Instrução Normativa nº 3/2007

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3/2007

(Revogada pela Instrução Normativa nº 30 /2008)

Dispõe sobre os termos de guarda de bens e de carga de processos e de documentos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das atribuições de que trata o art. 14, inciso XX, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 544 , de 21 de julho de 2000,

considerando o Instrução Normativa CAGE nº 06/98;

considerando a necessidade de inventariarem-se os processos e os documentos nos casos de criação, de extinção, de redenominação de unidades e nos casos de mudança de titular de função de chefia, de substituição ou de instituição de nova função;

considerando o contido no Processo nº 7486-02.00/06-3, DETERMINA:

CAPÍTULO I

DOS PROCEDIMENTOS DE INVENTÁRIOS

Art. 1º Esta Instrução Normativa institui procedimentos de inventário de bens patrimoniais, de processos e de documentos, registrados, respectivamente, nos Sistemas GPAT - Gestão Patrimonial, CIP - Controle Interno de Processos e DOC - Controle de Denúncias e Outros Documentos, nos casos de criação, de extinção, de redenominação de unidades, de mudança de titular de função de chefia, de substituição ou de instituição de nova função.

CAPÍTULO II

DAS ALTERAÇÕES

Seção I

Do Titular de Função de Chefia

Art. 2º O novo titular de função de chefia, imediatamente após assumi-la, solicitará ao Setor de Patrimônio (SEPAT) a realização de inventário dos bens permanentes a ser efetivado no prazo de até cinco dias úteis contados da solicitação.

Parágrafo único. O inventário referido no caput deste artigo se fará mediante a extração de relatórios do sistema GPAT, o qual, constituindo termo de transferência de responsabilidade, será assinado por quem recebe e por quem transmite a carga de bens.

Art. 3º O inventário de processos e de documentos far-se-á mediante a extração de relatórios dos sistemas CIP e DOC por servidor da unidade em que houver mudança de titular de função de chefia.

Parágrafo único. Os relatórios serão assinados por quem recebe e por quem transmite a carga de processos e de documentos, no prazo de até cinco dias úteis contados da assunção do novo titular.

Seção II

Dos Processos de Criação, de Extinção ou de Redenominação de Unidades

Art. 4º O SEPAT deverá ser informado pela Direção da respectiva área sobre a criação, a extinção ou a redenominação de unidades, mediante comunicação escrita, expedida no prazo de três dias úteis contados da publicação do ato correspondente.

§ 1º O SEPAT fará nos casos de:

I - criação, a transferência dos bens para a nova unidade e, posteriormente, a emissão do termo de responsabilidade de bens permanentes;

II - redenominação, os ajustes no sistema GPAT; e

III - extinção, o inventário e os ajustes no sistema GPAT.

§ 2º O inventário de processos e de documentos far-se-á mediante a extração de relatórios dos sistemas CIP e DOC pelo titular da função de chefia da unidade objeto das alterações previstas nos incisos I, II e III, do parágrafo anterior.

§ 3º Os relatórios serão assinados por quem recebe e por quem transmite a carga de processos e de documentos, no prazo de até cinco dias úteis contados das alterações referidas neste artigo.

Seção III

Dos Afastamentos Legais

Art. 5º Na hipótese de afastamento legal do titular de função de chefia, a responsabilidade pela guarda dos bens patrimoniais e pela carga de processos e de documentos será transferida automaticamente ao seu substituto.

§ 1º Poderão ser extraídos relatórios dos sistemas GPAT, CIP e DOC, com natureza de inventário, a critério do titular da função de chefia e/ou substituto, os quais ficarão sob a guarda desse último.

§ 2º Se o afastamento for superior a quarenta dias, o inventário é obrigatório, observadas as disposições do art. 9º desta Instrução Normativa.

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS

Art. 6º Poderá ser autorizada, em casos especiais, a prorrogação dos prazos para a realização dos inventários previstos nesta Instrução Normativa, desde que requerida por escrito.

Parágrafo único. O requerimento será encaminhado pelo novo titular da função de chefia ao Diretor-Geral ainda na fluência dos prazos previstos nos arts. 2º, 3º e 5º desta Instrução Normativa, que, após aprová-lo, indicará por escrito o novo prazo.

Art. 7º Havendo divergência entre os bens, os processos e os documentos existentes na unidade e os respectivos inventários será ela solucionada com auxílio do SEPAT, no caso de envolver bens, ou pela própria unidade, nos outros casos, no prazo máximo de cinco dias úteis contados de sua constatação.

Parágrafo único. Se não solucionada a divergência no prazo fixado no caput deste artigo, os termos de responsabilidade de bens e de carga de processos e de documentos serão assinados, ficando registrada a divergência nos formulários respectivos, dos quais serão extraídas cópias a serem encaminhadas ao Diretor-Geral, para a adoção das medidas cabíveis, e à ACI, para conhecimento.

Art. 8º Nos casos de alteração da Administração e nas hipóteses dos incisos I e II do

§ 1º do art. 4º desta Instrução Normativa, o prazo para que o SEPAT promova as alterações no sistema GPAT será de até trinta dias.

Art. 9º Os inventários a serem realizados em razão de aposentadoria, de exoneração e de demissão de servidor titular de função de chefia, ou quando ocorra outro impedimento que o afaste de suas atividades normais por mais de quarenta dias, terão prioridade sobre os demais inventários.

Art. 10 As situações não previstas nesta Instrução Normativa serão decididas pela Coordenação-Geral.

Art. 11 A presente Instrução Normativa entra em vigor no prazo de trinta dias a contar da data da sua assinatura.

Gabinete da Presidência, em 23 de março de 2007.

Cons. Sandro Dorival Marques Pires

Presidente.

JUSTIFICATIVA

O presente Projeto de Instrução Normativa visa à regulamentação dos procedimentos de inventário de bens patrimoniais, de processos e de documentos, nos casos de criação, de extinção, de redenominação de unidades, de mudança de titular de função de chefia, de substituição ou de instituição de nova função no âmbito deste Tribunal de Contas.

Foram disciplinadas situações não previstas na Instrução Normativa CAGE nº 6/98, que regulamenta a guarda de bens em todo o Estado, como, por exemplo, o estabelecimento de prazo para a assinatura do termo de responsabilidade de guarda de bens e a carga de processos e de documentos na unidade chefiada pelo servidor.

Espera-se que esta sistemática auxilie o inventário anual de processos, reduzindo a existência de expedientes não localizados.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Instrução Normativa nº 30/2008 de 06/10/2008 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9538 AND idambito = 4 LIMIT 1

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Resolução nº 544/2000 de 21/06/2000 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9140 AND idambito = 4 LIMIT 1

Instrução Normativa nº 6/1998 de 09/11/1998 - Norma em vigor