Instrução Normativa nº 32/2008

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 32/2008

(Revogada pela Instrução Normativa nº 17 /2016)

Dispõe sobre o gerenciamento, o inventário e a carga dos processos e dos documentos do Tribunal de Contas do Estado e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO, no uso das atribuições previstas no art. 14, inciso XX, do Regimento Interno do Tribunal de Contas do Estado, aprovado pela Resolução nº 544 , de 21 de junho de 2000,

considerando o contido no Processo nº 1.531-02.00/08-1, DETERMINA:

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece procedimentos para o gerenciamento, o inventário e a carga de processos e documentos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado.

Art. 2º Todos os processos autuados pelo Setor de Expedição e Protocolo e os que tenham sido cadastrados no Sistema de Protocolo Integrado - SPI e se destinem ao Tribunal de Contas deverão ser cadastrados no Sistema de Controle Interno de Processos - CIP, o qual constitui instrumento de registro e tramitação de processos no âmbito deste Tribunal.

Art. 3º Os documentos que ingressarem no Tribunal de Contas terão registro e tramitação efetuados no Sistema de Controle de Denúncias e Outros Documentos - DOC, no qual serão cadastrados.

Art. 4º Fica instituída a Comissão Gestora dos Sistemas CIP e DOC, composta pelos responsáveis pelas seguintes unidades: Assessoria da Corregedoria/Ouvidoria - ACO, Serviço de Sistemas de Informação - SESIS, Serviço Estadual de Suporte Operacional e Técnico - SESOT, Serviço de Suporte Operacional e Técnico Municipal - SSM, Serviço de Suporte Operacional - SSO, Serviço de Apoio e Suporte Operacional e Técnico - SASOT, Setor de Arquivo - SEARQ, Setor de Expedição e Protocolo - SEP, e representantes da Assessoria Administrativa - ADM e Assessoria Técnica - AT.

§ 1º Compete à Comissão Gestora dos Sistemas CIP e DOC:

I - estabelecer, a partir da verificação de necessidades do trabalho e mediante prévia discussão com as unidades envolvidas, conceitos e procedimentos que devem ser observados em relação aos referidos Sistemas, tais como: autorizar a inclusão, alteração ou exclusão de relatórios, tipos de processos, modalidades de documentos, situações de andamentos e outros em que se enquadrem processos e documentos;

II - sugerir à Coordenação-Geral formas de divulgação, orientação e treinamento dos servidores acerca dos procedimentos implementados;

III - realizar, ordinariamente, uma reunião anual e, extraordinariamente, sempre que solicitada por qualquer dos integrantes da Comissão, para avaliação geral dos sistemas, das quais se fará registro em ata;

IV - solicitar a participação de representante da Assessoria de Gestão e Controle Interno - AGCI para acompanhar as reuniões de deliberação, quando entender necessário; e

V - resolver ou encaminhar para solução os casos não previstos na presente Instrução Normativa.

§ 2º Compete à ACO convocar e presidir as reuniões da Comissão Gestora dos Sistemas CIP e DOC.

§ 3º Qualquer alteração nos Sistemas CIP e DOC autorizadas pela Comissão Gestora em função dos incisos I e V do

§ 1º somente será realizada pela Supervisão de Informática - SINF com a autorização formal da ACO.

Art. 5º As unidades do Tribunal realizarão, anualmente, o inventário dos processos e documentos que se encontrem fisicamente em seu poder, sob a orientação da AGCI.

§ 1º O cronograma do inventário e os relatórios do sistema CIP que melhor se adaptem à realização dos trabalhos serão indicados pela AGCI para a aprovação do Diretor-Geral.

§ 2º As unidades deverão adotar todas as medidas visando solucionar divergências observadas durante a realização do inventário.

§ 3º Concluído o inventário, e após a adoção das medidas preconizadas no inciso 2º, as unidades deverão comunicar à AGCI os resultados dos trabalhos, indicando, no formulário AD-9.24, as divergências não solucionadas.

§ 4º Compete a AGCI promover a autuação do expediente, ao qual serão anexadas, dentre outros documentos, as manifestações das unidades, e produzir informação para apreciação e deliberação do Diretor-Geral.

Art. 6º A AGCI poderá acompanhar os procedimentos de inventário ou realizar, a qualquer tempo e por meio de exame de amostragem, auditorias nas unidades, com a finalidade de verificar a existência física dos processos e documentos constantes em relatório do Sistema CIP.

Art. 7º Para todos os efeitos, a responsabilidade pela carga de processos e documentos é do responsável pela unidade, o qual responderá pelas divergências.

Art. 8º Poderá ser realizado inventário por ocasião da troca de titular responsável pela unidade, seja em caráter temporário, superior a trinta dias, ou definitivo.

§ 1º O inventário de processos e de documentos de que trata o caput deste artigo far-se-á mediante a extração de relatórios do sistema CIP, o qual será assinado por quem recebe e por quem transmite a carga de processos e de documentos.

§ 2º Se no prazo máximo de cinco dias úteis contados de sua constatação não forem solucionadas as divergências observadas, quem transmite e quem recebe a carga deverão fazer o devido registro no relatório do CIP e assiná-lo, dele extraindo cópias a serem encaminhadas ao Diretor-Geral, para a adoção das medidas cabíveis, e à AGCI, para conhecimento.

Art. 9º Casos omissos serão solucionados pela Coordenação-Geral.

Art. 10 A presente Instrução Normativa entra em vigor nesta data.

Art. 11 Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Instrução Normativa nº 10 , de 12 de setembro de 2005.

Gabinete da Presidência, em 6 de outubro de 2008.

Conselheiro Porfírio José Peixoto,

Vice-Presidente, no exercício da Presidência

JUSTIFICATIVA

O presente projeto visa adequar e aperfeiçoar os procedimentos recomendados para o gerenciamento, o inventário e a carga dos processos no Sistema de Controle Interno de Processos - CIP, já plenamente consolidado no âmbito do Tribunal de Contas, e incluir os procedimentos relativos ao registro de documentos no sistema informatizado denominado Sistema de Controle de Denúncias e Outros Documentos - DOC, de forma a dar-lhe maior eficiência e eficácia.

Ainda, objetiva excluir a unidade responsável pelo controle interno do procedimento operacional, de forma a preservar a atuação na fiscalização daquilo que foi executado, pois é necessária uma separação de funções, para que haja absoluta certeza do desempenho com a requerida idoneidade. Assim, buscando preservar o Princípio da Segregação de Funções, afasta-se a participação da Assessoria de Gestão e Controle Interno do desempenho de atividades executivas, como forma de resguardar sua atividade fiscalizatória.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Instrução Normativa nº 18/2016 de 10/11/2016 - Contém informações revogadas tacitamente

Instrução Normativa nº 17/2016 de 10/11/2016 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9482 AND idambito = 4 LIMIT 1

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Resolução nº 544/2000 de 21/06/2000 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9140 AND idambito = 4 LIMIT 1

Instrução Normativa nº 10/2005 de 12/09/2005 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9422 AND idambito = 4 LIMIT 1