Resolução nº 1.104/2019

RESOLUÇÃO Nº 1104/2019

(Vide Instrução Normativa nº 3 /2019)

Institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul e dá outras providências.

O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições constitucionais e legais;

considerando a necessidade de promover o aperfeiçoamento de suas atividades, a ser alcançado mediante o incremento da celeridade processual, com a preservação da necessária segurança na tramitação dos processos;

considerando o Acordo de Cooperação Técnica firmado entre o Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4 e o Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul - TCE-RS, que possui por objeto a cessão do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, sem custo para o TCE-RS, visando à modernização da área administrativa, conforme consta nos autos do Processo nº 009960-0200/18-2;

considerando a Instrução Normativa nº 09 , de 13 de novembro de 2017, que dispõe sobre a Política de Gestão Documental do TCE-RS;

considerando o princípio da eficiência, preconizado no

Art. 37, caput, da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, que exige da administração pública, além da observância aos aspectos da legalidade no desempenho de suas atividades, resultados positivos realizados com economia, celeridade e segurança;

considerando a necessidade de disciplinar e organizar os procedimentos e requisitos de segurança e autenticidade dos processos e documentos administrativos em meio eletrônico, otimizando a gestão documental; e,

considerando o contido no Processo nº 020237-0200/18-6;

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituído, no âmbito deste Tribunal, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), representado pela sigla SEI-TCE-RS, criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), como sistema oficial de gerenciamento, consulta e tramitação de processos e documentos relacionados à área administrativa.

Parágrafo único. O funcionamento do SEI-TCE-RS obedecerá ao disposto no Acordo de Cooperação Técnica nº 21/TRF4, de 9 de agosto de 2018, e nesta Resolução.

Art. 2º São objetivos do SEI:

I - aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de documentos e processos;

II - aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações;

III - criar condições mais adequadas para a produção e a utilização de informações;

IV - facilitar o acesso às informações;

V - reduzir o uso de insumos, os custos operacionais e os custos com armazenamento da documentação.

Art. 3º Para fins desta Resolução, considera-se:

I - processo: no SEI não há documentos avulsos, independentemente da quantidade de folhas (uma ou mais), os documentos devem compor um processo;

II - arquivo: arquivo de documentos correntes, intermediários e permanentes objetos de digitalização e captura para o SEI no âmbito do TCE-RS;

III - base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;

IV - captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, classificação, atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem criar, gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo no SEI;

V - código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade;

VI - número SEI: código numérico, próprio do SEI, gerado sequencial e automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;

VII - detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos;

VIII - formas de identificação inequívoca do usuário:

a) assinatura eletrônica, cadastrada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha; e

b) assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil;

IX - credenciamento de acesso: cadastro prévio dos usuários internos e externos para a utilização do SEI no TCE-RS;

X - digitalização: conversão da fiel imagem de um documento para código digital;

XI - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

XII - usuário interno: membro, servidor efetivo, cargo em comissão, adido e estagiário do TCE-RS. Ao estagiário será atribuído sempre o perfil de Colaborador (Básico sem Assinatura);

XIII - usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SEI no TCE-RS e que não seja caracterizada como usuário interno;

XIV - controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;

XV - nível de acesso público: sendo a regra geral no SEI, ocorre quando o acesso ao conteúdo dos documentos e ao processo é livre a todos os usuários cadastrados no SEI;

XVI - nível de acesso restrito: quando o acesso ao conteúdo dos documentos e ao processo é restrito às unidades pelas quais esse processo tramitar, e, obviamente, a todas as pessoas que estiverem vinculadas àquelas unidades; e

XVII - nível de acesso sigiloso: quando o acesso aos documentos e ao processo é exclusivo às pessoas a quem for atribuída permissão específica. Significa que cada processo sigiloso tem um rol de usuários credenciados.

Art. 4º A inclusão dos processos administrativos do TCE-RS no SEI será realizada de maneira gradual, a critério da Administração, levando-se em consideração o previsto no Plano do Projeto Estratégico "Implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI", aprovado no Planejamento Estratégico 2018-2022 do TCE-RS.

Parágrafo único. O Sistema Eletrônico de Informações - SEI é de uso obrigatório na elaboração e tramitação dos processos administrativos à medida que forem sendo inseridos no sistema.

Art. 5º Os processos e documentos administrativos em suporte físico, existentes antes da implantação do SEI-TCE-RS, manterão a forma de tramitação anteriormente utilizada, podendo, a critério de cada setor, serem convertidos em meio eletrônico no SEI.

Parágrafo único. Os processos de suporte físico convertidos para meio eletrônico deverão ser encerrados com a juntada de certidão que indique a conversão e o número do processo gerado no SEI-TCE-RS, ficando vedada a tramitação do processo físico, o qual permanecerá arquivado apenas para eventual consulta.

Art. 6º Os documentos e as informações das áreas administrativas do Tribunal, cadastrados em outros sistemas eletrônicos, poderão ser migrados para o SEI-TCE-RS ou continuar sob a gestão dos respectivos sistemas, conforme conveniência e critérios da Administração.

Art. 7º Fica instituída a Comissão Permanente de Gestão do SEI-TCE-RS, assim composta:

I - Gestor de Implantação: na pessoa do Diretor Administrativo;

II - Equipe de Negócios: integrada, no mínimo, pelo(a) Supervisor(a) de Gestão de Pessoas, um(a) assessor(a) da Direção-Geral, um(a) assessor(a) da Direção Administrativa, um(a) servidor(a) da Assessoria de Gestão e Controle Interno, o(a) gerente do Projeto Estratégico Implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI e o(a) presidente da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão dos Documentos - CPAD;

III - Equipe Técnica: integrada por, no mínimo, quatro servidores da Supervisão de Informática; e

IV - Equipe de Processos: integrada, no mínimo, por cinco servidores escolhidos dentre os setores subordinados à Direção-Geral, à Direção Administrativa e à Direção de Controle e Fiscalização.

Parágrafo único. A Comissão Permanente de Gestão do SEI-TCE-RS será coordenada pelo Gestor de Implantação.

Art. 8º Compete à Comissão Permanente de Gestão do SEI-TCE-RS:

I - coordenar o projeto de implantação, com a coleta de informações que irão subsidiar a parametrização, implantação e manutenção do SEI;

II - estabelecer prioridades para a implantação do sistema no TCE-RS;

III - propor normas internas que assegurem o adequado funcionamento do sistema;

IV - analisar ocorrências e propostas de melhoria que lhe forem dirigidas, que tenham impacto para todo o sistema, e pronunciar-se acerca do seu acolhimento;

V - promover ações de capacitação para os servidores, em conjunto com a ESGC;

VI - elaborar e propor a realização de Plano de Comunicação Interna para implantação do sistema, visando tanto à divulgação quanto à sensibilização dos membros, servidores efetivos, cargos em comissão, adidos e estagiários para a mudança na rotina de trabalho.

VII - indicar o gerente do sistema e seu suplente.

Art. 9º A Comissão Permanente de Gestão do SEI-TCE-RS reunir-se-á por convocação do seu Coordenador ou quando provocada.

§ 1º As reuniões da Comissão Permanente de Gestão do SEI-TCE-RS deverão ser registradas em ata, com ciência e aprovação dos participantes.

§ 2º O Coordenador poderá convidar servidor de setor que não integra a Comissão Permanente de Gestão do SEI-TCE-RS, conforme o assunto a ser deliberado em reunião.

Art. 10 Todos os documentos produzidos ou incluídos no SEI-TCE-RS deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso, e armazenados em meios que garantam a preservação e a integridade dos dados.

§ 1º Os documentos produzidos ou recebidos no SEI-TCE-RS, a partir de sua incorporação ao sistema, são documentos institucionais, valendo para todos os fins de Direito.

§ 2º Os documentos produzidos pelo SEI-TCE-RS deverão ser assinados mediante autenticação por conferência de usuário e senha de acesso ao sistema, ou através de uso de certificação digital, no padrão ICP-Brasil, que possibilite a identificação inequívoca do usuário responsável.

§ 3º Os documentos transcritos para suporte digital certificados por assinatura digital ou por autenticação na forma do

§ 2º têm o mesmo valor dos originais.

Art. 11 O SEI-TCE-RS será acessado pela intranet e pelo portal institucional do TCE-RS na rede mundial de computadores (www.tce.rs.gov.br).

Art. 12 A documentação administrativa de origem externa ao TCE-RS, ou seja, aquela documentação em suporte físico (papel, cd, pen-drive, foto impressa, etc.) entregue pessoalmente ao TCE-RS, será recebida e distribuída no sistema SEI-TCE-RS pelo Setor de Protocolização e Expedição - SPE,

considerando o previsto no artigo 4º, caput e parágrafo único desta Resolução.

Art. 13 O credenciamento de usuário externo será realizado preferencialmente pelo Setor de Protocolização e Expedição - SPE, ou por qualquer outro setor com perfil de acesso autorizado no SEI-TCE-RS, conforme conveniência na agilidade do trâmite processual. (Regulamentado pela Instrução Normativa nº 3 /2019)

Art. 14 Deverá ser designado um servidor para exercer a função de Gerente do Sistema SEI-TCE-RS, com seu respectivo suplente, com o propósito de cumprir estritamente o previsto no artigo 6º da Instrução Normativa nº 03 , de 21 de maio de 2018, que dispõe sobre o Comitê de Informática, os Comitês de Priorização e os Gerentes de Sistemas no âmbito do TCE-RS.

Art. 15 Cabe ao Presidente do TCE-RS, com o auxílio da Comissão Permanente de Gestão do SEI-TCE-RS, baixar os atos administrativos necessários para estabelecer as rotinas e os procedimentos de utilização do sistema.

Art. 16 As dúvidas relativas aos procedimentos tratados nesta Resolução serão dirimidas diretamente pela Comissão Permanente de Gestão do SEI-TCE-RS.

Art. 17 Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pela Comissão Permanente de Gestão do SEI-TCE-RS.

Art. 18 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

PLENÁRIO GASPAR SILVEIRA MARTINS,

em 30 de janeiro de 2019.

CONSELHEIRO IRADIR PIETROSKI

Presidente

CONSELHEIRO ESTILAC MARTINS RODRIGUES XAVIER

Relator

CONSELHEIRO ALGIR LORENZON

CONSELHEIRO CEZAR MIOLA

CONSELHEIRO MARCO ANTONIO LOPES PEIXOTO

CONSELHEIRO PEDRO HENRIQUE POLI DE FIGUEIREDO

CONSELHEIRO ALEXANDRE POSTAL

Estive presente:

PROCURADOR-GERAL DO MINISTÉRIO PÚBLICO DE CONTAS, GERALDO COSTA DA CAMINO

Disponibilizado no Diário Eletrônico de 05-02-2019. Boletim nº 0135/2019.

JUSTIFICATIVA

A presente Resolução tem por finalidade instituir o Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito do TCE-RS, constituindo um compilado de disposições de atos normativos paradigmas inerentes à matéria como, por exemplo, do Supremo Tribunal Federal - STF, do Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4 e dos Tribunais de Contas dos Estados de Roraima e Tocantins.

A informatização de processos de trabalho no TCE-RS tornou-se uma prática institucional, pois mediante a adoção desta iniciativa consegue-se redução de custos, melhorias nos processos, aumento da segurança e confiabilidade nos dados sistematizados e a possibilidade de alocação de pessoal em outras atividades, distintas daquelas que foram automatizadas.

Dentro deste cenário, em 2011, foram iniciados os estudos para a implantação do processo eletrônico no TCE-RS. Após a realização de vários estudos e visitas técnicas, em dezembro de 2012 foram elaborados os documentos que serviram de base conceitual para a efetiva implantação deste processo, que teve sua primeira etapa, Inativações Municipais, entregue em janeiro de 2013.

Passados seis anos, o processo eletrônico finalístico encontra-se quase que totalmente implantado, mas com relação ao processo eletrônico administrativo, pouco se avançou, em virtude de priorização da área fim.

O atual cenário de carência de pessoal, tanto na área de desenvolvimento de sistemas quanto nas áreas administrativas, torna premente a busca de alternativas para a informatização dos processos administrativos. Dentro desse escopo, analisou-se a possibilidade do uso de sistemas já desenvolvidos por outros Órgãos, tendo como premissas norteadoras que o sistema fosse preferencialmente de código aberto, sem custos de licenciamento e tivesse boa aceitação de seus usuários.

Em contato com outras instituições, entre elas o TJ-RS, verificou-se que o SEI, desenvolvido pelo TRF4, atendia aquelas premissas. Desta feita, foi firmado, em 09/08/2018, o Acordo de Cooperação Técnica nº 21/TRF4, por meio do qual foi concedida a este Tribunal a cessão de direito de uso do SEI, desde que cumpridas determinadas obrigações, como o compromisso de que o TCE-RS implantasse o SEI oficialmente em suas atividades administrativas no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias a contar da assinatura do referido Acordo, ou seja, até 09/02/2019.

Diante da oportunidade, da conveniência e da relevância do SEI para o desempenho das atividades administrativas desta Corte de Contas, no transcorrer do processo de elaboração do novo Planejamento Estratégico 2018-2022, criou-se o Objetivo Estratégico "Reestruturar os processos administrativos", para o qual foi elaborado e aprovado, em reunião gerencial R5/R6, o Projeto Estratégico "Implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI", a cargo da Direção Administrativa.

Ressalta-se, ao mesmo tempo, que existe um movimento entre os Tribunais de Contas, capitaneado pelo Instituto Rui Barbosa, com o propósito de que seja adotado o SEI como plataforma para processos eletrônicos. Nesse contexto, Tribunais de Contas dos Estados do Tocantins, de Rondônia e de Roraima, por exemplo, já aderiram ao SEI, e outros como do Amazonas, de São Paulo e de Minas Gerais estão em processo de implantação, além, é claro, como exemplos no Estado do Rio Grande do Sul, do TJ-RS e da Prefeitura Municipal de Porto Alegre, que já utilizam o referido Sistema no desempenho de suas atividades administrativas.

Nessa perspectiva, a virtualização dos processos será de grande contribuição na busca pela eficácia das demandas administrativas, principalmente no que diz respeito à celeridade processual e à redução de custos operacionais e de impacto ambiental. Ao permitir a comunicação eletrônica entre os diversos Setores da Casa, assim como com demais Órgãos e Entidades, mediante o envio de documentos pela Internet, o Sistema promoverá a agilização dos atos processuais, contribuindo para a redução do trânsito de documentos em papel e para o incremento da segurança na tramitação dos processos. A diminuição das atividades burocráticas virá em favor do aumento do tempo de análise e, por conseguinte, da qualidade da instrução processual.

Visualizar arquivo original: Resolução nº 1104/2019 - TCERS-RS

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Resolução:

Instrução Normativa nº 3/2019 de 06/05/2019 - Norma em vigor

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Resolução:

Instrução Normativa nº 9/2017 de 13/11/2017 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 10162 AND idambito = 4 LIMIT 1

Instrução Normativa nº 3/2018 de 23/08/2018 - Norma em vigor