Instrução Normativa nº 3/1998

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3/98

(Revogada pela Instrução Normativa nº 17 /2009)

Regulamenta o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul.

O Presidente do TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições constitucionais e legais,

considerando que entre as atividades do Serviço de Documentação e Patrimônio deste Tribunal está a organização, administração e execução dos serviços de digitalização de documentos;

considerando que as informações contidas nos documentos deste Tribunal, vistos como um único sistema, materializados em processos nos seus diversos subsistemas, além de documentos esparsos, estão sendo encaminhados ao Serviço de Documentação e Patrimônio para digitalização;

considerando que o sucesso do processo de digitalização depende das condições materiais e formais e, ainda da preparação dos documentos que serão digitalizados;

considerando que os principais usuários de documentos digitalizados são os próprios servidores dos diversos setores deste tribunal;

considerando a necessidade de racionalizar e objetivar essa atividade, buscando a preservação, indexação e recuperação das informações contidas nos dispositivos de armazenamento eletrônico de dados;

considerando a necessidade de disciplinar a formação dos documentos que serão digitalizados; DETERMINA:

Art. 1º Os documentos esparsos e componentes de processos deverão atender aos seguintes requisitos:

I - a instrução dos processos deverá ser efetuada, dentro do possível, com documentos de boa legibilidade;

II - fica vedada a utilização de canetas/lápis marca-texto de qualquer coloração sobre os documentos a fim de não prejudicar o procedimento de digitalização;

III - fica vedada a utilização de diagramas com retículas em tons escuros com inserção de textos em seus interiores;

IV - o Corpo Técnico do Tribunal de Contas envolvido em atividades de Controle Externo (Auditorias), deverá atuar junto aos órgãos jurisdicionados, no sentido de orientação quanto aos documentos solicitados e fornecidos, que deverão primar pela legibilidade, visando ao atendimento da presente Instrução Normativa;

Art. 2º Objetivando evitar dúvidas quanto à autenticidade dos documentos digitalizados, deverão ser atendidos os seguintes requisitos:

I - os processos e expedientes deverão observar absoluta seqüência na numeração dos documentos que os compõem;

II - nos casos de ocorrência de numeração repetida, rasurada, descontínua ou falta de documentos, o servidor responsável pela preparação dos documentos para a digitalização deverá elaborar termo de observação sobre a ocorrência, apondo o seu nome e assinatura;

III - nos documentos originais contendo deficiências graves, tais como manchas, estragos materiais, rasgos, ou qualquer outra situação que ocasione ilegibilidade total ou parcial, serão utilizados carimbos contendo as inscrições "manchado", "ilegível", "danificado", conforme o caso;

IV - em documentos cujos "versos" necessitem a digitalização, serão utilizados carimbos contendo a inscrição "verso da folha nº ____", sendo que no "anverso" do documento, deverá ser aposta a inscrição "vide-verso";

V - todos os processos e documentos esparsos digitalizados, após concluídos todos os procedimentos de digitalização, receberão, na capa, por meio de carimbo, a inscrição "digitalizado";

Parágrafo único. entende-se por conclusão dos procedimentos de digitalização a gravação nos dispositivos de armazenamento eletrônico de dados, inclusive com cópia de segurança.

Art. 3º Objetivando a redução dos custos da digitalização de documentos, deverão ser observados os seguintes requisitos:

I - não devem ser inseridas folhas em branco nos processos;

II - a numeração das folhas deve ser efetuada somente no "anverso";

III - os pequenos despachos e marcas de carimbo devem ser colocados no "anverso" das folhas, enquanto nelas houver espaço;

IV - deverão ser anexados aos processos somente 01 (uma) via de cada documento, desde que a duplicidade de tais documentos não seja imprescindível à instrução do respectivo processo.

Art. 4º Os processos e documentos, antes de serem remetidos ao Serviço de Documentação e Patrimônio, Setor de Arquivo e Digitalização, deverão ser saneados pelo responsável do respectivo setor, e conterão manifestação em formulário próprio de que estão perfeitos e acabados.

Art. 5º Ao Setor de Arquivo e Digitalização incumbe receber somente os documentos e processos que satisfaçam as condições estabelecidas nesta Instrução Normativa.

Art. 6º As cópias extraídas do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, requisitadas para fins de instrução de recursos, pedido de revisão ou atendimento de solicitações externas, deverão conter carimbo contendo a expressão "confere com o original".

Parágrafo único. A extração de cópias e a aposição dos carimbos a que se refere o "caput" deverão ser realizadas por servidor designado por Portaria do Presidente, nos termos da Resolução nº 498 de 16-03-98.

Art. 7º As situações que não se enquadrem na presente Instrução Normativa serão resolvidas pela Coordenação Geral do Tribunal de Contas do Estado.

Art. 8º Esta Instrução Normativa entra em vigor nesta data, revogadas as disposições em contrário.

Gabinete da Presidência, em 20/07/1998.

Cons. PORFÍRIO JOSÉ PEIXOTO

Presidente.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Instrução Normativa nº 17/2009 de 20/08/2009 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9521 AND idambito = 4 LIMIT 1

Instrução Normativa nº 26/2008 de 30/09/2008 - Contém informações revogadas tacitamente

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Resolução nº 498/1998 de 04/03/1998 - Norma em vigor