Resolução nº 15/2004
Institui a Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina e estabelece.
RESOLUÇÃO N. TC-15/2004
Institui a Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina e estabelece.
O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SANTA CATARINA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelos arts. 4º e 84, parágrafo único, da Lei complementar nº 202 , de 15 de dezembro de 2002, e;
Considerando que a disciplina da guarda e conservação de documentos no âmbito desta Corte de Contas é assunto de interesse público e contribui para a eficiência e racionalidade dos serviços que lhe são afetos;
Considerando a possibilidade legal de serem eliminados papéis desprovidos de valor capaz de justificar sua guarda e conservação;
Considerando que a redução do volume de documentos, além de facilitar o processo de classificação, guarda, manuseio e conservação, permite a liberação de espaços físicos e concorre para a redução dos custos operacionais;
Considerando a necessidade de assegurar, de forma racional e eficaz, a preservação de documentos de valor permanente, bem como a integração dos procedimentos relativos à definição dos prazos de guarda e destinação dos documentos;
Considerando o resultado do estudo desenvolvido pela Comissão constituída pela Portaria n. TC- 172 /03 e, especialmente, a Proposta de Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina - Método Funcional, elaborada por aquela Comissão;
Considerando que o implemento de uma política documental no âmbito desta Corte identifica-se como uma das metas previstas no Planejamento Estratégico do Tribunal de Contas, RESOLVE:
Art. 1º Fica instituída a Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina - TTD, em cuja implantação e implemento serão observados os princípios, normas e demais disposições contemplados nesta Resolução e seus Anexos I, II e III.
§ 1º A TTD é um instrumento arquivístico que define os prazos de guarda e a destinação dos documentos que compõem o acervo do Tribunal de Contas do Estado, objetivando garantir e facilitar o acesso à informação, preservar o patrimônio documental, liberar espaços físicos e propiciar a interação e integração dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos.
§ 2º Estão contemplados na TTD os documentos produzidos e recebidos, nos mais diferentes suportes, pelo Tribunal de Contas, no exercício de suas atividades-meio e de suas atividades-fim.
Art. 2º Os documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal de Contas deverão ser protocolados e, antes de iniciada a sua tramitação, classificados segundo os critérios estabelecidos no Anexo II, incumbindo ao serviço de Protocolo da Secretaria Geral - SEG atribuir-lhes a respectiva codificação.
§ 1º Ocorrendo classificação incorreta, alteração de código ou inadequação deste em decorrência de modificação superveniente na estrutura, natureza ou valor intrínseco do documento, incumbirá à unidade que detectar o fato solicitar ao Protocolo da SEG que proceda à devida correção.
§ 2º Os códigos referentes à classificação de que trata este artigo deverão ser apostos na parte superior direita dos documentos, observado o modelo constante do Anexo III.
Art. 2º Os documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal de Contas deverão ser protocolados pelo Setor de Protocolo da Secretaria Geral - SEG. (Redação dada pela Resolução nº 80 /2013)
Art. 3º A TTD terá estrutura segundo o método funcional, contemplando os diversos conjuntos documentais recebidos e produzidos pelo Tribunal de Contas do Estado, bem como os prazos estabelecidos para efeito de guarda e destinação final dos documentos.
§ 1º Na estruturação da TTD serão consideradas as seguintes Funções e Subfunções:
I - Função: Gestão Administrativa, com as seguintes Subfunções:
a) Ordenamento Jurídico;
b) Planejamento de Ações;
c) Apoio à Administração Superior;
d) Controle da Infra-Estrutura;
II - Função: Comunicação Institucional, com as seguintes Subfunções:
a) Assessoria de Imprensa;
b) Cerimonial;
c) Propaganda e Publicidade;
d) Produção Editorial;
III - Função: Gestão de Recursos Humanos, com as seguintes Subfunções:
a) Planejamento e Formulação de Políticas de Recursos Humanos;
b) Seleção e Desenvolvimento;
c) Expediente de Pessoal;
d) Medicina do Trabalho e Desenvolvimento Social;
IV - Função: Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais, com as seguintes Subfunções:
a) Controle de Compras e Serviços
b) Controle de Bens Patrimoniais
c) Controle do Patrimônio Imobiliário;
V - Função: Gestão Orçamentária e Financeira, com as seguintes Subfunções:
a) Pagamento de Pessoal
b) Planejamento Orçamentário
c) Execução Orçamentária e Financeira;
VI - Função: Gestão da Documentação e da Informação, com as seguintes Subfunções:
a) Administração Arquivística;
b) Preservação da Memória;
c) Gerenciamento da Tecnologia da Informação;
VII - Função: Gestão das Atividades do Plenário, com as seguintes Subfunções:
a) Apoio Operacional às Sessões;
b) Gerenciamento das Decisões;
VIII - Função: Gestão do Controle Externo, com a Subfunção: Assessoramento Técnico;
IX - Função: Gestão do Controle Interno, com a Subfunção: Assessoramento Técnico.
§ 1º Na estruturação da TTD serão consideradas as seguintes Funções e Subfunções:
I - Função: Gestão Administrativa, com as seguintes Subfunções: Ordenamento Jurídico; Planejamento de Ações; Apoio à Administração e ao Cidadão; Controle da Infraestrutura; Controle Interno.
II - Função: Comunicação Institucional, com as seguintes Subfunções: Assessoria de Imprensa; Apoio ao Cerimonial; Propaganda e Publicidade; Produção Editorial; Supervisão do Portal.
III - Função: Gestão de Pessoas, com as seguintes Subfunções: Planejamento e Formulação de Políticas de Pessoas; Seleção e Desenvolvimento; Expediente de Pessoal; Medicina do Trabalho e Desenvolvimento Social.
IV - Função: Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais, com as seguintes Subfunções: Controle de Compras e Serviços; Controle de Bens Patrimoniais; Controle do Patrimônio Imobiliário.
V - Função: Gestão Orçamentária e Financeira, com as seguintes Subfunções: Pagamento de Pessoal; Planejamento Orçamentário; Execução Orçamentária e Financeira.
VI - Função: Gestão da Documentação e da Informação, com as seguintes Subfunções: Administração Arquivística; Preservação da Memória; Gerenciamento da Tecnologia da Informação.
VII - Função: Gestão das Atividades do Plenário, com as seguintes Subfunções: Apoio Operacional às Sessões; Gerenciamento das Decisões; Gerenciamento da Jurisprudência.
VIII - Função: Gestão do Controle Externo, com a Subfunção: Assessoramento Técnico.
IX - Função: Educação Corporativa, com as seguintes Subfunções: Capacitação e Qualificação; Programa de Estágio. (Redação dada pela Resolução nº 80 /2013)
§ 2º Para os efeitos desta Resolução, considera-se:
I - Função: o conjunto de atividades que o Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina exerce para a consecução de seus objetivos;
II - Subfunção: o agrupamento de atividades afins dentro de uma determinada função.
III - Atividade: o conjunto de ações, encargos ou serviços relacionados ao exercício de uma determinada função ou subfunção.
Art. 4º Os documentos, depois de classificados e observados os prazos de guarda, deverão ser conservados no Arquivo Corrente ou no Arquivo Intermediário, aguardando a destinação que lhes venha a ser dada, na forma do art. 5º. desta Resolução.
§ 1º No Arquivo Corrente, junto às unidades ou setores que os produziram ou acumularam, permanecerão os documentos enquanto estiverem cumprindo a finalidade para a qual foram produzidos, observados os prazos estabelecidos no Anexo II.
§ 2º No Arquivo Intermediário, que operará como unidade central do sistema, permanecerão, observados os prazos definidos no Anexo II, os documentos que, esgotado o prazo de permanência no Arquivo Corrente, possam ser solicitados para eventuais consultas e os que, por não haverem ainda fluído os respectivos prazos prescricionais, ali devam permanecer por imperativo legal ou mera precaução. Enquanto não for instituído o Arquivo Intermediário do TCE/SC, as unidades ficarão responsáveis pelo controle da temporalidade dos documentos que estejam sob sua guarda.
§ 3º Os documentos conservados no Arquivo Corrente terão sua temporalidade controlada pelas unidades ou setores que os tenham sob sua guarda, tendo como base os prazos estabelecidos no Anexo II.
§ 4º No mínimo a cada período de um ano, as unidades e setores do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina procederão ao levantamento dos documentos sob sua guarda, encaminhando aqueles cuja temporalidade esteja vencida ao Arquivo Intermediário, para fins de análise de sua destinação.
Art. 5º Observados os prazos de guarda, os documentos poderão:
I - mudar de suporte, quando houver necessidade de serem microfilmados ou digitalizados;
I - mudar de suporte, quando houver necessidade de serem digitalizados; (Redação dada pela Resolução nº 80 /2013)
II - ser eliminados, quando, esgotados os prazos de guarda, não mais reunirem valor que justifique sua guarda;
III - ser encaminhados para guarda permanente, sempre que, pela sua natureza, origem, forma ou qualquer outra circunstância ou qualidade intrínseca, ostentarem valor que justifique sua guarda definitiva.
Art. 6º Contam-se em anos os prazos de guarda a que aludem os artigos 4º e 5º desta Resolução.
Parágrafo único. Antes da fluência de um ano ou do prazo definido para guarda, é possível, observado o disposto no Anexo IV, proceder-se à eliminação de documento cujo prazo de vigência, comprovadamente, se tenha esgotado.
Parágrafo único. Antes da fluência de um ano ou do prazo definido para guarda, é possível, observado o disposto no Anexo III, proceder-se à eliminação de documento cujo prazo de vigência, comprovadamente, se tenha esgotado. (Redação dada pela Resolução nº 80 /2013)
Art. 7º Fica criada, em caráter permanente, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina, a Comissão de Avaliação e Controle Documental - CACD, com a incumbência de:
I - acompanhar e propor medidas necessárias ao efetivo implemento da Tabela de Temporalidade Documental instituída por este ato;
II - deliberar sobre a destinação de documentos;
III - propor a exclusão ou a inclusão de novos documentos no controle de temporalidade;
IV - dirimir os conflitos de interpretação que possam ocorrer entre as unidades no tocante à classificação de documentos; (Revogado pela Resolução nº 80 /2013)
V - propor ao Presidente do Tribunal de Contas a alteração de códigos e prazos estabelecidos na TTD instituída por este ato ou quaisquer outras alterações que tenham por escopo o atendimento do interesse público, a racionalização dos procedimentos arquivísticos e a preservação dos documentos.
V - propor ao Presidente do Tribunal de Contas a alteração dos prazos estabelecidos na TTD instituída por este ato ou quaisquer outras alterações que tenham por escopo o atendimento do interesse público, a racionalização dos procedimentos arquivísticos e a preservação dos documentos. (Redação dada pela Resolução nº 80 /2013)
§ 1º A comissão de que trata este artigo contará com seis membros, todos integrantes do quadro de servidores do Tribunal de Contas do Estado, de diferentes áreas, e será constituída por ato de seu Presidente, atendidos os fins e preservadas as atribuições estabelecidas nesta Resolução.
§ 2º A eficácia das decisões da comissão dependerá da aprovação da maioria absoluta de seus membros e ulterior homologação do Presidente do Tribunal de Contas.
§ 2º A eficácia das decisões da comissão dependerá da aprovação da maioria absoluta de seus membros e ulterior homologação do Presidente da Comissão. (Redação dada pela Resolução nº 151 /2019)
§ 3º Após a homologação do Presidente a Comissão deverá encaminhar uma cópia da relação dos processos aprovados para o descarte para ser publicado na forma de Edital no Diário Oficial Eletrônico do TCE/SC. (Redação acrescida pela Resolução nº 80 /2013)
§ 3º Após a homologação do Presidente da Comissão, este deverá encaminhar uma cópia da relação dos processos aprovados para o descarte para ser publicado na forma de Edital no Diário Oficial Eletrônico do TCE/SC. (Redação dada pela Resolução nº 151 /2019)
Art. 8º Salvo expressa e específica determinação em contrário, ficam excluídos do controle de temporalidade e da disciplina arquivística estabelecida nesta Resolução:
I - as anotações, rascunhos, notas taquigráficas e minutas, salvo quando integrantes de autos regularmente autuados;
II - os jornais, revistas e periódicos de qualquer espécie, inclusive os diários oficiais do Estado e da União, excetuados os exemplares que, por conterem matéria de singular relevância, a juízo da Comissão de Avaliação e Controle Documental, devam ser conservados nos arquivos do Tribunal de Contas;
III - as mensagens e informações cujo meio de produção e transmissão se restrinja ao fax, telex e e-mail e não demandem atuação por nenhuma unidade do Tribunal de Contas;
IV - outros documentos e papéis expressamente identificados pela Comissão de Avaliação e Controle Documental.
Art. 9º Sem prejuízo do disposto nos arts. 5º, incisos XXXIII e XXXIV, letra "b", da Constituição Federal e 7º, inciso XIII, da Lei nº 8.906 , de 4 de julho de 1994 (Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil), nenhum documento poderá ser retirado do sistema de arquivo do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina, ressalvadas as hipóteses de empréstimo e desarquivamento.
§ 1º Para os fins deste artigo, considera-se:
I - empréstimo: a transferência temporária de documento de uma unidade de arquivo para outra, no contexto orgânico do Tribunal de Contas do Estado, para fins de consulta, reprodução ou pesquisa;
II - desarquivamento: a saída de documento da unidade de arquivo para a unidade que vier a reclamá-lo para fins de reativação do trâmite que lhe for pertinente.
§ 2º Além das hipóteses a que alude o parágrafo anterior, o Presidente do Tribunal de Contas, ouvida a Comissão de Avaliação e Controle Documental, poderá liberar a saída de documento do sistema de arquivo para fins de estudo e pesquisa acadêmica e científica de reconhecida utilidade pública, bem como para compor o acervo de órgãos oficiais de exposição e preservação do patrimônio histórico do Estado e do país.
Art. 10 Integram esta Resolução, apenas como suporte hermenêutico, o Glossário e a Terminologia Arquivística constantes, respectivamente, dos Anexos V e VI.
Art. 10. Integram esta Resolução, apenas como suporte hermenêutico, o Glossário e a Terminologia Arquivística constantes, respectivamente, dos Anexos V e VI. (Redação dada pela Resolução nº 80 /2013)
Art. 11. Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Florianópolis, em 15 de dezembro de 2004.
_____________________________PRESIDENTE
Salomão Ribas Junior
_____________________________ RELATOR
José Carlos Pacheco
_____________________________
Luiz Suzin Marini
_____________________________
Otávio Gilson dos Santos
_____________________________
Wilson Rogério Wan-Dall
_____________________________
Luiz Roberto Herbst
_____________________________
Clóvis Mattos Balsini
(art. 86, caput, da LC nº 202 /2000)
FUI PRESENTE_____________________________ PROCURADOR
Márcio de Sousa Rosa
Este texto não substitui o publicado no DOE de 22.12.2004
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Resolução:
Resolução nº 151/2019 de 08/07/2019 - Norma em vigor
Resolução nº 136/2017 de 30/08/2017 - Norma em vigor
Resolução nº 80/2013 de 22/05/2013 - Norma em vigor
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Resolução:
Nenhum Ato.