Acórdão Consulta nº 18/2012

ACÓRDÃO CONSULTA Nº 18, DE 04 DE JULHO DE 2012.

PROCESSO: 25.687/11

RELATOR: CONS. SUBSTITUTO SOUSA LEMOS

NATUREZA: CONSULTA

JURISDICIONADO: MUNICÍPIO DE CAÇU

CONSULENTE: ANDRÉ LUIZ GUIMARÃES VIEIRA (PREFEITO)

CONSULTA. CONHECIMENTO. SUBSTITUIÇÃO DE DOCUMENTO CONSTANTE DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO RELATIVO A CONTAS GESTÃO (BALANCETES FÍSICOS). IMPOSSIBILIDADE.

1. Preenchidos os requisitos de admissibilidade da consulta. Conhecimento e processamento.

2. Além da remessa de informações eletrônicas, exige-se do jurisdicionado a formalização de procedimento de contas de gestão, mês a mês, evidenciando a sucessão de fatos e atos com repercussão financeira e orçamentária ocorridos no período, cujos autos devem ser arquivados na repartição local competente e mantido a disposição do Tribunal para controle externo (Artigo 2º,

§ 3º, da RN nº 007 /08).

3. É vedada a substituição de documentos constantes de procedimentos formalizados de contas de gestão (balancetes físicos), em virtude de modificações posteriores das informações eletrônicas encaminhadas ao Tribunal, tendo em vista os princípios da publicidade e do formalismo moderado.

4. Consulta conhecida e respondida.

Vistos, relatados e discutidos os presentes autos, os Conselheiros do TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNICÍPIOS DO ESTADO DE GOIÁS, reunidos em Tribunal Pleno, por unanimidade, nos termos da Proposta de Decisão nº 375/2012-CSSL do relator, Conselheiro Substituto SOUSA LEMOS, e em conformidade com a Ata de Julgamento, ACORDAM em;

a) conhecer da presente consulta, uma vez preenchidos os requisitos de admissibilidade (Artigo 31 e 32 da Lei Estadual nº 15.958 /07);

b) responder ao consulente que:

I - O registro dos atos e fatos de repercussão financeira e orçamentária em autos mantidos sob a guarda do controle interno, nos termos do artigo 2º,

§ 3º da RN nº 07 /08, configura procedimento administrativo de caráter formal, que deve evidenciar a sucessão dos atos e fatos ocorridos nos meses de referência;

II - É vedada a substituição de documentos constantes de autos físicos de procedimentos administrativos relativos às contas mensais de gestão em virtude de posterior alteração de informações eletrônicas encaminhadas ao Tribunal, tendo em vista os princípios da publicidade e do formalismo moderado.

Sala das Sessões do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado de Goiás, em 04 de julho de 2012.

Cons. MARIA TERESA F. GARRIDO

Presidente

Cons. PAULO ORTEGAL

Cons. JOSSIVANI DE OLIVEIRA

Cons. VIRMONDES CRUVINEL

Cons. Subst. IRANY DE CARVALHO JÚNIOR

Cons. Subst. MAURICIO OLIVEIRA AZEVEDO

Cons. FRANCISCO JOSÉ RAMOS

Cons. Subst. SOUSA LEMOS

Relator

Fui presente:

Ministério Público de Contas.

PROPOSTA DE DECISÃO Nº 375/2012-CSSL

EMENTA. CONSULTA. CONHECIMENTO. SUBSTITUIÇÃO DE DOCUMENTO CONSTANTE DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO RELATIVO A CONTAS GESTÃO (BALANCETES FÍSICOS). IMPOSSIBILIDADE.

PROCESSO: 25.687/11

RELATOR: CONS. SUBSTITUTO SOUSA LEMOS

NATUREZA: CONSULTA

JURISDICIONADO: MUNICÍPIO DE CAÇU

CONSULENTE: ANDRÉ LUIZ GUIMARÃES VIEIRA (PREFEITO)

1. Preenchidos os requisitos de admissibilidade da consulta. Conhecimento e processamento.

2. Além da remessa de informações eletrônicas, exige-se do jurisdicionado a formalização de procedimento de contas de gestão, mês a mês, evidenciando a sucessão de fatos e atos com repercussão financeira e orçamentária ocorridos no período, cujos autos devem ser arquivados na repartição local competente e mantido à disposição do Tribunal para controle externo (Artigo 2º,

§ 3º, da RN nº 007 /08).

3. É vedada a substituição de documentos constantes de procedimentos formalizados de contas de gestão (balancetes físicos), em virtude de modificações posteriores das informações eletrônicas encaminhadas ao Tribunal, tendo em vista os princípios da publicidade e do formalismo moderado.

4. Consulta conhecida e respondida.

I - RELATÓRIO

Trata-se de consulta formulada pelo senhor André Luiz Guimarães Vieira, na condição de Prefeito do Município de Caçu, mediante a qual o consulente indaga sobre a possibilidade de "substituição de documentos em meio físico de balancetes mensais do Município em decorrência de alteração posterior de meio magnético enviado ao SICOM".

A consulta encontra-se instruída com parecer jurídico, às fls. 02/03.

A Secretaria de Licitações e Contratos - SLC manifestou-se nos seguintes termos (Parecer nº 0002/2012, fls. 07 /09);

(...)

Examina-se nos autos de nº 25687/11, a Consulta apresentada pelo Sr. André Luiz Guimarães Vieira, Prefeito do Município de Caçu, a respeito da possibilidade de substituir documentos em meio físico de Balancetes Mensais, em razão de sua alteração posterior encaminhada a este Tribunal por meio magnético, através do Sistema de Controle de Contas Municipais.

SICOM.

Trata-se de Consulta levantada por parte legítima, devidamente instruída com parecer jurídico, em obediência ao artigo 31, inciso I e

§ 1º, da Lei nº 15.958 /07 - LOTCM/GO. A fim de elucidar a questão suscitada pelo consulente, faz-se relevante trazer à baila, inicialmente, o conceito de procedimento, na seara jurídica, esposado por FLAVIANE DE MAGALHÃES BARROS PELLEGRINI, em seu texto O Processo, a Jurisdição e a Ação sob a ótica de Elio Fazzalari, citando o referido autor, visualizado no endereço eletrônico http://www.direito.ufop.br, acessado em 29/05/2012, in verbis:

O procedimento é uma sequência de normas, atos e posições subjetivas, que se encadearão até a realização do ato final, na qual a norma precedente - que estabelece uma conduta valorada como lícita ou devida - é pressuposto para realização da consequente A primeira norma e a conduta dela decorrente ligam-se a segunda como um pressuposto ou como sua fattispecie.

(FAZZALARI, Elio, istituzioni di diritto processuale, Padova, Cedam, 1992, p. 59)

Complementando o disposto acima, nas palavras de DE PLÁCIDO E SILVA, em sua obra Vocabulário Jurídico, citadas no site JURISWAY - Sistema Educacional Online, disponível em http://www.jurisway.org.br/v2/dhail.asp?id_dh=3844, acessado em 30/05/2012, procedimento significa:

(...) proceder, do latim procedere (ir por diante, andar para a frente, prosseguir), quer o vocabulário exprimir, geralmente, o método para que se faça ou se execute alguma coisa, isto é, o modo de agir, a maneira de atuar, a ação de proceder. Neste sentido, procedimento significa a própria atuação ou a ação desenvolvida para que se consubstancie a coisa pretendida, pondo-se em movimento, segundo a sucessão ordenada, os meios de que se pode dispor.

(Vocabulário Jurídico, 2009, p. 1097)

(grifo acrescentado)

Depreende-se do exposto supra, que o procedimento, enquanto sucessão de atos, admite tão-somente acréscimo de documentos após a última folha do pleito, e não, retirada para fins de substituição.

Nesse contexto, prescreve o

§ 4º, do Artigo 22, da Lei nº 9.784 /99 que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal:

Art. 22. Os atos do processo administrativo não dependem de forma determinada senão quando a lei expressamente a exigir.

(...)

§ 4º O processo deverá ter suas páginas numeradas sequencialmente e rubricadas (grifo acrescentado) logo, não há que se falar em substituição de documentos já insertos em processos que veiculam balancetes da Administração Pública, em virtude de sua alteração posterior por meio magnético, encaminhada a esta Corte de Contas.

Ademais, em observância ao conteúdo do Artigo 147, caput, da Resolução Administrativa nº 073 /09 que institui o Regimento Interno do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado de Goiás, abaixo transcrito, pode-se vislumbrar o acréscimo de documentos em meio físico, alterados por meio magnético, ao final do feito, desde que o relator presidente da sua instrução entenda necessário ao saneamento dos autos.

Art. 147. O relator presidirá a instrução do processo, determinando, mediante despacho, de oficio ou por provocação da Secretaria de Controle Externo, do Núcleo de Assessoramento Especial ou do Ministério Público de Contas, o sobrestamento do julgamento ou da apreciação, a citação, notificação e intimação dos responsáveis, ou nutras providências consideradas necessárias ao saneamento dos autos

(grifo acrescentado)

Ante o exposto.

Opina, esta Secretaria de Contas Mensais de Gestão, pela impossibilidade de substituição de documentos jâ inseridos, e inclusive numerados, em meio físico de Balancetes Mensais, motivada por sua alteração posterior encaminhada a este Tribunal por meio magnético.

Ouvido o Ministério Público de Contas, este manifestou-se em conformidade com o entendimento acima (Parecer nº 4793/12, fls. 11/12), verbis:

(...)

Versam os presentes autos acerca de consulta formulada pelo Sr. André Luiz Guimarães Vieira, na condição de Prefeito do Município de Caçu, em que levanta questionamento acerca da possibilidade de substituição de documentos de balancetes mensais em meio físico, em razão de sua alteração posterior por meio magnético encaminhada a este Tribunal via do Sistema de Controle de Contas Municipais - SICOM.

A Consulta formulada foi devidamente instruída com Parecer da assessoria técnico-jurídica da Consulente às fls. 02/03.

Remetidos à análise da Secretaria de Contas Mensais de Gestão, esta se manifestou via do Parecer nº 0002/2012 (fls. 07 /09), culminado em concluir pela impossibilidade de substituição de documentos já inseridos, e inclusive numerados, em meio físico de Balancetes Mensais, motivada por sua alteração posterior encaminhada a este Tribunal por meio magnético.

Vindo os autos a este Ministério Público, para análise e manifestação, temos que o Parecer de fls, 07 /09, exarado pela Secretaria Especializada, bem serve para responder a consulta formulada.

Como bem discorrido às fls, retro, é clara a definição de procedimento no sentido de se caracterizar como sucessão ordenada de atos na composição de um processo. Ocorre que para a consulta levantada não há previsão normativa que estipule modelo determinado para o objetivo buscado, qual seja: a substituição de documento em meio físico de balancete dado a sua alteração posterior por meio magnético.

Guardadas as peculiaridades quanto à tramitação de Balancetes Mensais junto a este Tribunal, em especial pelas previsões da Resolução Normativa nº 007 /08, é clara a atribuição conferida aos Conselheiros Relatores pelo Artigo 147 da Resolução Administrativa nº 0073 /09, Regimento Interno deste TCM, no sentido de lhe atribuir a adoção de providências consideradas necessárias ao saneamento dos auto.

De tal forma, não havendo que se falar em retorno ao passado no caso de procedimento, a juntada de documentos novos a Balancete Mensal pode ser determinada pelo próprio Conselheiro Relator, na condição de presidente da Instrução, mantidos os atos já praticados, ou seja, sem exclusão de qualquer documentação anteriormente carreada aos autos, mesmo que posteriormente modificada.

Ressalte-se a forma costumeiramente adotada neste Tribunal em que se faz juntada aos autos de nova documentação na forma de determinação dos Conselheiros Relatores via do "Junte-se".

Diante de tais constatações, temos que pode se responder ao questionamento formulado pelo Consulente pela impossibilidade de substituição de documentos já inseridos em meio físico de Balancetes Mensais, motivada por sua alteração posterior encaminhada a este Tribunal por meio magnético, devendo a documentação ser carreada aos autos mediante deliberação do Conselheiro Relator ao final do processado, sem exclusão de qualquer documento anterior. (RC)

Vieram-me conclusos os autos.

É o relatório

II - PROPOSTA DE DECISÃO

Trata-se de consulta formulada pelo senhor André Luiz Guimarães Vieira, na condição de Prefeito do Município de Caçu, mediante a qual o consulente indaga sobre a possibilidade de "substituição de documentos em meio físico de balancetes mensais do Município em decorrência de alteração posterior de meio magnético enviado ao SICOM".

Preliminarmente, cumpre observar o preenchimento dos requisitos de admissibilidade das consultas (Artigo 31 e 32 da Lei nº 15.958 /07 - LOTCM).

O autor, chefe do Executivo municipal, possui legitimidade para formular consultas (Artigo 31, I, LOTCM e, ademais, a inicial delineia o objeto da consulta e está acompanhada de parecer jurídico, razão pela qual tenho por satisfeitos os requisitos, de modo que a presente consulta deve ser conhecida.

No mérito, ressalto, de Início, o que dispõe o Artigo 2º,

§3º, da RN nº 007 /08 deste Tribunal sobre a prestação de contas mensais de gestão:

Art. 2º Deverão ser encaminhadas ao Tribunal, por meio da Internet, em até 45 (quarenta e cinco) dias do encerramento de cada mês, as prestações de contas de gestão:

(...)

§ 3º Os balancetes físicos referidos no parágrafo anterior ficarão sob a guarda do sistema de controle interno, devidamente numerados e formalizados, com os documentos com probatórios das receitas arrecadadas 6 das despesas realizadas, dos procedimentos licitatórios realizados, notas fiscais, faturas, recibos, contratos, notas de empenho, ordens de pagamento e outros e deverão estar â disposição do Tribunal, que poderá solicitá-los sempre que necessário.

Como se observa, além da remessa de informações eletrônicas, exige-se do jurisdicionado a formalização de procedimento de contas de gestão, mês a mês, evidenciando a sucessão de fatos e atos com repercussão financeira e orçamentária ocorridos no período, cujos autos devem ser arquivados na repartição local competente e mantido à disposição do Tribunal para controle externo.

No mês de dezembro, por sua vez, a prestação de contas deve ser realizada com formalização de processo perante o Tribunal, em meio físico, conforme o disposto no Artigo 5º da referida RN nº 007 /08, que cito:

Art. 5º As contas de gestão do mês de dezembro, após o envio por meio da Internet, deverão ser protocoladas fisicamente na sede do Tribunal, em até 45 (quarenta e cinco) dias do encerramento do mês, para que seja efetivado o julgamento anual dos respectivos gestores, por esta Corte de Contas, e deverão conter:

(...)

Cumpre, assim, distinguir a existência de dois procedimentos administrativos de contas de gestão (balancetes), sendo um aquele produzido e arquivado nos recintos da própria Administração local, e o outro, formalizado perante o Tribunal, como elemento extrínseco do processo de prestação de contas.

Retomando-se o questionamento da consulta, o consulente refere-se a uma alteração posterior de dados eletrônicos, mediante reenvio de dados (Artigo 4º da RN nº 007 /08), que resultasse em divergência entre as informações presente no SICOM e aquelas presentes nos autos dos procedimentos supracitados.

Deve ser ter em mente, em primeiro lugar, que o procedimento físico é a referência para os dados eletrônicos. O envio de informações ao Tribunal por meio eletrônico, sem amparo documental, é irregular e pode configurar falsidade.

Em segundo, esteja formalizado o processo de prestação de contas (meio físico) perante o Tribunal ou apenas existente o procedimento arquivado e mantido pelo jurisdicionado, toda e qualquer modificação de atos pretéritos representados no procedimento deve ser evidenciada documentalmente nos autos, uma vez que se está diante de procedimento administrativo formal, que deve demonstrar de modo claro a sucessão dos atos e fatos ocorridos. Trata-se de exigência extraída dos princípios da publicidade, do formalismo moderado, bem como da ideia de procedimentalização das atividades administrativas.

Na hipótese de divergência verificada entre informações eletrônicas e informações do procedimento arquivado na repartição local, sendo o caso da prática de atos retificadores de outros já realizados ou a realização de novos atos ou fatos relevantes, todos devem ser devidamente formalizados nos autos, obedecendo-se a ordem sequencial da numeração de folhas.

É possível também haver a formalização de apensos aos procedimentos, sem supressão de documentos anteriores. O que se veda é a supressão de informações mediante a substituição de elementos formalizados nos autos, sob pena de violação da integridade e da confiabilidade do procedimento e de lesão dos princípios administrativos que lhe dão amparo.

Por outro lado, tratando-se de alteração de dados eletrônicos que venha a acarretar divergência com as informações constantes de processo de contas já formalizado perante o Tribunal, é possível a apresentação de documentos que não compuseram a remessa inicial, desde que autorizada pelo relator, com vistas a promover o saneamento do processo (Artigo 147 do RITCM).

Ante o exposto, proponho ao Tribunal;

a) conhecer da presente consulta, uma vez preenchidos os requisitos de admissibilidade (Artigo 31 e 32 da Lei Estadual nº 15.958 /07);

b) responder ao consulente que:

I - o registro dos atos e fatos de repercussão financeira e orçamentária em autos mantidos sob a guarda do controle interno, nos termos do Artigo 2º,

§ 3º da RN nº 07 /08, configura procedimento administrativo de caráter formal, que deve evidenciar a sucessão dos atos e fatos ocorridos nos meses de referência;

II - é vedada a substituição de documentos constantes de autos físicos de procedimentos administrativos relativos às contas mensais de gestão em virtude de posterior alteração de informações eletrônicas encaminhadas ao Tribunal, tendo em vista os princípios da publicidade e do formalismo moderado.

Goiânia/GO, em

Cons. Substituto SOUSA LEMOS

Relator

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