Instrução Normativa nº 17/2016

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 17/2016

(Revogada pela Instrução Normativa nº 15 /2020)

Dispõe sobre procedimentos de gerenciamento do inventário de processos e documentos do Tribunal de Contas do Estado.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso XX do artigo 17 do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 1.028 , de 4 de março de 2015, e tendo em vista a necessidade de atualizar a normativa que dispõe sobre o gerenciamento do inventário de processos e documentos do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul, e

considerando o contido no Processo nº 11725-0200/16-4, DETERMINA:

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre procedimentos de gerenciamento do inventário de processos e documentos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado.

Art. 2º As unidades do Tribunal de Contas do Estado realizarão, anualmente, o inventário dos processos e documentos que se encontrem fisicamente em seu poder, sob a orientação da Assessoria de Gestão e Controle Interno - AGCI.

§ 1º O cronograma do inventário e os relatórios do Sistema de Controle Interno de Processos - CIP que melhor se adaptarem à realização dos trabalhos serão indicados pela AGCI para aprovação do Diretor-Geral.

§ 2º As unidades deverão adotar todas as medidas possíveis visando a solucionar divergências observadas durante a realização do inventário.

§ 3º Concluído o inventário e após a adoção das medidas previstas no parágrafo anterior, as unidades deverão comunicar os resultados à AGCI, indicando, no formulário AD-9.24, as divergências solucionadas e as não solucionadas.

§ 4º Compete à AGCI promover a autuação do expediente ao qual serão anexadas as manifestações das unidades, dentre outros documentos, e produzir informação para apreciação e deliberação do Diretor-Geral.

Art. 3º A Coordenação-Geral divulgará, anualmente, circular com regras detalhadas para a realização do inventário de processos e documentos do respectivo ano.

Art. 4º A AGCI poderá realizar reuniões de alinhamento com a Direção Geral, o Serviço de Sistemas de Informação - SESIS e a Assessoria de Gestão de Projetos e Sistemas - AGPSIS, com objetivo de definir os parâmetros considerados para a emissão do relatório institucional CIP0162.

Art. 5º A AGCI poderá acompanhar os procedimentos de inventário ou realizar, a qualquer tempo e por meio de exame de amostragem, auditorias nas unidades com a finalidade de verificar a existência física dos processos e documentos constantes em relatório do Sistema CIP0162.

Art. 6º Para todos os efeitos, a responsabilidade pela carga de processos e documentos e pelas divergências encontradas e não sanadas é do responsável pela unidade.

Art. 7º Poderá ser realizado inventário por ocasião da troca de titular responsável pela unidade, seja em caráter temporário, desde que superior a trinta dias, ou definitivo.

§ 1º O responsável pela unidade deverá adotar todas as medidas possíveis visando a solucionar as divergências observadas durante a realização do inventário.

§ 2º No prazo máximo de cinco dias úteis, contados após a data do inventário, o responsável pela unidade que recebe e/ou que transmite a carga deverá fazer o devido registro no formulário Transferência de Carga de Processos e Documentos - AD 9.25, e assiná-lo, dele extraindo cópias a serem encaminhadas à AGCI, para conhecimento, e ao Diretor-Geral, para adoção das medidas cabíveis.

Art. 8º O processo do inventário será encaminhado à Direção-Geral, podendo ser encaminhado à Assessoria da Corregedoria-Geral - ACG, para exame e eventual adoção de providências.

Art. 9º Os casos omissos serão solucionados pela Coordenação-Geral.

Art. 10 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

Art. 11 Fica revogada a Instrução Normativa nº 32 , de 6 de outubro de 2008.

GABINETE DA PRESIDÊNCIA, em 10 de novembro de 2016.

Conselheiro Marco Peixoto,

Presidente.

JUSTIFICATIVA

Esta Instrução Normativa tem o objetivo de aperfeiçoar os procedimentos de gerenciamento do inventário de processos e documentos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado, bem como de desvincular o gerenciamento dos Sistemas CIP e DOC, revogando a Instrução Normativa nº 32 /2008.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Instrução Normativa nº 15/2020 de 26/11/2020 - Norma em vigor

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Resolução nº 1028/2015 de 04/03/2015 - Norma em vigor

Instrução Normativa nº 32/2008 de 06/10/2008 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9527 AND idambito = 4 LIMIT 1