositivos de armazenamento eletrônico de dados.

Art. 7º Todos os processos, após serem microfilmados, receberão, na capa, carimbo com a inscrição "Microfilmado".

Parágrafo único. Os processos que tratam de assunto relativo à matéria de pessoal do Tribunal de Contas do Estado ou que estejam sujeitos a pedido de revisão, só receberão o carimbo com a inscrição "Microfilmado" após inspeção das respectivas imagens e atualização da situação no Sistema CIP.

Art. 8º Ao SEARQ incumbe receber somente os processos que satisfaçam as condições estabelecidas nos artigos 2º, 3º e 4º desta Instrução Normativa.

Art. 9º As situações não previstas nesta Instrução Normativa serão resolvidas pela Direção de Controle e Fiscalização - DCF.

Art. 10 Fica revogada a Instrução Normativa nº 17 , de 20 de agosto de 2009.

Art. 11 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

GABINETE DA PRESIDÊNCIA, em 29 de setembro de 2015.

Conselheiro Cezar Miola,

Presidente.

JUSTIFICATIVA

A presente Instrução Normativa visa a atualizar a regulamentação dos sistemas de digitalização e de microfilmagem de processos no âmbito do Tribunal de Contas, em face das alterações decorrentes da reestruturação organizacional determinada pela Resolução nº 1.021 , de 9 de dezembro de 2014, e da edição do novo Regimento Interno da Casa, aprovado pela Resolução nº 1.028 , de 4 de março de 2015.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Nenhum Ato.

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Resolução nº 1028/2015 de 04/03/2015 - Norma em vigor

Resolução nº 1021/2014 de 09/12/2014 - Norma em vigor

Instrução Normativa nº 17/2009 de 20/08/2009 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9521 AND idambito = 4 LIMIT 1