Instrução Normativa nº 5/2021
Dispõe sobre os instrumentos de fiscalização no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul os planos de fiscalização e dá outras providências.
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5/2021
Dispõe sobre os instrumentos de fiscalização no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul, os planos de fiscalização e dá outras providências.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 17, inciso XX, do Regimento Interno do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul;
considerando a Resolução nº 1.108 , de 26 de junho de 2019, que dispõe sobre a adesão do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul às Normas Brasileiras de Auditoria do Setor Público - NBASPs;
considerando as recentes alterações do Regimento Interno, por meio da Resolução nº 1.128 , de 4 de novembro de 2020;
considerando a necessidade de aprimorar o planejamento das ações de controle externo, pautado por critérios de seletividade; e, ainda,
considerando o contido no Processo SEI nº 001004-0220/21-1,
DETERMINA:
Art. 1º A presente Instrução Normativa dispõe sobre os instrumentos de fiscalização no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul e sobre os planos de fiscalização.
CAPÍTULO I
FISCALIZAÇÃO
Art. 2º Fiscalização é o poder-dever de vigilância, exame ou verificação, atribuído ao Tribunal de Contas em relação aos órgãos sobre os quais exerce controle público nos termos da lei, por meio dos seguintes instrumentos:
I - auditoria;
II - acompanhamento;
III - inspeção;
IV - levantamento; e
V - monitoramento.
Seção I
Técnicas de Fiscalização
Art. 3º A fiscalização será efetivada mediante a utilização de técnicas, aplicadas a distância ou in loco , que são procedimentos empregados para a obtenção e o tratamento de dados e informações, a fim de subsidiar o planejamento dos trabalhos e obter diferentes tipos de evidência de auditoria.
Parágrafo único. As técnicas de fiscalização podem abranger:
I - exame documental: consiste na análise de documentos relacionados ao objeto da ação de controle. Inclui, dentre outras verificações, examinar se transações estão devidamente documentadas e registradas, se a documentação é idônea e se as transações e documentação foram aprovadas por pessoas competentes;
II - exame físico: usado para testar a efetividade dos controles, particularmente daqueles relativos à segurança de quantidades físicas ou da qualidade de bens tangíveis;
III - circularização: técnica utilizada pelo auditor para a obtenção de declaração formal e independente de pessoas não ligadas à entidade ou ao órgão auditado, com o objetivo de confirmar fatos e informações apresentados pelo auditado;
IV - conferência de cálculos: técnica utilizada para verificar a exatidão dos valores que constam nos documentos examinados;
V - entrevista de coleta de dados: técnica pela qual o auditor busca evidências que deem origem a achados de auditoria mediante a coleta de informações específicas do entrevistado, observando-se que:
a) a informação representa somente uma opinião ou um dado que precisa ser respaldado por outros documentos; e
b) caso a opinião do entrevistado seja relevante e corrobore outras evidências já detectadas, poderá ser reduzida a termo e utilizada para subsidiar as conclusões a serem formuladas;
VI - cruzamento eletrônico de dados: consiste no cotejo de informações, dados ou registros obtidos em diferentes fontes, que devam guardar correspondência entre si;
VII - observação: consiste no exame de processo ou procedimento executado por outros, para fornecer evidência de auditoria, ressalvando-se que:
a) sua aplicação deve limitar-se ao período de tempo em que o procedimento é observado; e
b) o ato de ser observado pode afetar a maneira como o procedimento é executado;
VIII - correlação: técnica destinada a verificar a correlação entre as informações das diversas áreas de controle do auditado; e
IX - indagação: envolve buscar informações de pessoas pertinentes, dentro e fora da entidade auditada, com a finalidade de coligir evidências ou outras informações reputadas importantes para a formação de convicção sobre o achado detectado, registrando, documentalmente, o objeto, o meio utilizado, a data de realização da consulta e as informações obtidas.
Seção II
Auditoria
Art. 4º Auditoria no setor público é o processo sistemático de obtenção e avaliação objetiva de evidências para determinar se as informações e as condições reais da gestão de recursos públicos estão de acordo com critérios aplicáveis.
Art. 5º A auditoria tem por objetivo verificar a legalidade, legitimidade, moralidade, publicidade, eficiência, eficácia, economicidade, impessoalidade e sustentabilidade de condutas e de atos administrativos, inclusive quando relacionados à concessão de subvenções e a renúncias de receitas.
Art. 6º As auditorias classificam-se em três tipos:
I - auditoria financeira, quando avalia se informação financeira de uma entidade é apresentada em conformidade com a estrutura de relatório financeiro e o marco regulatório aplicável;
II - auditoria operacional, realizada para determinar se intervenções, programas e instituições estão operando em conformidade com os princípios de economicidade, eficiência e efetividade, bem como se há espaço para aperfeiçoamento; e
III - auditoria de conformidade, que avalia se um objeto particular está em conformidade com normas identificadas como critérios.
§ 1º Poderão ser realizadas auditorias combinadas, incorporando aspectos financeiros, operacionais e/ou de conformidade.
§ 2º Poderão ser realizadas auditorias ou outras ações de fiscalização sobre qualquer tema de relevância que diga respeito às responsabilidades da administração e dos responsáveis pela governança e ao uso apropriado de recursos e bens públicos.
Art. 7º Para assegurar que sejam conduzidas de uma maneira eficiente e eficaz, todas as auditorias deverão ser precedidas de planejamento, no qual deverão ser estabelecidos:
I - escopo: refere-se ao objeto e aos critérios que os auditores utilizarão para avaliar e relatar acerca do objeto, e está diretamente relacionado com os objetivos;
II - objetivos: referem-se àquilo que a auditoria pretende alcançar para reunir evidências de auditoria;
III - abordagem: descreve a natureza e extensão dos procedimentos a serem aplicados;
IV - objeto: refere-se à informação, condição ou atividade que é mensurada ou avaliada de acordo com certos critérios;
V - critérios: parâmetros adequados às circunstâncias de cada auditoria, sendo extraídos de várias fontes, incluindo leis, regulamentos, padrões, princípios sólidos e boas práticas; e
VI - cronograma: define as várias fases da auditoria em termos de tempo.
Art. 8º Evidência de auditoria é qualquer documento que poderá ser juntado aos autos do processo pelo auditor para comprovar que o objeto está ou não em conformidade com os critérios aplicáveis, devendo ser:
I - suficiente (quantidade) para persuadir uma pessoa bem informada de que os achados são razoáveis; e
II - apropriada (qualidade), isto é, relevante, válida e confiável.
Art. 9º Achado de auditoria decorre da comparação da situação encontrada com o critério, devendo ser comprovado por evidência de auditoria. É constituído por quatro atributos essenciais:
I - situação encontrada (ou condição);
II - critério (como deveria ser);
III - causa (razão do desvio em relação ao critério); e
IV - efeito (consequência da condição).
§ 1º Com base nos achados, o auditor deverá exercer seu julgamento profissional para chegar a uma conclusão acerca do objeto de auditoria.
§ 2º Os achados preliminares poderão ser comunicados e discutidos com a entidade auditada para confirmar sua validade ou, conforme o caso, informar, prevenir e permitir o saneamento de possíveis inconformidades.
§ 3º O auditor deverá executar procedimentos para reduzir ou administrar o risco de obter conclusões inapropriadas. (Redação acrescida pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 10. O resultado da mensuração do objeto, de acordo com os critérios, é apresentado no relatório de auditoria.
§ 1º No relatório de auditoria, o auditor fornecerá o grau de confiança necessário descrevendo explicitamente, de uma maneira equilibrada e fundamentada, como os achados, os critérios e as conclusões foram desenvolvidos e por que as combinações de achados e critérios resultaram em uma determinada conclusão e proposta de recomendações, se for o caso.
§ 2º O relatório de auditoria informará os elementos necessários à identificação e responsabilização dos agentes, bem como, quando envolver dano ao erário, os valores correspondentes, devidamente quantificados e totalizados, e o período a que se referem.
§ 3º Com a finalidade de conferir maior clareza à exposição dos elementos que fundamentam a identificação e responsabilização dos agentes, o relatório de auditoria será acompanhado, quando cabível, de uma matriz com a descrição sintética do achado; das condutas praticadas; do período de exercício; do nexo de causalidade entre a conduta e o resultado; e da avaliação preliminar sobre a culpabilidade.
Seção III
Acompanhamento
Art. 11. Acompanhamento é a ação de fiscalização tempestiva de atos, no curso de sua formação e execução, como forma de exercer o controle concomitante.
Art. 12. O acompanhamento tem por objetivo permitir a correção da ação administrativa no momento em que esta se desenvolve, podendo evitar práticas ilegais e desvios na gestão dos recursos públicos.
Art. 13. Observados os critérios de seletividade definidos pelo Tribunal de Contas e especificados no Plano Anual de Fiscalização e no Plano de Trabalho da Supervisão, o acompanhamento utilizará como fontes de informação os sistemas eletrônicos do Tribunal e dos jurisdicionados, a imprensa oficial, as notícias divulgadas na mídia, as comunicações de irregularidades, as denúncias, as representações, bem como os relatórios e os pareceres do controle interno dos jurisdicionados.
Seção IV
Inspeção
Art. 14. Inspeção é um instrumento de fiscalização que se utiliza do exame técnico de objetos ou fatos e tem por objetivos:
I - suprir omissões, lacunas de informações, falhas, obscuridade ou dúvidas, a fim de esclarecer aspectos atinentes a atos, documentos ou processos em exame; e
II - apurar denúncias ou representações quanto à legalidade, legitimidade e economicidade dos fatos da administração e atos praticados por pessoas sujeitas à jurisdição do Tribunal de Contas.
Seção V
Levantamento
Art. 15. Levantamento é o instrumento de fiscalização utilizado para:
I - conhecer a organização e o funcionamento dos órgãos e entidades, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários, operacionais, patrimoniais e outros;
II - identificar objetos e instrumentos de fiscalização; ou
II - identificar objetos e ações de controle, permitindo a proposição de trabalhos que se mostrarem mais relevantes para o aperfeiçoamento da gestão pública, detecção de irregularidades administrativas, economia de recursos e efetividade social; ou (Redação dada pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
III - avaliar a viabilidade da realização de fiscalizações.
Art. 15-A A instauração do levantamento será realizada com base nos critérios da seletividade, devendo constar no Plano de Trabalho, em consonância com as diretrizes definidas no Plano Anual de Fiscalização. (Redação acrescida pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 15-B O levantamento compreenderá as seguintes etapas:
I - planejamento específico, definindo a metodologia a ser aplicada, as entidades e aspectos a serem examinados, os objetivos de utilização posterior, os prazos e a alocação de recursos;
II - execução, que abrangerá a coleta de dados e sua análise; e
III - elaboração do relatório. (Redação acrescida pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 15-C As informações para compreender o objeto fiscalizado podem ser obtidas mediante a utilização de diversas técnicas, como exame documental, entrevistas e técnicas de análise de problemas, aplicadas a distância ou in loco . (Redação acrescida pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 15-D Os resultados do levantamento serão comunicados por meio do relatório da auditoria.
Parágrafo único. Documento complementar conterá a proposta de encaminhamento e de ações, fiscalizatórias ou não, eventualmente pertinentes, tais como a divulgação das conclusões à sociedade e o envio do relatório a órgãos com poder de decisão ou influência em relação ao objeto. (Redação acrescida pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 15-E Após finalizado o relatório, o levantamento será remetido à Direção de Controle e Fiscalização - DCF, que se pronunciará a respeito das propostas sugeridas e adotará as providências que forem oportunas e necessárias. (Redação acrescida pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 15-F O levantamento tramitará eletronicamente por meio do módulo e-documento, previsto na Resolução nº 1.148, de 8 de dezembro de 2021. (Redação acrescida pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Seção VI
Monitoramento
Art. 16. Monitoramento é o instrumento de fiscalização utilizado pelo Tribunal para verificar o cumprimento de suas deliberações e os resultados delas advindos.
CAPÍTULO II
PLANO ANUAL DE FISCALIZAÇÃO
Art. 17. O Plano Anual de Fiscalização, proposto pela Direção de Controle e Fiscalização e aprovado pelo Presidente, é o instrumento de planejamento geral, em nível tático, das atividades realizadas no âmbito da Direção de Controle e Fiscalização, por meio do qual são fixados as diretrizes e os critérios das auditorias e demais procedimentos de fiscalização, em consonância com o planejamento estratégico do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul.
§ 1º O Plano Anual de Fiscalização deve adotar, no que couber, o controle externo concomitante como instrumento de efetividade de suas ações de fiscalização, possibilitando o controle preventivo, assim entendido como aquele em que o Tribunal de Contas pode suspender cautelarmente determinados atos da Administração, sem, no entanto, analisá-los em caráter definitivo.
§ 2º Por iniciativa da Direção de Controle e Fiscalização e mediante aprovação do Presidente, o Plano Anual de Fiscalização poderá ser alterado para adaptar-se a situações imprevistas ou para aperfeiçoamentos.
§ 3º Considera-se automaticamente prorrogado o Plano Anual de Fiscalização cuja vigência tenha expirado, na hipótese de ainda não ter sido aprovado o plano sucedâneo.
Art. 18 O planejamento operacional consiste nos Planos de Trabalho das Supervisões, elaborados de acordo com as diretrizes e os critérios definidos no Plano Anual de Fiscalização e consolidados a partir das proposições apresentadas pelos serviços de auditoria, elencando e detalhando as ações de controle a serem realizadas.
Art. 18. O planejamento operacional das unidades vinculadas à Direção de Controle e Fiscalização será formalizado por meio dos Planos de Trabalho, de acordo com as diretrizes e os critérios definidos no Plano Anual de Fiscalização. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 19 As Supervisões envolvidas, bem como a periodicidade dos Planos de Trabalho das Supervisões, serão definidas pelo Plano Anual de Fiscalização.
Art. 19. A periodicidade dos Planos de Trabalho será definida pelo Plano Anual de Fiscalização. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 20 As Supervisões deverão definir a metodologia de seleção de objetos e ações de controle a ser utilizada pelos serviços de auditoria no planejamento de suas atividades fiscalizatórias, em consonância com as diretrizes definidas no Plano Anual de Fiscalização,
considerando os seguintes critérios de seletividade:
Art. 20. As Supervisões de Auditoria deverão definir a metodologia de seleção de objetos e ações de controle a ser utilizada pelos serviços de auditoria e outras unidades fiscalizatórias no planejamento de suas atividades, em consonância com as diretrizes definidas no Plano Anual de Fiscalização,
considerando os seguintes critérios de seletividade: (Redação dada pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
I - materialidade, que é a relevância ou importância relativa de um assunto de auditoria, sendo determinada a partir de aspectos quantitativos e/ou qualitativos;
II - criticidade, que diz respeito ao juízo profissional sobre a suscetibilidade a erros e fraudes de políticas, programas e operações governamentais. Ela decorre de avaliações objetivas e do conhecimento dos auditores sobre a estrutura e o funcionamento de determinada organização e/ou sobre a natureza de determinada atividade;
III - relevância, que se refere à importância social ou econômica de determinado objeto de auditoria, tendo em vista os impactos que as políticas, os programas e operações governamentais geram na sociedade;
IV - oportunidade, que se refere ao juízo a respeito da adequação entre a ação de fiscalização proposta e o momento da sua realização, tendo em vista os resultados pretendidos e a capacidade operacional da unidade responsável por executar aquela ação; e
V - valor agregado, que diz respeito aos potenciais resultados positivos que uma fiscalização do Tribunal de Contas poderá operar em relação a uma situação-problema.
Parágrafo único. O risco é formado pela combinação dos elementos de materialidade, criticidade e relevância. (Revogado pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 21. Deverão, sempre que possível, ser utilizadas matrizes de risco de auditorias, gerais e temáticas, como ferramenta auxiliar para a programação de ações fiscalizatórias.
Art. 22 Os Planos de Trabalho das Supervisões deverão conter uma seção específica para cada Serviço, na qual deverão ser detalhadas as ações fiscalizatórias específicas, tais como: auditorias, ações de acompanhamento voltadas para o controle externo concomitante, elaboração dos relatórios dos processos de contas anuais, exame de admissões de pessoal, exame de atos de inativação, análise de esclarecimentos e quaisquer outras atividades de controle externo de competência do Serviço.
Art. 22. Os Planos de Trabalho das supervisões deverão conter uma seção específica para cada serviço componente, na qual deverão ser detalhadas as atividades, os projetos específicos e as atividades fiscalizatórias, quando for o caso, levando em conta os recursos humanos disponíveis e buscando o melhor aproveitamento das expertises. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Parágrafo único. O planejamento das ações de controle externo nos Serviços de Auditoria, a ser elaborado mediante a metodologia definida pelas Supervisões, deverá levar em conta os recursos humanos disponíveis, buscando o melhor aproveitamento das expertises. (Revogado pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 23 A proposta de trabalho dos Serviços deverá conter os seguintes elementos mínimos:
Art. 23. Previamente à elaboração dos Planos de Trabalho, os serviços de auditoria e as demais unidades fiscalizatórias enviarão à supervisão a que estão subordinados suas propostas de trabalho, contendo os seguintes elementos mínimos em relação aos instrumentos de fiscalização: (Redação dada pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
I - para as auditorias: objeto, escopo, prazos e alocação de recursos;
I - para as auditorias: unidade fiscalizada, objeto, escopo, prazos e alocação de recursos; (Redação dada pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
II - para os acompanhamentos: regras e procedimentos específicos do Serviço que não estejam contemplados no Plano Anual de Fiscalização e no Plano de Trabalho da Supervisão;
III - para as inspeções: se for o caso, origem da determinação, pontos a serem averiguados, prazos e alocação de recursos; e
III - para as inspeções: se for o caso, origem da determinação, unidade fiscalizada, pontos a serem averiguados, prazos e alocação de recursos; e (Redação dada pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
IV - para os levantamentos: entidades e aspectos a serem examinados, objetivos de utilização posterior, prazos e alocação de recursos.
Parágrafo único. A proposta de trabalho dos Serviços deve ser um instrumento flexível, de modo que possa ser ajustada, suprimindo-se determinadas ações de controle externo para permitir a inclusão de novas auditorias, acompanhamentos, inspeções ou levantamentos que se mostrem oportunos,
considerando os critérios de materialidade, criticidade e relevância. (Revogado pela Instrução Normativa nº 17 /2023)
Art. 24. A presente Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 25. Fica revogada a Instrução Normativa nº 5 , de 22 de maio de 2012.
GABINETE DA PRESIDÊNCIA, na data da assinatura eletrônica.
Conselheiro Estilac Martins Rodrigues Xavier,
Presidente. Documento assinado eletronicamente por ESTILAC MARTINS RODRIGUES XAVIER, Presidente, em 05/05/2021, às 18:23, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no artigo 10 da Resolução nº 1.104 , de 6 de fevereiro de 2019.
A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://portal.tce.rs.gov.br/sei-confere-assinatura, informando o código verificador 0094850 e o código CRC 234B59BF.
justificativa
A presente Instrução Normativa visa a regulamentar, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul, o planejamento das atividades de controle externo, em conformidade com as alterações do Regimento Interno deste Tribunal que adotaram o novo modelo processual. Esta regulamentação favorece a realização de ações fiscalizatórias pautadas pelos critérios de risco, materialidade, relevância e oportunidade, priorizando temas que gerem impacto social, econômico e financeiro no âmbito dos seus jurisdicionados.
A edição desta Instrução Normativa também se justifica pela necessidade de aplicar aos procedimentos de fiscalização realizados pela Direção de Controle e Fiscalização as Normas Brasileiras de Auditoria do Setor Público - NBASPs, adotadas por este Tribunal de Contas por meio da Resolução nº 1.108 , de 26 de junho de 2019, buscando o alinhamento dessas atividades às mais modernas práticas de auditoria no setor público utilizadas em nível nacional e internacional. Referência: Processo nº 001004-0220/21-1 SEI nº 0094850
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:
Instrução Normativa nº 17/2023 de 07/12/2023 - Norma em vigor
Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:
Instrução Normativa nº 5/2012 de 22/05/2012 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9668 AND idambito = 4 LIMIT 1
Resolução nº 1128/2020 de 01/12/2020 - Norma em vigor
Resolução nº 1108/2019 de 26/06/2019 - Norma em vigor
Resolução nº 1104/2019 de 30/01/2019 - Norma em vigor