Instrução Normativa nº 4/1985

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4/85

(Revogada pela Instrução Normativa nº 17 /2009)

Disciplina a formação dos processos que devem ser microfilmados.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO, no uso de suas atribuições,

considerando a nova estrutura dos Serviços Instrutivos;

considerando que entre as atividades do Centro de Informática, unidade central do sistema de informações deste Tribunal, está a de organização, administração e execução dos serviços de microfilmagem de documentos;

considerando que as informações contidas nos documentos deste Tribunal, visto como um único sistema, materializados em processos nos seus diversos subsistemas, estão sendo encaminhados ao Centro de Informática para microfilmar;

considerando que a microfilmagem é apenas uma das fases do sistema micrográfico e que seu sucesso depende fundamentalmente das condições materiais e formais, e, ainda da preparação dos documentos a serem microfilmados;

considerando gue os principais usuários de microfilmes são os próprios funcionãrios dos diversos subsistemas deste Órgão;

considerando a necessidade de racionalizar e objetivar essa atividade, melhorando assim as condições atuais e futuras de preservação, indexação e recuperacão das informações contidas nos microfilmes; EXPEDE a seguinte INSTRUÇÃO, visando disciplinar a formação dos processos que devem ser microfilmados:

1. Com o fim de assegurar fotogramas de boa qualidade, deverão ser atendidos os seguintes aspectos:

1.1. instruir os processos com documentos de boa legibilidade;

1.2. dotar as máquinas de datilografia de fitas de boa qualidade, resultando, assim, caracteres bem legíveis;

1.3. utilizar papel carbono que proporcione cópias com caracteres claros, especialmente em papel seda;

1.4. adotar capas de processos de fundo claro, que proporcione bom contraste;

1.5. recuperar original de dificil leitura ou elaborar Termo de Observação, com a transcrição do inteiro teor do documento original (Modelo IN4/85-1, anexo).

2. Para evitar dúvidas quanto a autenticidade dos documentos dos processos microfilmados, deverão ser obedecidos os seguintes requisitos formais:

2.1. observar rigorosa seqüência na numeração dos documentos que compõem os processos;

2.2. elaborar Termo de Observação (Modelo IN4/85-2, anexo) com assinatura da autoridade competente, sempre que:

2.2.1. ocorrer numeração descontínua ou falta de documentos:

2.2.2. ocorrer numeração repetida;

2.2.3. ocorrer numeração rasurada de documentos;

2.2.4. for necessário desentranhar documentos de processos que:

2.2.4.1. devem ser microfilmados;

2.2.4.2. não necessitam ser microfilmados;

2.2.5. os documentos oriqinais apresentarem deficiências graves, que possam gerar dúvidas (estragos materiais e/ou ilegibilidade parcial ou total).

3. Objetivando reduzir os custos da microfilmagem deverão ser observados os procedimentos que seguem:

3.1. numerar as folhas dos processos somente no seu anverso;

3.2. lançar pequenos despachos e marcas de carimbos no anverso das folhas, enquanto houver espaço;

3.3. evitar a inserção de folhas totalmente em branco;

3.4. colocar nos processos somente uma via de cada documento.

4. Os processos, antes de serem remetidos ao Arquivo, deverão ser saneados pela autoridade competente da respectiva área e conterão manifestação de que estão perfeitos e acabados (Modelos IN4/85-2 ou IN4/85-3, anexos).

5. Ao Arquivo Geral incumbe receber somente os processos que satisfaçam as condições estabelecidas na presente Instrução Normativa.

6. As situações que não se enquadrem nestas normas serão resolvidas pela Superintendência Administrativa.

7. A presente Instrução terá aplicação efetiva a partir da data de sua assinatura.

Porto Alegre, 20 de agosto de 1985.

MOREIRA TOSTES

Presidente.

Visualizar arquivo original

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Instrução Normativa nº 17/2009 de 20/08/2009 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9521 AND idambito = 4 LIMIT 1

Instrução Normativa nº 26/2008 de 30/09/2008 - Contém informações revogadas tacitamente

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Nenhum Ato.