Resolução Administrativa nº 28/2006

RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA RA - TCMGO Nº 28/2006 TÉCNICO-ADMINISTRATIVO

APROVA TERMO DE REFERÊNCIA DE EVENTOS DO TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNICÍPIOS DO ESTADO DE GOIÁS E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

O TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNICÍPIOS DO ESTADO DE GOIÁS, no uso de suas atribuições constitucionais, legais e regimentais, e;

Considerando a necessidade de estabelecer normas inerentes ao planejamento e procedimentos de cerimonial a serem adotados em eventos e solenidades programadas e realizadas por este Tribunal, RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Termo de Referência de Eventos do Tribunal de Contas dos Municípios, conforme critérios constantes dos Anexos I (Planejamento do Evento), II (Realização do Evento) e III (Avaliação do Evento) ao presente ato resolutivo.

Art. 3º Esta Resolução entra em vigor na data de sua aprovação.

TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNICÍPIOS, em Goiânia, 20 de dezembro de 2006.

Presidente:

Relator

Conselheiro:

Conselheiro:

Conselheiro:

Conselheiro:

Conselheiro:

Fui presente, Procurador Geral de Contas.

ANEXO 1 - PLANEJAMENTO DE EVENTOS

1 Realizar reunião com a Presidência, Superintendência de Administração e Coordenação de Capacitação (no caso de cursos ou palestras) para formatar o evento / solenidade: *Nesta reunião é discutido o formato do evento i solenidade, item a item: objetivo, público-alvo, programação (abertura, momentos do evento), nomes dos palestrantes, nome dos moderadores, procedimentos a serem tomados (convidados, que tipo de documento será enviado, contratação de Buffet, material gráfico). Definição do evento: - definir objetivo; - definir público-alvo e número de participantes (público-alvo inclui autoridades e convidados); - definir local, data e horário do evento (combinar três datas possíveis para facilitar negociação do local); - definir nome do evento; - definir temas das palestras, no caso de solenidades, quem fará uso da palavra; - definir se haverá apresentações artísticas / culturais; - definir palestrantes; - definir moderadores; - definir como e onde será divulgado o evento (Jornais, TV, órgãos públicos, universidades públicas e privadas, etc.); - definir locais para fixação de cartazes; - definir quem fará a compilação dos temas tratados; - definir e especificar material gráfico a ser utilizado e distribuído (banner, cartazes, folder / convite, crachás, pastas, blocos, ficha de avaliação, canetas, apostila com texto dos palestrantes) - definir se haverá coffee break, café da manhã, etc.

2 Validar programação com o Presidente do TCM, e se for o caso, Coordenação de Capacitação e Superintendência de Administração

3 Coletar informações básicas com os palestrantes (currículum resumido para apresentação dos mesmos). - verificar que recursos instrucionais são necessários para a palestra (Data Show, tela para exibição de imagens, computador, etc); - verificar qual a preferência em relação a microfone; - definir o horário da palestra (início e fim); - caso haja publicação de material do palestrante específico para o evento, orientar sobre o envio do material (negociar prazo para entrega); - pedir para colocar telefone e endereço eletrônico para contato no slide; * orientar quanto à identificação no dia da palestra (Procurar pessoal da Assessoria de Relações Públicas); * pedir para que use no máximo, 2 slides para falar de sua instituição (* SOMENTE PARA PALESTRANTES DE OUTRAS ORGANIZAÇÕES) 55 dias antes

4 Enviar ofício sobre participação dos palestrantes convidados (necessário para liberação de palestrantes de outros órgãos); Enviar convite às autoridades (de acordo com definição feita anteriormente pelo Presidente do TCM); 50 dias antes

5 Reservar auditório para os dias do evento (no caso de eventos fora do TCM). Observar: Datas e horários disponíveis (início e encerramento); - número de participantes (avaliar espaço); - suporte do local (serviço de garçon, computador, data-show, tela para projeção, microfotjes, cadeiras para mesa diretiva, bandeiras, mesa de som, mesa para credenciamento) - Iluminação, ventilação, sanitários, sala VIP, palco, púlpito 50 dias antes

6 Confirmar participação dos palestrantes. 50 dias antes

7 Consolidar programação do evento com o Presidente do TCM com possíveis ajustes na programação: desistência de palestrantes e outros. 45 dias antes

8 Solicitar ao Chefe do CPD o Registro do evento no site do TCM. 45 dias antes

9 Elaborar folder-convite e cartaz junto à equipe do CPD. Para revisão do convite, observar: - correção gramatical; - nome do evento; - nome do local (em especial, nome do auditório); - endereço do local e data; - telefones para inscrição e para informações; - horário do evento; - horário de cada palestra; - público-alvo; - informação: "inscrições abertas"; - verificar se todas as siglas têm o respectivo nome associado; - objetivo do evento; - alinhamento do texto; Para revisão do cartaz, observar: - correção gramatical; - nome do evento; - nome do local {em especial, nome do auditório); - endereço do local e data; - telefones para inscrição e para informações; - horário do evento; - público-alvo; - informação: "inscrições abertas"; 45 dias antes

10 Enviar boneco do convite / folder / cartaz à presidência do TCM para aprovação. 45 dias antes

11 Programação do evento definida g validada (PRAZO MÁXIMO). 40 dias antes

12 Verificar lista de convidados previamente definida com o Presidente do TCM. Lista de convidados (observando o público-alvo): - prefeituras; - câmara municipal; - conselhos estaduais e municipais, gestores municipais, secretários municipais; - Governadoria / secretarias estaduais, etc. - organizações não-governamentais: Contadores, Assessoria Jurídica dos Municípios, etc. 40 dias antes

13 Verificar com Superintendência de Administração estimativa de orçamento global do evento (banner; folder, cartazes, arranjo mesa diretiva, auditório, buffet). 40 dias antes

14 Dividir as tarefas com a equipe da Assessoria de Relações Públicas: - Designar colaboradora da Assessoria de Relações Públicas que coordenará as ações das recepcionistas: Coleta de informações básicas com os palestrantes convidados (via telefone); - quais recursos instrucionais são necessários para a palestra; - preferência em relação a microfone; - horário da palestra; - cópia do material em meio magnético; - identificação no dia da palestra (pedir que o palestrante procure alguém da equipe da Ass. de Relações Públicas); - pedir que o palestrante coloque telefone e endereço eletrônico para contato no slide; - pedir que use, no máximo, dois slides para falar de sua instituição (* para palestrantes de outras organizações); 30 dias antes

15 Convite 1 Folders distribuídos (PRAZO MAXIMO). 30 dias antes

16 Solicitar ao CPD: - inclusão do evento na agenda do TCM na Internet; - certificados de participação do evento; 30 dias antes

17 Iniciar a divulgação do evento (público interno). 20 dias antes

18 Confirmar reserva do auditório (eventos fora do TCM). No caso de eventos no TCM, reservar Plenário na Superintendência de Secretaria. Reservar Data - show, computador, tela de projeção no CPD. 15 dias antes

19 Levantar servidoras do TCM que auxiliarão esta Assessoria como recepcionistas. 15 dias antes

20 Elaborar notas para divulgação na imprensa. 15 dias antes

21 Verificar número de inscritos. 15 dias antes

22 Conferir reserva de hotel, passagens aéreas para palestrantes e convidados. 7dias antes

23 Enviar folder eletrônico para palestrantes. 7 dias antes

24 Preparar Pré-Roteiro do Cerimonial do evento / solenidade. * Pré-roteiro contém: - objetivo do evento; - falas do Mestre de Cerimônias; - informações sobre formulários de perguntas, avaliação do evento e apresentação dos palestrantes; - pré-roteiro deve ser discutido com o mestre de cerimônias na véspera do evento; (* definir formas de composição da mesa - se painéis: só compõe a mesa ao final, na abertura: composição da mesa para abertura e também de acordo com regras de cerimonial para solenidades oficiais); 7 dias antes

25 Para eventos no TCM: - Solicitar água, café à Copa do TCM (inclusive sala VIP) de acordo com o evento / solenidade. 7 dias antes

26 Preparar material de apoio para o dia do evento. 3 dias antes

27 Lista de palestrantes deve conter: nome, telefone, e-mail, endereço (incluir TODOS os palestrantes). 3 dias antes

28 Validar pré-roteiro do cerimonial. (* IMPORTANTE: A validação deste é feita pelo Presidente do TCM) 3 dias antes

29 Preparar pasta de apoio do evento. A pasta será utilizada pelo mestre de cerimônia no dia do evento, deve conter: - roteiro do cerimonial; - composição da mesa diretiva; - telefones dos palestrantes; - programação com nomes e mini-currículum de todos os palestrantes; - fichas em branco com logomarca do TCM; - folhas em branco; - check tist; - ficha de avaliação do evento; - CD com Hino Nacional; - placas: ` RESERVADO"; - fita crepe; - canetas; - pincel atômico; 3 dias antes

30 Telefonar para todos os palestrantes / convidados / autoridades confirmando participação, horários e pedindo para se identificar à entrada do evento (somente palestrantes). 3 dias antes

31 Material de apoio para o dia do evento preparado (PRAZO MÁXIMO). 3 dias antes

32 VESPERA DO EVENTO

33 Reunião para verificar se as recepcionistas foram esclarecidas sobre a natureza do evento. Devem ser repassados os seguintes itens: - quem está organizando o evento; - objetivo do evento; - função das recepcionistas; - apresentar colaboradora da Assessoria de Relações Públicas que coordenará as ações das recepcionistas (a quem elas devem recorrer em caso de necessidade); 1 dia antes

34 Verificar: No local do evento: - decoração da mesa diretiva; - testar equipamentos de áudio e vídeo; - banners - mesa para entrega do material e registro de presenças ístands - coffee break (cardápio, garçom, local) 1 dia antes

35 Verificar com CPD a impressão dos certificados de participação e participação de servidor para montagem dos equipamentos necessários; 1 dia antes

36 Viabilizar o credenciamento a partir de 30 minutos antes do horário previsto (objetivo: credenciar as pessoas que chegam antes do horário). 1 dia antes

37 Encaminhar à imprensa release do evento. 1 dia antes

38 Repassar pré-roteiro do cerimonial com o mestre de cerimônias. 1 dia antes

39 Verificar sinalização de acesso ao evento. 1 dia antes

40 Verificar composição das pastas: Selecionar aleatoriamente algumas pastas e checar o conteúdo de acordo com o evento realizado, no caso de palestras: - material gráfico da palestra; - programa: - folha de perguntas; - folha de avaliação; 1 dia antes

41 Check-list da véspera do evento repassado. 1 dia antes

ANEXO II - REALIZAÇÃO DO EVENTO

01 Acompanhar o representante do TCM em entrevistas para imprensa.

02 Verificar a decoração do evento. Checar, entre outros: - bandeiras; - mesa das secretárias; - arranjo de flores;

03 Verificar som, áudio e a projeção dos arquivos power-point.

04 Verificar se as recepcionistas estão posicionadas no local correto.

05 Conversar com a recepcionista responsável pelo controle do tempo: - tempo de cada palestra; - tempo do coffee break (para chamar as pessoas de volta para o auditório);

06 Orientar ao profissional do power-point quanto à transição dos slides.

07 Orientar o moderador sobre a condução do debate. Orientações para o moderador: - alternar perguntas entre os diversos palestrantes; - orientar quanto à seleção prévia de perguntas (evitar fazer perguntas muito polêmicas ou constrangedoras); - na sua participação inicial, elogiar e fazer um breve resumo sobre as apresentações; - na sua participação final, esclarecer que as perguntas não respondidas serão retornadas por e-mail; - orientar quanto ao uso de placas para o controle de tempo;

08 Recepcionar palestrantes. Inclui: - testar apresentação power-point; - copiar apresentação power-point (caso o palestrante tenha feito alterações de última hora); - orientar sobre o controle de tempo (uso de placas indicativas: faltam 5 minutos e tempo encerrado); - confirmar se o palestrante ficará até o final do painel; - orientar quanto ao seu posicionamento na fila do auditório e acompanhá-lo; - orientar o palestrante sobre a resposta às perguntas não tratadas no evento: as perguntas serão encaminhadas ao palestrante por meio das folhas de perguntas coletadas no evento pela Assessoria de Relações Públicas, e ele deve retornar as respostas também por e-mail;

09 Posicionar-se na ponta das 2 primeiras fileiras ao lado do mestre de cerimônias. No caso de mestre de cerimônias do TCM, orientar alguém da equipe da Relações Públicas para tal posicionamento.

10 Acompanhar o término da palestra anterior ao coffee-break e fazer ajustes necessários: - se a palestra terminar antes do horário: antecipar intervalo (avisar com antecedência os responsáveis pelo coffee-break), - se a palestra terminar depois do horário: reduzir o tempo do intervalo;

11 Acompanhar o conteúdo das palestras e negociar possíveis ações necessárias.

12 Pegar informações para nota de divulgação e relatório: - número de participantes; - lista de autoridades presentes; - composição da mesa de abertura e encerramento; - fatos que mereçam destaque;

13 Conduzir encerramento final do evento de acordo com roteiro do cerimonial. - Obs: o encerramento fina! poderá ficar a cargo do Presidente do TCM, do Vice-Presidente, Conselheiro presente, representante designado pela Presidência ou mestre de cerimônia.

ANEXO III - AVALIAÇÃO DO EVENTO

01 Reunião de avaliação do evento: - questões operacionais (de maneira geral); - conteúdo das palestras; - definição de metas e ações de relacionamento (elaboração de plano de ação); No dia seguinte

02 Digitar a avaliação e salvar na pasta do evento. Providenciar a entrega dos Certificados aos participantes de acordo com a lista de presença. 4 dias depois

03 Reunir para avaliar e implementar melhorias na condução do evento com base na avaliação realizada pela Assessoria de Relações Públicas: - Usar como parâmetro para a avaliação o formulário de avaliação do evento. - Repassar para os palestrantes eventuais demandas específicas. - A coordenação da reunião será feita pela chefe da Assessoria de Relações Públicas com a equipe que participou do evento. 4 dias depois

04 Revisar o padrão de trabalho, se necessário - 1ª parte - Fazer as alterações no arquivo padrão. Rever passos, observações e check list. 15 dias depois

05 - Arquivar o relatório em papel na pasta do evento. 15 dias depois

06 Relatório final do evento 15 dias depois

07 - Atualizar banco de dados das inscrições contendo: nome, telefone, cargo e endereço no Sistema Mala Direta do TCM. - Divulgar fotografias do evento para público interno e imprensa escrita. - PREPARAR MATERIAL PARA COBERTURA DO EVENTO NO INFORME TCM (IMPORTANTE: OBSERVAR FECHAMENTO DAS MATÉRIAS DO INFORME). 15 dias depois

08 Verificar a documentação completa do evento na pasta correspondente. Na pasta física: - folder; - pasta do evento completa; - fotografias; - relatório final do evento impresso; Na pasta eletrônica: - e-mails e documentos utilizados durante a preparação do evento (ofícios, memorandos); - programa; - roteiro do cerimonial; - relatório de avaliação; - lista de convidados; - folder; - lista de telefones dos palestrante (telefones úteis); - cópia de todas as apresentações dos palestrantes; 15 dias depois

09 Analisar avaliação do evento feita pelos participantes: - Verificar o índice de satisfação dos participantes; - Analisar sugestões de temas apresentadas; - Analisar o desempenho dos palestrantes; - Identificar os quesitos de insatisfação apontados; 30 dias depois

10 Repassar para os palestrantes as recomendações identificadas durante a análise da avaliação do evento. - Repassar, via e-mail, as recomendações identificadas ou em reunião, quando for o caso. - Atualizar a avaliação do palestrante na pasta respectiva. - Atualizar lista de palestrantes com desempenho não satisfatório. 30 dias depois

11 Revisar o padrão de trabalho, se necessário. 30 dias depois

12 Avaliação do evento concluída. 30 dias depois

13 Comunicar o resultado do evento: - Informar quais foram os eventos realizados no período, quais foram as respectivas avaliações e quais foram as lições aprendidas. 30 dias depois

14 Evento divulgado e documentado. 60 dias depois

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Resolução Administrativa:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Resolução Administrativa:

Nenhum Ato.