Instrução Normativa nº 9/2017

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 9/2017

(Revogada pela Instrução Normativa nº 2 /2026)

Dispõe sobre a Política de Gestão Documental do Tribunal de Contas do Rio Grande do Sul e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das atribuições previstas no artigo 17, inciso XX, do Regimento Interno aprovado pela Resolução nº 1.028 , de 4 de março de 2015;

considerando a Lei nº 8.159 , de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

considerando a Lei nº 5.433 , de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais;

considerando a necessidade de assegurar, de forma racional e eficaz, a preservação de documentos de valor permanente, bem como a integração dos procedimentos relativos à definição dos prazos de guarda e destinação dos documentos;

considerando que a redução do volume de documentos, além de facilitar o processo de classificação, guarda, manuseio e conservação, permite a liberação de espaços físicos e promove a redução dos custos operacionais; e

considerando, ainda, o contido nos Processos nº 12378-0200/17-4 e nº 15326-0200/17-1;

DETERMINA:

Art. 1º Esta Instrução Normativa institui os procedimentos e ações da Política de Gestão Documental do Tribunal de Contas do Estado, e implementa o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD) produzidos ou recebidos pelo TCE-RS.

Art. 2º Para os efeitos desta Instrução Normativa, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:

I - Política de Gestão Documental: conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação e avaliação dos documentos;

II - Arquivamento: operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos e instalações que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido;

III - Avaliação: análise da documentação de arquivo, com vistas a estabelecer sua destinação de acordo com seus valores administrativo, probatório, informativo ou histórico;

IV - Classificação: atribuição do código do documento, após análise, de acordo com o assunto nele contido;

V - Descarte: eliminação de documentos dos acervos do Tribunal, após a avaliação e o cumprimento dos prazos de seu ciclo de vida, mediante a doação da documentação original ou fragmentada;

VI - Destinação: conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos com a finalidade de determinar a sua guarda temporária ou permanente, o seu descarte, ou, ainda, sua devolução à origem;

VII - Documento: registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém;

VIII - Documento arquivístico: documento produzido ou recebido pelo Tribunal de Contas do Estado, no exercício de suas atividades e que constitua elemento de prova ou informação;

IX - Documento arquivístico digital: documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional;

X - Teoria das Idades: teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a frequência de uso por seus produtores e a identificação de seus valores. As idades são classificadas em:

a) Idade Corrente: documentos cujo objeto é de consulta frequente nas unidades produtoras;

b) Idade Intermediária: documentos que aguardam no Arquivo a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente;

c) Idade Permanente: documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados no Arquivo Permanente;

XI - Valor Primário: relaciona-se ao motivo que determinou a produção do documento,

considerando seu uso para fins administrativo, jurídico-legal e fiscal.

XII - Valor Secundário: relaciona-se ao potencial do documento como prova, fonte de informação ou valor histórico para a pesquisa em qualquer área de conhecimento.

XIII - Valor histórico: qualidade pela qual um documento expõe fatos e registra a atuação do Tribunal junto à sociedade;

XIV - Valor probatório: qualidade pela qual um documento evidencia a existência ou a veracidade de um fato;

XV - Valor informativo: qualidade pela qual um documento, independentemente de seu valor probatório, permite conhecer fatos;

XVI - Plano de Classificação de Documentos: instrumento de Gestão Documental utilizado para classificar os documentos arquivísticos, agrupando-os de acordo com as funções/atividades do TCE-RS, identificando-se as classes, subclasses, grupos, subgrupos e tipos documentais aos quais pertencem;

XVII - Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento de gestão que define os prazos de guarda e a destinação dos documentos arquivísticos que compõem o acervo do Tribunal de Contas do Estado, objetivando garantir e facilitar o acesso à informação, preservar o patrimônio documental, liberar espaços físicos e propiciar a interação e integração dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos;

XVIII - Transferência: passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário; e

XIX - Recolhimento: passagem de documentos do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente;

Art. 3º São instrumentos de Gestão Documental no TCE-RS:

I - Plano de Classificação de Documentos - PCD;

II - Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD;

III - Termo de Saneamento (AD 1.4.4.01);

IV - Termo de Saneamento Suplementar (AD 1.4.4.02);

V - Termo de Transferência/Recebimento de Documentos;

VI - Termo de Eliminação de Documentos;

VII - Termo de Recolhimento de Documentos;

VIII - Termo de Eliminação de Microfilmes;

IX - Edital de Publicação de Eliminação de Documentos;

X - Termo de Remessa de Processos (CIP0610);

XI - Controle Geral de Avaliação de Qualidade Arquivística de Microfilmes (AD 1.4.4.08);

XII - Controle de Produção da Consulta de Microfilmes (AD-1.4.4.12).

XIII - Termo de Fragmentação (TCE-SA);

XIV - Termo de Doação;

XV - Declaração de destruição (empresa);

XVI - Certificado de Garantia (microfilme);

XVII - Relatório Técnico de Laudos (microfilme);

Parágrafo único. O Setor de Arquivo - SEARQ será o responsável pela elaboração dos formulários necessários ao cumprimento desta norma, contemplando:

I - guia de transferência de documentos;

II - guia de recolhimento de documentos;

III - listagem de descarte de documentos;

IV - edital de publicação de eliminação de documentos;

V - termo de descarte de documentos; e

VI - termo de retirada de documentos do SEARQ.

Art. 4º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação e Gestão dos Documentos - CPAD, a qual compete:

I - difundir normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;

II - definir as orientações quanto aos processos de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos no TCE-RS, para fins de guarda permanente ou eliminação;

III - propor, validar e aprovar alterações no Plano de Classificação de Documentos e na Tabela de Temporalidade de Documentos previstos nos incisos I e II do art. 3º desta Instrução Normativa;

IV - estabelecer prioridades para a implantação da gestão documental no TCE-RS;

V - analisar as propostas que lhe forem dirigidas e pronunciar-se acerca do seu acolhimento; e

VI - propor alterações nas normativas referentes à matéria.

Art. 5º Integram a CPAD, no mínimo, um representante de cada uma das seguintes unidades gerenciais:

I - Assessoria Jurídica da Presidência - AJUR;

II - Direção-Geral - DG;

III - Direção e Controle e Fiscalização - DCF;

IV - Direção Administrativa - DA;

V - Setor de Arquivo - SEARQ;

VI - Assessoria de Gestão e Controle Interno - AGCI; e

VII - Supervisão de Informática - SINF.

§ 1º Os membros titulares da CPAD e respectivos suplentes serão indicados pelos responsáveis pelas unidades gerenciais envolvidas e designados pela Presidência, por meio de portaria publicada no DET.

§ 2º As reuniões da CPAD serão convocadas pelo Presidente da Comissão ou a pedido de qualquer dos seus membros, a critério do Presidente do colegiado.

§ 3º A CPAD poderá solicitar apoio técnico para a elaboração dos instrumentos de gestão documental, do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade do TCE-RS ao Arquivo Público do Estado - APERS, em regime de cooperação interinstitucional.

Art. 6º Os documentos produzidos ou recebidos no TCE-RS serão classificados por funções/atividades, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos constante no Anexo I desta Instrução Normativa.

§ 1º As funções/atividades serão classificadas em classes, subclasses, grupos, subgrupos.

§ 2º Entende-se por:

I - classe: o conjunto de atividades que o TCE-RS exerce para a consecução de seus objetivos;

II - subclasse: o agrupamento de atividades afins dentro de uma determinada classe;

III - grupo: o conjunto de ações, encargos ou serviços relacionados ao exercício de uma determinada classe ou subclasse;

IV - subgrupo: o agrupamento de ações afins dentro de um determinado grupo.

§ 3º O Plano de Classificação de Documentos terá as seguintes classes e subclasses:

I - Classe: Administração Geral, com as seguintes subclasses:

a) Organização e Funcionamento;

b) Gestão de Pessoas;

c) Gestão de Recursos Orçamentários e Financeiros;

d) Gestão Patrimonial e de Materiais;

e) Ações Correcionais; e

f) Administrativo.

II - Classe: Gestão do Controle Externo, com as seguintes subclasses:

a) Registro de Atos;

b) Auditoria;

c) Apreciação e Julgamento de Contas;

d) Cumprimento de Decisão;

e) Responsabilização;

f) Recursos/Pedidos;

g) Certidões; e

h) Jurisprudência.

III - Classe: Gestão de Eventos e Capacitações, com as seguintes subclasses:

a) Ação de Educação Pós-Graduação; e

b) Hóspede Oficial.

§ 4º O processo constituído por apartado será classificado de acordo com a função/atividade nele tratada, nos termos do caput deste artigo.

Art. 7º A Unidade Gerencial Básica (UGB) responsável pelo cadastramento ou autuação do documento providenciará o registro do código correspondente ao assunto no Sistema CIP.

Parágrafo único. Constatada a classificação incorreta ou a alteração do assunto, a unidade responsável pela instrução do documento solicitará ao Setor de Autuação - SEAUT, a retificação do registro no Sistema CIP.

Art. 8º Os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos ou recebidos no TCE-RS serão definidos de acordo com a Tabela de Temporalidade dos Documentos, constante do Anexo II desta Instrução Normativa.

§ 1º O prazo de guarda na fase corrente é contado em anos, a partir da data base indicada na Tabela de Temporalidade.

§ 2º O prazo de guarda na fase intermediária é contado em anos, a partir do encerramento da fase corrente, se houver, ou da data base indicada na Tabela de Temporalidade.

§ 3º Os documentos que apresentarem valor secundário serão permanentemente preservados e os demais serão descartados com o decurso de seu tempo de guarda.

Art. 9º É considerado histórico o documento relativo a:

I - origem, missão e objetivos do Tribunal;

II - estudo sobre fato marcante da vida do Tribunal, de natureza administrativa ou cívica;

III - organização e desenvolvimento do Tribunal;

IV - procedimentos administrativos vigentes em determinada época, selecionados por amostragem da documentação destinada ao descarte, com o objetivo de preservar o histórico da evolução do Tribunal, de suas funções e atividades;

V - qualquer outro documento cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural;

VI - processo julgado que, pela relevância do assunto, notadamente em razão de pareceres, relatórios, votos e decisões proferidas, tenham contribuído para formação da jurisprudência do Tribunal ou para o desenvolvimento de conhecimento especializado;

Art. 10 Os documentos sem previsão de arquivamento na fase intermediária e não destinados à guarda permanente serão submetidos a descarte, nos termos dos arts. 15 a 18 desta Instrução Normativa.

Art. 11 A transferência de documentos da fase corrente para a fase intermediária será precedida de registro de tramitação no Sistema CIP, podendo ser impresso o respectivo termo de transferência.

Art. 12 A CPAD poderá autorizar, em caráter excepcional, por prazo superior ao previsto na Tabela de Temporalidade, a manutenção, no arquivo da unidade interessada, de documento que esteja na fase corrente e devesse ser transferido para a fase intermediária, nos termos do art. 11 desta Instrução Normativa.

Art. 13 O SEARQ procederá ao recolhimento dos documentos com temporalidade vencida e quando destinados à guarda permanente.

Parágrafo único. O recolhimento será precedido do registro de tramitação no Sistema CIP, podendo ser impresso o termo de recolhimento.

Art. 14 O SEARQ encaminhará à Supervisão dos Serviços Processuais - SSP, listagem com previsão de descarte, contemplando os documentos nas seguintes condições:

I - temporalidade vencida e sem previsão de guarda na fase permanente; ou

II - sem previsão de arquivamento na fase intermediária e não destinados à guarda permanente, nos termos previstos no artigo 10 desta Instrução Normativa.

Art. 15 A realização do descarte será precedida de apreciação da SSP, com anuência da Direção de Controle e Fiscalização - DCF, quanto à regularidade da proposição, podendo ser solicitadas as seguintes providências:

I - informações complementares ou a remessa dos documentos para subsidiar a respectiva análise; e

II - a indicação de representante de unidade do Tribunal para auxiliar na análise da respectiva documentação.

Art. 16 Finalizada a apreciação da proposição de descarte, a SSP, com anuência da DCF, poderá atribuir as seguintes destinações à documentação objeto de exame:

I - guarda permanente dos documentos que apresentarem valor histórico, probatório ou informativo;

II - descarte dos documentos que não sejam destinados à guarda permanente, nas hipóteses previstas no inciso I deste artigo;

III - devolução à origem; e

IV - reclassificação de documentos.

Parágrafo único. Os documentos destinados à guarda permanente, nos termos do inciso I deste artigo, serão recolhidos ao SEARQ e a destinação dada pelo SSP à documentação examinada será registrada no Sistema CIP.

Art. 17 O SEARQ será o local de destinação e armazenamento dos documentos nas fases intermediária e permanente.

Art. 18 Aprovado o descarte, o SEARQ adotará as providências previstas nos arts. 19 e 20 desta Instrução Normativa.

Art. 19 Recebida a listagem da documentação, o SEARQ emitirá edital de publicação de eliminação de documentos.

§ 1º O edital estabelecerá prazo de 30 dias para que os interessados requeiram a doação de documentos ou das respectivas cópias de documentos, às suas expensas.

§ 2º Serão cobrados, a título de ressarcimento de custos, os emolumentos definidos pelo Tribunal para fornecimento de cópias de documentos ou processos.

§ 3º A doação de documentos originais ou de cópias será efetuada mediante:

I - lavratura de termo de retirada de documento;

II - registro no Sistema CIP.

Art. 20 O SEARQ providenciará a publicação do edital de publicação de eliminação de documentos no Diário Eletrônico e na página institucional do Tribunal de Contas na Internet.

Art. 21 Transcorrido o prazo de 30 (trinta) dias previsto no

§ 1º do art. 19 desta Instrução Normativa, o SEARQ encaminhará os documentos ao Serviço de Administração que procederá à sua fragmentação caso não tenham sidos objetos de pedido de doação, observada a legislação ambiental.

§ 1º A fragmentação será realizada por empresa especializada e o material resultante do processo será destinado à reciclagem.

§ 2º As informações contidas no termo de descarte serão registradas no Sistema CIP.

Art. 22 A partir da aplicação da Tabela de Temporalidade, fica assegurada a preservação dos documentos pelo prazo necessário ao cumprimento de sua função administrativa e legal e daqueles cujo valor permanente tenha sido previamente definido.

Parágrafo único. Os documentos arquivados que se encontrarem no SEARQ até 31-12-2017 terão os seus prazos de guarda fixados em 30 anos, contados a partir de 02-01-2018, à exceção daqueles classificáveis como de guarda permanente, que não ficam sujeitos a esse prazo.

Art. 23 Os prazos e destinações estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos poderão ser contestados em até 30 dias, a contar de sua publicação, nos termos da legislação aplicável.

Parágrafo único. A contestação será encaminhada à CPAD, a qual incumbe instruir a matéria objeto de irresignação, para decisão da Coordenação-Geral.

Art. 24 A Supervisão de Informática adotará as providências necessárias à adequação do Sistema CIP ao disposto nesta Instrução Normativa.

Art. 25 Transcorridos 12 meses da entrada em vigor desta Instrução Normativa, a CPAD submeterá à Presidência, por intermédio da Direção-Geral, proposta de atualização do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade, respectivamente, nos Anexos I e II desta Instrução Normativa.

Art. 26 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor institucional permanente.

Art. 27 A presente Instrução Normativa entrará em vigor em 2 de janeiro de 2018.

GABINETE DA PRESIDÊNCIA, em 13 de novembro de 2017.

Conselheiro Marco Peixoto,

Presidente.

JUSTIFICATIVA

O volume de documentos produzidos no Tribunal de Contas decorre da importância estratégica de sua atuação e gera enormes acervos documentais, os quais, sem a devida gestão, podem dificultar a tomada de decisão ou a garantia de direitos ou deveres dos cidadãos.

A política de gestão documental proposta visa a assegurar, de forma racional e eficaz, a preservação de documentos de valor permanente, bem como a integração dos procedimentos relativos à definição dos prazos de guarda e à destinação dos documentos.

Uma política de gestão documental com embasamento técnico e jurídico objetiva a racionalização na produção, acesso e preservação da documentação institucional. A redução do volume de documentos, além de facilitar o processo de classificação, guarda, manuseio e conservação, permite a liberação de espaços físicos e promove a redução de custos operacionais.

Por fim, a organização do arquivo se constitui em instrumento de eficácia administrativa no gerenciamento das informações, contribuindo como agente de modernização do próprio Tribunal de Contas.

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Instrução Normativa nº 2/2026 de 04/03/2026 - Norma em vigor

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Lei Ordinária nº 8159/1991 de 08/01/1991 Legislação Federal

Resolução nº 1028/2015 de 04/03/2015 - Norma em vigor

Lei Ordinária nº 5433/1968 de 08/05/1968 Legislação Federal