Ato Normativo da Procuradoria Geral nº 6/2019

ATO NORMATIVO Nº 06, DE 28 DE AGOSTO DE 2019.

Regulamenta os procedimentos para a realização de eventos no Ministério Público do Estado do Amapá.

A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAPÁ, no exercício de suas atribuições legais, e tendo em vista o disposto nos artigos 2º, inciso II, e 50, inciso I, alínea "f", da Lei Complementar nº 79 , de 27 de junho de 2013;

CONSIDERANDO a necessidade de alinhar a programação de eventos ao planejamento estratégico e à previsão orçamentária do Ministério Público do Estado do Amapá;

CONSIDERANDO a necessidade de identificar os diversos tipos de eventos realizados no Ministério Público do Estado do Amapá, visando a compatibilizá-los;

CONSIDERANDO o imprescindível estímulo ao desenvolvimento e à difusão de práticas voltadas para o uso racional dos recursos públicos e organizacionais da Instituição, RESOLVE:

Art. 1º Este Ato Normativo regulamenta a realização de eventos no âmbito do Ministério Público do Estado do Amapá.

Art. 2º Para os fins previstos neste Ato Normativo, entende-se por:

I - Evento: conjunto de ações profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar determinado público-alvo, visando a criar conceitos e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um espaço de tempo e com a aproximação entre os participantes, de modo presencial ou por meio de recursos da tecnologia;

II - Secretaria-Geral: órgão auxiliar do Ministério Público do Estado do Amapá responsável por autorizar, ordenar despesas e determinar a prática dos atos administrativos necessários à realização do evento;

III - Demandante: pessoa ou unidade que solicita a realização do evento;

IV - Coordenador do Evento: servidor designado pelo Demandante, responsável por coordenar e acompanhar as atividades referentes ao evento, seguindo as diretrizes da Secretaria-Geral ou do setor administrativo designado.

Art. 3º Os eventos terão as seguintes classificações:

I - quanto à organização e realização:

a) próprios: aqueles organizados e realizados integralmente pelo MP-AP;

b) em parceria: aqueles organizados e realizados pelo MP-AP, juntamente com outras instituições ou entidades, em conformidade com o art. 8º.

II - quanto ao porte:

a) de pequeno porte: até 60 (sessenta) participantes;

b) de médio porte: até 120 (cento e vinte) participantes;

c) de grande porte: acima de 120 (cento e vinte) participantes.

III - quanto à finalidade:

a) institucionais: solenidades de posse, atos ecumênicos, inaugurações de obras, homenagens e premiações, visitas institucionais, reuniões interinstitucionais;

b) técnicos-científicos e de formação e treinamento: ciclos de palestras, conferências, congressos, fóruns, mesas-redondas, painéis, seminários, simpósios, palestras, workshops e cursos;

c) socialização e integração: comemorações, eventos esportivos, atividades culturais, concursos, rodas de conversa.

Art. 4º Os eventos de que trata o presente Ato deverão ter seus respectivos Planos de Ação previamente aprovados pela Secretaria-Geral, segundo os trâmites previamente definidos no art. 8º. deste Ato Normativo.

§ 1º As solicitações de realização de eventos deverão ser encaminhadas à Secretaria-Geral com a seguinte antecedência:

I - para eventos próprios:

a) pequeno porte: 30 dias;

b) médio porte: 60 dias;

c) grande porte: 90 dias.

II - para eventos em parceria:

a) pequeno porte: 45 dias;

b) médio porte: 90 dias;

c) grande porte: 120 dias.

§ 2º Excepcionalmente, a Secretaria-Geral poderá apreciar a solicitação de realização de evento encaminhada em prazo inferior ao previsto no

§ 1º, desde que acompanhada da devida justificativa pelo Demandante, respeitado, em todo caso, o prazo mínimo de 10 (dez) dias úteis da realização do evento e a disponibilidade orçamentária e financeira da Instituição.

§ 3º Quando o evento exigir contratações para aquisição de materiais ou serviços, os prazos mencionados no

§ 1º serão readequados aos trâmites administrativos relativos aos procedimentos licitatórios necessários.

§ 4º A Secretaria-Geral decidirá sobre a aprovação do Plano de Ação apresentado, após a regular instrução, em até 05 (cinco) dias úteis.

Art. 5º As atividades de organização dos eventos somente serão autorizadas se estiverem em conformidade com as normas regulamentares do MP-AP e demais dispositivos legais, bem como não acarretarem impedimentos ou embaraços às atividades anteriormente programadas pela Instituição.

Parágrafo único. As autorizações da Secretaria-Geral para realização de eventos serão comunicadas à Procuradora-Geral de Justiça.

Art. 6º A iniciativa de proposição de eventos competirá:

I - Procuradoria-Geral de Justiça;

II - Corregedoria-Geral;

III - Ouvidoria;

IV - Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional;

V - Promotorias e Procuradorias de Justiça;

VI - Centros de Apoio Operacional;

VII - Gerentes de iniciativas ou projetos registrados na

Seção de Implementação Estratégica, do Departamento de Planejamento.

Parágrafo único. Nos casos de capacitação e treinamento de membros e servidores, a proposição do evento competirá privativamente ao Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional - CEAF.

Art. 7º O Plano de Ação do evento, de que trata o art. 4º., deverá ser elaborado e apresentado de acordo com o modelo previamente aprovado pela Procuradoria-Geral de Justiça, disponível na intranet, que conterá, obrigatoriamente:

I - indicação e qualificação do Demandante, Coordenador do Evento e demais profissionais envolvidos na sua execução;

II - dados do evento, como denominação, data, hora, público-alvo, finalidade, número de participantes e local;

III - justificativa da proposta, alinhada, preferencialmente, à visão estratégica da Instituição;

IV - infraestrutura a ser utilizada, descrita em planilha contendo os serviços necessários para a realização do evento e, sempre que possível, os respectivos custos, com a especificação, descrição, unidade, quantidade, valor unitário e valor total dos serviços e materiais pretendidos;

V - cronograma de execução.

Parágrafo único. As demandas que não estejam incluídas na solicitação inicial do evento serão submetidas à aprovação da Secretaria-Geral, em conformidade com o art. 5º. deste Ato Normativo.

Art. 8º O Plano de Ação do evento tramitará internamente, observado o seguinte:

I - a solicitação será apresentada pelo Demandante à Secretaria-Geral;

II - a Secretaria-Geral encaminhará a solicitação às seguintes unidades, para instrução e manifestação, conforme o caso:

a) Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional;

b) Departamento de Planejamento;

c) Departamento de Apoio Administrativo;

d) Departamento de Tecnologia da Informação;

e) Assessoria de Comunicação;

f) Divisão de Cerimonial.

g) Assessoria Militar;

h) Assessoria Jurídica.

III - após a instrução regular do feito e a manifestação das unidades administrativas, a Secretaria-Geral proferirá decisão.

§ 1º A instrução da solicitação de evento, pelos setores administrativos, deverá conter informações sobre:

a) consistência e viabilidade do projeto;

b) disponibilidade estrutural;

c) prazos de execução;

d) custos e disponibilidade financeira.

§ 2º Em caso de necessidade de formalização de Convênio ou Acordo de Cooperação Técnica para a realização do evento, a solicitação será submetida à apreciação da Procuradoria-Geral de Justiça.

§ 3º A divulgação do evento somente ocorrerá depois de autorizada a sua realização pela Secretaria-Geral.

Art. 9º Após a aprovação do Plano de Atuação do evento e a autorização para a realização dos serviços, competirá aos setores envolvidos a execução das medidas administrativas, no âmbito de suas atribuições, tais como:

I - Divisão de Cerimonial:

a) executar os serviços protocolares e de cerimonial, de acordo com as normas de regência;

b) elaborar nominata, roteiro do evento e lista de presença;

c) encaminhar convites às autoridades participantes do evento;

d) acompanhar e registrar as confirmações e escusas de presenças das autoridades;

e) coordenar a logística e direcionamento de recepcionistas, seguranças e serviços gerais;

f) providenciar bandeiras, mastros, fitas de inauguração, tecido para descerramento de placas, prismas, púlpitos, balcões de apoio e demais materiais necessários à realização da cerimônia;

g) supervisionar a operacionalização dos recursos audiovisuais e sonorização, com o auxílio do Departamento de Apoio Administrativo e do Departamento de Tecnologia da Informação;

h) contatar o Demandante para solicitar informações e esclarecer dúvidas quanto à realização do evento.

II - Assessoria de Comunicação:

a) planejar e organizar as estratégias de divulgação do evento, de acordo com as informações encaminhadas pelo Demandante, observando o disposto no art. 8º.,

§ 2º;

b) criar a identidade visual e as peças que serão utilizadas na organização, na promoção e na divulgação dos eventos;

c) propor no Plano de Divulgação os meios de comunicação e os veículos a serem utilizados, como peças gráficas (folhetos, cartazes, banners, faixas, adesivos etc.), intranet, internet, mídias sociais, rádio, TV, jornal, agência de notícias, revistas, dentre outros;

d) elaborar a apresentação dos conteúdos informados pelo Demandante que constarão nas peças,

considerando as peculiaridades de cada público-alvo e os meios de divulgação escolhidos;

e) propor a logística da divulgação do evento, como o encaminhamento de peças eletrônicas, divulgação na intranet, portal do MP-AP na internet e demais canais oficiais;

f) realizar o credenciamento de profissionais para a cobertura espontânea do evento;

g) providenciar a produção de material gráfico, serigráfico e de publicidade, de acordo com a proposta apresentada e aprovada pela Secretaria-Geral;

h) realizar a cobertura jornalística, com registro de fotos, produção de matéria e outras atividades correlatas;

i) verificar e providenciar, conforme o caso, os registros profissionais de fotografia e filmagem para documentação, transmissão ao vivo pela internet e divulgação posterior, com ou sem edição;

j) publicar matéria pós-evento no Portal do MP-AP na internet e demais canais oficiais, bem como enviá-la aos meios de comunicação indicados no Plano de Divulgação.

III - Departamento de Tecnologia da Informação:

a) disponibilizar equipamentos de microinformática, como desktops, notebooks, impressoras e scanners;

b) disponibilizar acesso à rede mundial de computadores em caso de viabilidade técnica;

c) dar suporte técnico para a transmissão ao vivo por streaming e outras atividades correlatas, se houver viabilidade técnica.

IV - Departamento de Apoio Administrativo e setores a ele vinculados:

a) providenciar a limpeza, manutenção e conservação dos ambientes, antes, durante e após a realização dos eventos;

b) operacionalizar os sistemas de iluminação e climatização;

c) prestar serviços de copa, quando solicitados;

d) disponibilizar materiais de consumo disponíveis em estoque no almoxarifado, quando solicitados;

e) disponibilizar veículos oficiais, com ou sem condutor, quando necessários.

V - Demandante e Coordenador do Evento:

a) elaborar lista de autoridades a serem convidadas para o evento, contendo nome completo, instituição, telefone e e-mail atualizados, e encaminhá-la à Divisão de Cerimonial;

b) distribuir o material publicitário que será utilizado no evento;

c) solicitar material de papelaria para o evento ao Almoxarifado, via sistema e-Cidade;

d) acompanhar os atos de execução do Plano de Ação;

e) contatar os setores administrativos competentes, a fim de solicitar e prestar informações e esclarecer dúvidas sobre a realização do evento;

f) solicitar à Secretaria-Geral ajustes ao Plano de Ação do evento;

g) realizar reuniões de alinhamento quanto à execução do evento com os responsáveis pelos setores administrativos;

h) encaminhar listagem dos participantes ao CEAF para as providências quanto à emissão dos certificados;

i) emitir ofícios de agradecimento aos apoiadores do evento, após a sua realização;

j) elaborar o relatório final, com a análise crítica dos resultados alcançados, dificuldades encontradas e sugestões para melhoria das iniciativas subsequentes, e encaminhá-lo à Secretaria-Geral.

VI - Assessoria Militar:

a) promover a segurança institucional;

b) acompanhar e realizar o translado de autoridades;

c) disciplinar o controle de acesso autorizado de entrada e saída de pessoas e veículos nas dependências do local do evento;

d) contatar outros órgãos de Segurança Pública, para viabilizar a prestação de apoio e outras demandas necessárias à segurança institucional;

e) organizar, em situações excepcionais, e conforme determinação da autoridade competente, recepções formais ou informais às autoridades em visita ao Ministério Público;

f) providenciar guardas e escoltas de honra para as autoridades, em solenidades e ocasiões especiais.

§ 1º O Demandante disponibilizará no mínimo 01 (um) servidor de sua Unidade para, em conjunto com a Divisão de Cerimonial, atuar na recepção e atendimento de autoridades e participantes do evento, salvo impossibilidade devidamente justificada.

§ 2º Os servidores designados para o fim previsto no

§ 1º deverão:

a) permanecer na recepção do local do evento;

b) realizar a identificação dos participantes;

c) encaminhar as autoridades para a sala VIP ou lugar reservado;

d) prestar os esclarecimentos e informações solicitadas pelo público participante do evento.

§ 3º Em caso de necessidade de utilização de espaço externo para a realização do evento, o Demandante deverá informar à Secretaria-Geral, para análise e providências cabíveis.

§ 4º A autorização de utilização de espaços externos para a realização de eventos será condicionada ao atendimento dos requisitos legais e regulamentares para a solicitação ou contratação, conforme o caso.

§ 5º A utilização dos espaços internos do MP-AP obedecerá a ato normativo específico editado pela Procuradoria-Geral de Justiça.

§ 6º Os ofícios dirigidos às autoridades externas e as convocações de membros do MP-AP para participação dos eventos serão expedidos pela Procuradoria-Geral de Justiça.

Art. 10. O Departamento de Tecnologia da Informação disponibilizará na intranet o sistema eletrônico para as solicitações e gerenciamentos de eventos.

Art. 11. Os casos omissos serão resolvidos pela Procuradoria-Geral de Justiça.

Art. 12. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

Registre-se, publique-se e cumpra-se.

GABINETE DA PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, em Macapá, 28 de agosto de 2019.

IVANA LÚCIA FRANCO CEI

Procuradora-Geral de Justiça

Atos que alteram, regulamentam ou revogam este Ato Normativo da Procuradoria Geral:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por este Ato Normativo da Procuradoria Geral:

Nenhum Ato.